E-Mail-Management
Im unternehmerischen Tagesgeschäft ist die E-Mail als Kommunikationsmittel zwischen Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden nicht mehr wegzudenken. Mit dem rasanten Anstieg des täglichen E-Mail-Aufkommens in den letzten Jahren ist auch die Bedeutung im geschäftlichen Umfeld gewachsen. Elektronische Dokumente, wie Bestellungen, Angebote oder Rechnungen können heute durch digitale Signatur auf elektronischem Weg rechtssicher übertragen werden. Durch die schnellere Abwicklung von Geschäftsprozessen und die Kosteneinsparungen wird zunehmend Gebrauch vom elektronischen Schriftwechsel gemacht. Zusätzlich werden E-Mails vielfach in den Postkörben der Mitarbeiter gespeichert, belegen entsprechend umfangreich teuren Onlinespeicher und sind im Bedarfsfall nicht mehr auffindbar. Ebenfalls problematisch und nur sehr schwer absicherbar ist der Schutz der Unternehmensdaten, z. B. wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Mit COI-BusinessArchive for GroupWise bietet die COI eine standardisierte Lösung für die Archivierung von GroupWise-Informationen. Die Lösung integriert sich komplett in die IT-Landschaft und legt die geschäftsrelevanten Informationen serverseitig zentral ab. Die Mitarbeiter werden durch die Compliance-Lösung im täglichen Arbeitsalltag nicht gestört und haben keinen Mehraufwand. Sie können aber weiterhin ihre Nachrichten individuell aus dem Postfach ins Archiv verschieben.
Die Lösung bietet Ihnen folgende Vorteile:
Direkte Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorfälle, Nachweisbarkeit im Bedarfsfall, Wegfall lokaler unzugänglicher Ablagen, Ablage der E-Mails im Kontext zu Dokumenten und Akten, geordneter Dokumentenzugriff durch ein umfassendes schützendes Rechtekonzept, Schutz vor Informations- verlust und langfristige sichere Ablage der E-Mails, schnelle Recherche und vielfältige Suchmöglichkeiten über Volltext und Schlagworte, hohe Verfügbarkeit durch gleichzeitigen Zugriff für alle berechtigten Mitarbeiter sowie Abdeckung rechtlicher Anforderungen durch revisionssichere Langzeitarchivierung.
- Gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung
- Entlastung der GroupWise-Server
- Schnelle und sichere Implementierung
- Erweiterbare zukunftsorientierte Plattform
- Zentrale unternehmensweite Verfügbarkeit der Informationen auch in Verbindung mit Dokumenten und digitalen Akten
