Post- & Rechnungseingang digital verwalten

Eingangspost- und Rechnungsbearbeitung mit COI-IntelliDoc

Die Situation ist fast in allen größeren Unternehmen gleich: Die Poststelle wird täglich mit Massen an Briefen überhäuft, die es zu öffnen, sortieren und verteilen gilt. Das dies einen immensen Zeit- und Personalaufwand bedeutet, wurde bis dato in Kauf genommen. Dies führt in den meisten Fällen zu einer verlangsamten Abwicklung von Geschäftsprozessen und kostet damit dem Unternehmen Geld bzw. verschlechtert die Wettbewerbssituation. Folgende Szenarien können hierbei u. a. beobachtet werden, die durch eine verspätete Zustellung der Hauspost entstehen können: die Angebotsfrist verstreicht, die Einspruchsfrist läuft aus, Fehlentscheidungen aufgrund nicht vorliegender aktueller Informationen.

COI-IntelliDoc ermöglicht die automatische Erkennung und Zuordnung von Dokumenten zu verschiedenen Dokumentfamilien anhand von definierten inhaltlichen Merkmalen. So können beispielsweise Briefe, Rechnungen oder allgemeiner Schriftverkehr automatisch erkannt und klassifiziert werden. Die Dokumentenanalyse ist dabei ein zentraler Bestandteil der Lösung, die als Komponente eng mit dem bewährten Basissystem COI-BusinessFlow G5 oder auch Xtrend zusammenarbeitet. Das Verfahren ermöglicht die automatische Ermittlung möglichst vieler Informationsbestandteile eines zu erfassenden Dokuments, extrahiert diese und übergibt die Daten nach einer optionalen Prüfung an COI-BusinessFlow zur Weiterverarbeitung.

Automatische Rechnungsbearbeitung

Die automatische Dokumentenklassifizierung COI-IntelliDoc ermöglicht beispielsweise eine maximale Automatisierung des hausinternen Postwegs gescannter Dokumente. Mittels der intelligenten Dokumentenanalyse wird zum Beispiel Eingangspost zur elektronischen Bestimmung von Adressat, Absender, Betreff, Dokumententyp interpretiert. Die Dokumente landen binnen Minuten im elektronischen Posteingangskorb des gewünschten Empfängers. Anhand der erkannten Dokumentenart lassen sich bei Bedarf auch automatisch Geschäftsprozesse starten.

Die Analyseergebnisse können auch Plausibilitätsprüfungen (Abhängigkeiten zueinander oder mit Datenbanken) unterzogen werden. Folgende Vorteile zeichnen COI-IntelliDoc aus:

• Erkennen bearbeitungsrelevanter Informationen
• Wegfall des Aufwands bei der manuellen Klassifizierung von Dokumenten
• Kostenminimierung durch automatische Lenkung und Verteilung von Dokumenten
• Optimierung der Abläufe durch Prüfmechanismen gegenüber dem ERP-System
• Effiziente Klassifizierung durch optimale Anpassung an die zu verarbeitenden Dokumente
• Nutzung einer Wissensbasis zur Unterstützung eines operatorarmen Erfassungsbetriebs
• Digitalisierung von Papierdokumenten zur Vermeidung von Medienbrüchen
• Vermeidung von kostenintensiven Mehrfachablagen
• Wesentlich schnel lere Zugriffszeiten auf Dokumente durch elektronische Verfügbarkeit