Mit einem Dokumentenmanagement System (DMS) sparen Sie Zeit und Kosten. Außerdem arbeiten Sie deutlich effizienter im Umgang mit Dokumenten und Akten und haben durch die Digitalisierung jederzeit Zugriff auf Ihre Unterlagen. Welche Vorteile ein DMS hat, erfahren Sie hier:
1. Schnell und sicher ablegen
Beim Ablegen von Dokumenten und beim Anlegen von Ordnern, sog. Akten, werden diese mit passenden Metadaten versehen und in den entsprechenden Überordnern eingeaktet, da über die Vergabe der Metadaten die Zuordnung zur Akte automatisch erfolgen kann. Somit entfällt das mühsame Klicken durch den Verzeichnisbaum. Durch das Ablegen via Drag-and-Drop in eine Akte können aber auch Metadaten des Ordners an das Dokument übertragen werden, sodass die manuellen Arbeiten minimiert werden. Werden Dokumente im DMS auch archiviert, schützt das DMS diese Dokumente gegen Veränderung und legt sie revisionssicher im Archiv ab. Durch ein ausgeklügeltes Rechte- und Rollenkonzept haben nur die berechtigten Mitarbeiter Zugriff auf die Dokumente und Daten.
2. Daten schneller finden
Vorbei sind die Zeiten von unnötigem Suchen aufgrund dezentraler Ablagen und unübersichtlicher Ordnerstrukturen. In einem guten DMS muss nicht durch unzählige Ordner geklickt werden, um ein Dokument zu finden. Dadurch, dass auch nach Metadaten von Dateien gesucht werden kann, finden sich die gewünschten Informationen in Sekundenschnelle. Zusätzlich werden beim Ablegen bei Bedarf Dokumente automatisch volltextindiziert. So kann durch die Volltextsuche auch blitzschnell nach textlichen Inhalten gesucht werden, ohne dass der Dateiname oder Ablageort bekannt sein muss.
Die Suchergebnisse können mit nur einem Klick zusätzlich gefiltert werden. So kann man sich beispielsweise nur Treffer anzeigen lassen, die in den Klassifizierungsmerkmalen z. B. „DMS“ enthalten. So findet man mit nur sehr wenig Eingaben genau die richtigen Dokumente und Akten.
3. Alles zu jederzeit im Blick im DMS
Mit einem Dokumentenmanagement System hat man jederzeit einen Überblick über alle Dokumente, Akten und laufenden Vorgänge des Unternehmens. Dies können z. B. die Unterlagen zu einem Geschäftspartner, die Akte eines Lieferanten, Dokumente eines Bauprojekts oder freizugebende Rechnungen sein. Außerdem merkt sich ein DMS, wer wann an welchen Dokumenten und Prozessen gearbeitet hat. Diese Historie unterstützt die Anwender bei der Nachvollziehbarkeit von Änderungen und ermöglicht so die schnelle Auskunft über den Stand der einzelnen zu bearbeitenden Vorgänge.
4. Workflows – schneller zusammenarbeiten
Mithilfe digitaler Prozessabläufe, sog. Workflows, spart man sich das zeitaufwendige manuelle Verteilen von Dokumenten per E-Mail oder Papier. Durch die elektronische Weiterleitung erfolgt das Weitergeben von Schreibtisch zu Schreibtisch in Sekundenschnelle und auf dem Weg geht nichts verloren. Auch im Krankheitsfall oder bei Urlaubsvertretung entfällt die Warte- und Suchzeit nach den Vorgängen. Da die Arbeitsabläufe inkl. Stellvertreterregelung transparent und leicht nachvollziehbar verteilt werden, können in diesen Fällen die entsprechenden Aufgaben schnell von anderen Kollegen übernommen werden. So bleiben keine Aufgaben liegen und Fristen werden eingehalten.
5. Sofortiger Zugriff von überall
Ganz gleich ob im Homeoffice, von unterwegs oder in Niederlassungen, mit einem DMS erfolgt die Bearbeitung und der Zugriff auf alle Dokumente und Akten dank der zentralen Ablage ortsunabhängig. Durch einen Web-Client stehen die Daten und Prozesse, wie z. B. der Freigabeprozess eines Urlaubsantrages, auch auf mobilen Endgeräten wie Tablets oder Smartphones komfortabel zur Verfügung. So kann mit nur einem Klick auf die Dokumente zugegriffen werden und umständliches Hin- und Herschicken von Dokumenten per E-Mail wird überflüssig.
6. Zugriff auf Dokumentversionen
Falls im Filesystem aus Versehen ein Dokument überschrieben wurde, muss viel Zeit und Aufwand in die Wiederherstellung der ursprünglichen Datei gesteckt werden – oder im schlechtesten Fall kann die Datei gar nicht wiederhergestellt werden. Dies kann mit einem DMS nicht passieren, da dieses bei Veränderungen an einem Dokument eine neue Version anlegt. Bei der automatischen Versionierung erkennt das DMS, welche Änderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen wurden. Werden Dokumente unbeabsichtigt überschrieben, kann man im Verlauf einfach zurückspringen.
7. Schnelleres Reagieren im Kundenkontakt
Im Kundenkontakt und Service zählt vor allem eine schnelle Reaktionsfähigkeit auf Anfragen. Wenn erst in Papierakten nach den entsprechenden Unterlagen gesucht werden muss, verliert man wertvolle Zeit und kann dem Kunden nicht sofort Auskunft geben. Die elektronische Verfügbarkeit aller Akten in einem DMS und die damit verbundene zeitsparende Recherche über die Klassifizierungsmerkmale, wie z. B. Bestell- und Rechnungsnummer, ermöglichen es schnell auf die relevanten Vorgänge zuzugreifen. In der digitalen Akte des DMS finden sich alle zum Vorgang gehörenden Dokumente, wie auch Telefonnotizen und der Schriftverkehr, z. B. E-Mails.
8. Effizienz in den Prozessen durch nahtlose Integration
Über unterschiedliche Schnittstellen und Integrationen in (oder an) andere Systeme werden Dokumente und Dateien mit den unterschiedlichsten Formaten im DMS abgelegt und verwaltet. Die DMS-Lösung bindet sich somit optimal in die Unternehmensstruktur ein. Langes Suchen, Medienbrüche und aufwendige Insellösungen – in Microsoft Excel, Outlook und Co. – gehören damit der Vergangenheit an.
Fazit: Für die effiziente Bearbeitung von Geschäftsprozessen ist Zeit stets ein kritischer Faktor. Mit einem leistungsfähigen DMS erledigen Sie insbesondere diejenigen Aufgaben schneller, die zuvor sehr viel Zeit in Anspruch nahmen und mit aufwendigen Suchen in den verschiedenen Ablagen verbunden waren. Das schnelle Auffinden von Informationen bringt Effizienz in Ihre Abläufe und entlastet Ihre Mitarbeiter. Der Einsatz eines DMS ist ein wichtiger Schritt hin zu perfekten und effizienten Prozessen. Optimieren Sie jetzt Ihre Prozesse!