In Ihrem Büro herrscht immer noch Zettelwirtschaft? Die Papierberge stapeln sich und Sie benötigen wertvolle Zeit zum Finden von Unterlagen? Außerdem funktionieren Ihre Papierprozesse in Verbindung mit dem Homeoffice nicht mehr? Das sind Probleme, die man lösen kann. Ein digitales Büro ist mit den richtigen Tipps und Tools der beste Schritt in eine smarte Zukunft!
Wir haben 7 nützliche Tipps für Sie zusammengestellt, wie Sie sich von unnötigen Papierablagen und sperrigen Prozessen befreien können. Das spart Zeit, schafft Klarheit und schont Ihre Nerven.
Tipp 1: Vorbereitung ist das A und O
Erstellen Sie eine Liste in der Sie festhalten, welche Prozesse und Unterlagen in Ihrem Büro heute noch auf Papier verwaltet werden. Dazu notieren Sie sich grob, wie viel Arbeitszeit nötig ist, um die damit verbundenen Geschäftsprozesse vom Anfang bis zum Ende zu durchlaufen. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter, welche Prozesse für sie kompliziert und unhandlich sind, gerade in Zeiten des Homeoffice.
Tipp 2: Eine digitale Verwaltung schafft Überblick
Eine zentrale Verwaltungssoftware, wie z. B. ein Dokumentenmanagement System, funktioniert wie ein riesiger digitaler Aktenschrank – nur dass Sie und Ihre Mitarbeiter immer und von überall Zugriff auf die darin enthaltenen Akten haben, auch im Homeoffice. Prüfen Sie, welche Informationen eigentlich in digitaler Form vorliegen und trotzdem in Papierform genutzt werden.
Tipp 3: Die passende Ordnerstruktur für Ihr Unternehmen
Erstellen Sie mit Ihren Mitarbeitern oder Kollegen eine praktische und logische Ablagestruktur. Diese kann sich gerne an die gewohnten Aktenstrukturen anlehnen. Achten Sie dabei auf eine klare und übersichtliche Struktur, denn jeder soll sich auskennen und genau wissen, wo welche Unterlagen abzulegen und zu finden sind. Diese Struktur kann als Basis für die Einführung eines Dokumentenmanagement Systems genutzt werden. Fragen Sie die DMS-Experten, welche zusätzlichen Vorteile ein DMS bietet, wie z. B. Referenzierung oder die Versionierung von Dokumenten. Der Schritt in ein digitales Büro ist dann nicht mehr weit.
Tipp 4: Richtig Scannen – oder gar nicht erst Scannen müssen
Führen Sie alle Dokumente und Akten, welche Sie digitalisieren möchten, gleich per Scan Ihrer digitalen Ablage zu oder lassen Sie diese Daten direkt bei der Entstehung in das Dokumentenmanagement System ablegen. Bei der Digitalisierung von Papierdokumenten nutzen Sie dazu einfach Ihren Multifunktionsdrucker, der per Scanfunktion die Dokumente z. B. in einem PDF-Format speichert. Je nach Unternehmensgröße und zu scannendem Dokumentvolumen können Sie sich hierzu auch externe Hilfe holen. Dank intelligenter OCR-Erkennung erkennt ein gutes Dokumentenmanagement System bei der Ablage, um welche Dokumentklasse es sich handelt und ordnet die Dokumente ganz automatisch den entsprechenden Akten zu.
Zudem sollten Sie zeitgleich beginnen, die für Ihre Arbeit heute noch benötigten papierbasierten Unterlagen und Informationen per Scanner zu digitalisieren und ebenfalls im Dokumentenmanagement System abzulegen. Und wichtig: einmal digitalisiert steht dieses Dokument allen Mitarbeitern direkt zur Verfügung. Ihre Kollegen werden es Ihnen danken und sie sparen sich weitere Kopier- und Ablagetätigkeiten.
Tipp 5: So früh wie möglich umsteigen
Je weniger Dokumente und Unterlagen digitalisiert werden müssen, desto besser. Daher ist es wichtig, so früh wie möglich, auf eine digitale Lösung umzusteigen. Wenn Sie alle Unterlagen direkt digital erstellen – entweder als digitales Dokument oder dank der Vorlagenfunktion direkt im Dokumentenmanagement System –, entfällt das Scannen für diese Dokumente und Sie sparen wertvolle Zeit im Arbeitsalltag.
Tipp 6: Freiheit im Außendienst und im Homeoffice
Gerade im Außendienst oder Homeoffice benötigen Sie ein digitales Büro, denn hier ist der digitale, mobile und ortsunabhängige Zugriff auf Ihre Unterlagen ein echter Vorteil. Für standortunabhängiges Arbeiten benötigen Sie im digitalen Büro einzig und allein: Ihr Endgerät und einen Direktzugang zu Ihrer Dokumentenmanagement Software. So müssen Sie nicht mehr darüber nachdenken, ob Sie auch wirklich alle Unterlagen und Dokumente dabeihaben, sondern können zu jeder Zeit und von überall darauf zugreifen.
Tipp 7: Willkommen digitales Büro: Verabschieden Sie sich endgültig von der Zettelwirtschaft
Aller Anfang ist schwer. Wenn Sie planen, Ihr Büro vom Papier zu befreien, kann das anfangs sehr schnell überfordern. Aber lassen Sie sich nicht unterkriegen! Daher empfehlen wir, mit einem bestimmten Bereich oder einem wichtigen Prozess zu beginnen und diesen auf digitale Beine zu stellen.
Folgen Sie unseren Tipps, und Sie werden überrascht sein, wie viele Vorteile, Chancen und Potenziale sich durch die Digitalisierung Ihrer Unterlagen ergeben. Um Sie zur Umstellung in Richtung papierloses Büro zu motivieren, fassen wir Ihnen hier die Vorteile kurz und knapp zusammen:
- Datenqualität und Transparenz durch eine zentrale Verwaltungssoftware
- Rasches Auffinden von Unterlagen und Daten geben Sicherheit und schaffen Freiraum für das Wesentliche
- Kosten- und Zeitersparnis im gesamten Arbeitsprozess für eine zukunftsorientierte nachhaltige Unternehmensführung
- Vollständige Datensicherheit dank revisionssicherer Archivierung
- Optimierte Flexibilität, „mobile Office“ für den Außendienst oder im Homeoffice
- Steigerung der Mitarbeitermotivation durch Wegfall ungeliebter Ablagetätigkeiten bei Papierdokumenten
Die Vorteile sprechen für sich. Die anfängliche Planung und Vorbereitung haben den wunderbaren Nebeneffekt, dass Sie all Ihre Abläufe so richtig überdenken und bei Bedarf neu strukturieren können.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie einfach und unkompliziert die Verwaltung und Digitalisierung Ihrer Unterlagen mit einem Dokumentenmanagement System funktioniert.