COI-BusinessArchive for MS Exchange

E-Mail-Archivierung

Alle geschäftsrelevanten Informationen unterliegen der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrung und sind nachweispflichtig. Groupware-Systeme zählen heute zu den wichtigsten Plattformen für den Austausch geschäftlicher Informationen innerhalb und außerhalb eines Unternehmens. Zahlreiche Geschäftsvorgänge und Prozesse werden über diesen Weg bearbeitet. Die zur Verfügungstellung, die schnelle Nutzung und der Schutz dieser Informationen ist inzwischen ein zentrales Thema mit größter Bedeutung in jedem Unternehmen geworden.

Mit COI-BusinessArchive for MS Exchange steht ein hochleistungsfähiges COI-Produkt zur Verfügung, welches die Verwaltung der zunehmenden Anzahl von E-Mails stark vereinfacht und sich vollständig in MS Outlook integriert. Mit der COI-BusinessFlow Archivlösung für MS Exchange können bequem alle Objekte sicher langzeitarchiviert werden. Die Objekte bleiben dabei in dem jeweiligen System recherchierbar. Insbesondere die Konsolidierung der archivierten Informationen mit Daten und Dokumenten aus anderen Systemen eröffnet, neben der revisionssicheren, nicht löschbaren Ablage von E-Mail-Dokumenten, ein bisher nicht gekanntes Nutzenpotenzial. E-Mails mit Rechnungen aus SAP, der in Microsoft Word verfasste Beschwerdebrief und gescannte Mahnungen zu einem Vorgang werden zusammengeführt und über ein einheitliches Frontend (z. B. Web-Browser) den Anwender direkt zur Verfügung gestellt.

E-Mails und deren Attachments legt die Lösung zentral in einem Archiv ab. Im System kann individuell eingestellt werden, ob E-Mails einzeln, mit Anhang oder zu einem bestimmten Zeitpunkt automatisch archiviert werden sollen. In MS Outlook bleibt lediglich eine Referenz, mit einem speziellen Archivierungssymbol, erhalten. Wird diese E-Mail oder ein darin enthaltenes Attachment wieder benötigt, so reicht ein Klick auf die entsprechende Referenz. Das System stellt selbständig die Nachricht und die entsprechenden Anhänge in der gewohnten Ansicht in MS Outlook bereit.

• Revisionssichere und zentrale Ablage aller relevanten Daten, E-Mails und deren Anhänge (Schutz und Sicherheit für die unternehmenskritischen Informationen)
• Entlastung der Groupware-Systeme durch Auslagerung der entsprechenden Nachrichten auf einen zentralen Archivbereich
• Verbesserte Suche über alle Informationen durch umfangreiche Retrievalfunktionalitäten (z. B. Suche über definierbare Zeiträume)
• Unterstützung für den Einsatz in weltweit verteilten Systemumgebungen