Zentrale Anlagen­dokumentation in der Energiebranche

Der Wandel der Energiebranche ist in vollem Gange! Nach der ökologischen Energiewende gilt es nun, die Herausforderungen der fortschreitenden Digitalisierung zu meistern. Hierbei ist vor allem die Anlagendokumentation und die gesetzeskonforme Organisation sämtlicher Daten, Dokumente und Informationen unabdingbar. Mit dem Dokumentenmanagement von COI steht einer reibungslosen Digitalisierung Ihrer Papierworkflows nichts im Weg.

Energiebranche_Beitrag

COI-BusinessFlow bietet mit der Anlagendokumentation und diversen smarten Modulen das ideale Umfeld für das Management von Projekten in der Energiebranche.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Effiziente Prozesse und transparente Workflows
Perfekte Auskuftsfähigkeit & optimiertes Störungsmanagement

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Module für die Energiebranchen, für Anlagenbauer und Anlagenbetreiber

Anlagen­dokumentation

Das Modul bietet leistungsstarke Funktionen für die Erstellung, Verwendung, Pflege und Verwaltung von Dokumenten für Anlagenbauer und Anlagenbetreiber. Mit dem technischen Viewing greifen Sie direkt auf alle benötigten Informationen zu und haben so ständigen Zugriff auf systemrelevante Daten. So können auch hoch komplexe Anlagen und Umgebungen reibungslos überwacht und Daten transparent verarbeitet werden.

Anlagendokumentation-energiebranche

Diese Workflows werden mit der Anlagen­­dokumentation abgebildet:

  • Dokumentenmanagement und Archivierung entlang des Anlagen Lifecycles
  • Rechte- und Rollenkonzepte für die Verwaltung von Dokumenten entlang der Projekte
  • Wartungsintervalle werden durch die Erinnerungsfunktion zuverlässig eingehalten
  • Wichtige Berichte und Daten verbleiben an einem Ort und können der Anlage oder dem Projekt dauerhaft zugeordnet werden

Diese Vorteile bieten sich Ihnen mit der Anlagen­dokumentation von COI-BusinessFlow:

  • Digitale Speicherung aller die Anlage beschreibenden Dokumente und Daten
  • Direkter Zugriff auf alle wichtigen Informationen – auch direkt aus Schemata oder Zeichnungen
  • Reduzierung der Ausfallzeiten durch integrierte Workflow Komponenten zur optimalen Prozessgestaltung, z. B. bei der Anlagenwartung

Projektakte

In der digitalen Projektakte verwalten Sie alle relevanten Daten und Projekte, die innerhalb Ihres Unternehmens anfallen. Durch das zentrale Dokumentenmanagement System arbeiten alle Anwender ortsunabhängig an den ihnen zugewiesenen Projekten. Die Erfassung aller Änderungen sorgt dafür, dass stets die aktuellste Version eines Dokuments verwendet wird und Redundanzen vermieden werden. Das Modul lässt sich dabei ganz individuell auf Ihre Bedürfnisse und Workflows anpassen.

Diese Workflows werden mit der digitalen Projektakte abgebildet:

  • Projektakte ermöglicht Zugriff auf relevante Daten von überall zu jeder Zeit
  • Suchordner erleichtern das Auffinden wichtiger Informationen
  • Volltextsuche ermöglicht auch E-Mails oder Dokumente ohne Betreff aufzufinden
  • individuelle Workflows und Erinnerungsfunktionen erleichtern die Arbeit an komplexen Projekten

Diese Vorteile bieten sich Ihnen mit der digitalen Projektakte von COI-BusinessFlow:

  • Problemloses Arbeiten an abteilungsübergreifenden Projekten
  • Jederzeitige Auskunftsfähigkeit dank transparenter Nachvollziehbarkeit aller Aktionen und Änderungen
  • Weltweite Verfügbarkeit aller projektspezifischen Informationen und Dokumente

Eingangsrechnungs­verarbeitung

Eingangsrechnungen müssen zuverlässig geprüft, freigegeben und archiviert werden. Die entsprechenden Workflows müssen effizient und nachvollziehbar sein. Die Belegdaten, wie bspw. Lieferant, Bestellbezug, Belegnummer, Positionsdaten, etc. werden mit dem Modul digitale Eingangsrechnungsverarbeitung vollautomatisch ausgelesen und zur Belegklassifizierung übernommen. Anschließend erfolgt die Zuweisung zu den entsprechenden Geschäftsprozessen und die (standortübergreifende) digitale Verteilung zur Prüfung und Freigabe des Belegs. Dank Terminerinnerungen haben Sie alle Fälligkeiten immer im Blick und verpassen keine Fristen mehr. Das durchdachte Sicherheitskonzept sorgt für die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten an den Dokumenten und schützt vor ungewolltem Einblick.

Diese Workflows werden mit der digitalen Eingangsrechnungs­verarbeitung abgebildet:

  • Vollautomatisches Auslesen von Belegdaten zur Weiterverarbeitung oder Prüfung
  • Revisionssichere Archivierung Ihrer Rechnungsdaten
  • Automatischer Freigabeworkflow: Die Belege durchlaufen einen definierten Prozess – voll automatisch
  • Ortsunabhängige Verarbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen

Diese Vorteile bieten sich Ihnen mit der digitalen Eingangsrechnungs­verarbeitung:

  • Beschleunigung der Prozesse dank digitaler Erfassung aller kaufmännischen Belege mit gleichzeitiger Erkennung der Belegdaten
  • Automatischer Workflow zur Prüfung & Freigabe
  • Fälligkeitstermine dank Fristenmanagement problemlos einhalten
  • Remote Leadership: Rechnungsfreigabe auch von unterwegs

Ihre Vorteile mit COI

Optimale Beratung

  • Über 30 Jahre Erfahrung im
    Bereich Dokumentenmanagement Systeme
  • Alles aus einer Hand

Maximale Integration

  • Schnittstellen für nahezu jede Unternehmenssoftware: wo keine Schnittstelle ist, schaffen wir eine!

Optimaler Support

  • Hundertprozentiger, langfristiger Support
  • Unsere Mitarbeiter am Helpdesk in Erlangen stehen für Sie zur Verfügung

Sicherheit

  • Sensible Daten sicher und gesetzeskonform speichern
  • Schutz vor Hackerangriffen durch Prozessüberwachung
  • Unsere Prozesse sind ISO zertifiziert

COI – STARKE TECHNOLOGIE-PARTNER

Durch die enge Kooperation mit unseren Technologiepartnern erweitern unsere Experten permanent ihr technologisches Know-How. Somit erkennen wir erfolgsversprechende Trends frühzeitig und sichern Ihnen einen technologischen Vorsprung.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Lernen Sie mehr Module kennen!

Mit einer individuellen Modulkombination oder ganzen Branchenlösungen finden unsere Kunden immer die ideale Konfiguration für Ihre individuellen Prozesse. Egal ob das Dokumentenmanagement in der Automobilbranche in der Werkstatt oder in der Verwaltung zum Einsatz kommt.

Alle Module im Überblick