Digitale Kundenakte | Basis für alle Informationen

Ihre Mitarbeiter kümmern sich in Ihrem Unternehmen um Ihre Kunden und Interessenten. Es wird fleißig telefoniert, es werden E-Mails geschrieben und es werden Preis- und Produktinformationen, sowie Angebote verschickt. All diese digitalen Informationen werden in den Outlook-Postfächern gesammelt, im CRM abgelegt und auf dem Fileserver gespeichert. Und natürlich gibt es noch die eine oder andere Aufzeichnung auf Papier. Nur wer gut organisiert ist, der findet was er sucht. Aber es geht auch einfacher. Speichern Sie alle Informationen in Zukunft automatisiert durch die Digitale Kundenakte ab.

Lassen Sie die Software die Kunden- und Interessentendaten einfach auslesen, wie z. B. aus den Metadaten eines Angebotes. Dadurch ersparen Sie sich die aufwändigen Ablagetätigkeiten. Sie schaffen Stück für Stück eine zentrale digitale Kundenakte. Dort sind alle Informationen zum Kunden gebündelt abgelegt. Ihre Mitarbeiter können einfach per Mausklick darauf zugreifen. Mit der digitalen Kundenakte auf Basis des Dokumentenmanagement Systems COI-BusinessFlow schaffen Sie mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihren Prozessen. Und Sie haben immer Zugriff auf alle Informationen, im Büro und unterwegs ebenso, wie im Homeoffice.

Ihre Vorteile der digitalen Kundenakte

Digitale Archivierung

Dokumente schnell finden

Weltweiter mobiler Dokumentenzugriff

Intelligente Dokumente erleichtern die Verwaltung von Kunden- und Interessentendaten

Die digitale Kundenakte ist mit vielen Funktionen ausgestattet, um Ihnen die Arbeit mit Ihren Kunden- und Interessenten zu vereinfachen. Jede E-Mail, jede Rechnung und jeder Auftrag ist ab sofort dem jeweiligen Kunden via digitaler Akte zugeordnet. Die Daten sind für alle transparent im Unternehmen verfügbar. Dokumente, wie z. B. die im ERP-System erstellte Auftragsbestätigung, wird in die passende Kundenakte abgelegt. Das geschieht im Hintergrund und erfolgt vollautomatisch. So haben alle mehr Zeit für das Wesentliche.

Zentrale Lösung für alle Kundenakten
Schnelle und unkomplizierte Verteilung von Dokumenten und Akten
Transparenz über Stand der Bearbeitung für alle beteiligten Mitarbeiter
Zugriff auf die Kundenakte in der Zentrale, in den Niederlassungen, mobil oder im Homeoffice
Wegfall individueller Ablagen

Vordefinierte Aktenstruktur für Kunden und Interessenten, individuell anpassbar
Zentrale Informationsverwaltung für alle Mitarbeiter
Bei Bedarf auch mobiler Zugriff auf die Akten, z. B. über Smartphone oder Tablet
Revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung
Schnittstellen zu allen im Unternehmen genutzten Datenverarbeitungssystemen (CRM, ERP z. B. SAP, NAV, Microsoft Office u.v.m.)

Wegfall redundanter Daten- und Aktenhaltung
Immer aktuelle Informationen zum Kunden durch die integrierte Versionsverwaltung
Flexible Recherche- und Suchfunktionen, z. B. akten-, anwender- oder prozessbezogen, Volltextsuche
Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten

Die digitale Kundenakte im Detail

Die Schreibtischfunktion der digitalen Kundenakte ermöglicht die direkte Navigation in die einzelnen Akten. Über die einheitliche Aktenstruktur finden alle Mitarbeiter die jeweils passende Information. Die integrierte Dokumentenvorschau ermöglicht die schnelle Darstellung von Inhalten in der Oberfläche der Kundenakte. Sie unterstützt das schnelle Sichten der Akte. Unterhalb der Vorschau findet der Anwender alle notwendigen Informationen zur ausgewählten Datei.

Die digitale Kundenakte sammelt zentral alle Informationen zum jeweiligen Kunden, wie z. B. Dokumente, Nachrichten, Telefonnotizen, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen. Die smarte Suchfunktion unterstützt Ihre Mitarbeiter, einen schnellen Zugriff auf die Daten zu bekommen. Und sie ist um ein Vielfaches schneller als die Fileserver- oder Outlooksuche.