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Papierdokumente sind immer mit  zeitaufwändigen und kostenintensiven Verwaltungsprozessen verbunden. Der Grund dafür liegt vor allem in den Verteil-, Ablage, Recherche- und Prüfzeiten, da jede Unternehmenseinheit, die in den Papierprozess eingebunden ist, eigene Ablagestrukturen und -kriterien anwendet. Uneinheitliche Zugriffsvorgänge und die Ungewissheit über die Aktualität der gefundenen Unterlagen verlangsamen die Prozesse entsprechend.

Der erste Schritt zur Optimierung dieser Prozesse ist die effiziente elektronische Belegverarbeitung. Dabei werden die Papierdokumente digitalisiert, alle relevanten Informationen automatisch ausgelesen und über das Inputmanagement  z. B. im ECM-System abgelegt und weiterverarbeitet.

Die Leistungsfähigkeit der Erfassung entscheidet dabei über den möglichen Automatisierungsgrad. Denn je besser und flexibler der Übergang von Papier zur elektronischen Weiterverarbeitung gelingt, umso vielfältiger sind die anschließenden Möglichkeiten. Das Einsparpotential liegt dabei vor allem auf der Art und Weise des Anschlusses der nachfolgenden Back Office Systeme, wie z. B. ECM-, ERP-, Warenwirtschafts- oder Finanzbuchhaltungssysteme.

Mit der lernenden Erfassungssoftware AutoClick unseres Partners One Click Solutions GmbH lassen sich die genannten Anforderungen ideal umsetzen. Über die unterschiedlichen Konfigurationsmöglichkeiten kann der Erfassungsprozess kundenspezifisch justiert und auf die nachfolgenden Systeme oder Workflows abgestimmt werden. Die verfügbaren Schnittstellen lassen dabei kaum Wünsche offen.

Belegerfassung in Bestform – AutoClick und COI-BusinessFlow
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Mit der lernenden Erfassungssoftware AutoClick unseres Partners One Click Solutions GmbH lassen sich die genannten Anforderungen ideal umsetzen. Über die unterschiedlichen Konfigurationsmöglichkeiten kann der Erfassungsprozess kundenspezifisch justiert und auf die nachfolgenden Systeme oder Workflows abgestimmt werden. Die verfügbaren Schnittstellen lassen dabei kaum Wünsche offen.

Im Alltagsbetrieb wird die Produktivitätssteigerung sehr schnell deutlich: einmal antrainiert erkennt AutoClick die eingehenden Dokumente vollautomatisch und liest die gewünschten Information direkt aus. Das gilt für Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen ebenso wie für andere allgemeine Dokumentarten. Eine Vorsortierung nach Dokumentarten ist nicht notwendig, da die Lösung die Inhaltserkennung direkt nutzt und die passende Dokumentart zuzuordnen.

Des Weiteren kann das Antrainieren neuer Dokumentarten direkt in den Fachabteilungen erfolgen und dauert in den meisten Fällen nur wenige Minuten. Mit nur einem Click – eben One Click Solutions - überträgt die Anwendung die erkannte Dokumentinformation in das gewünschte Klassifizierungsfeld, sodass die Trainingsschritte schnell erledigt sind. Software Knowhow oder Programmierkenntnisse sind dazu nicht notwendig. Trainiert wird direkt in der AutoClick-Erfassungsmaske durch einfachen Wechsel in den Trainingsmodus. Eine zusätzliche Belastung ihrer IT-Abteilung oder Wartezeiten bis zu einer etwaigen Unterstützung entfallen somit.

Aufgrund der kurzen Trainingszeiten lohnt es sich, nahezu alle zu verarbeitenden Dokumentarten anzutrainieren. Die Lieferanten und Geschäftspartner mit dem größten Dokumentaufkommen werden aufgrund ihrer Häufigkeit zuerst trainiert und alle weiteren dann, wenn Dokumente von ihnen eintreffen. So wird ein sehr hoher  Automatisierungsgrad erreicht.

Die Erfassungstiefe mit AutoClick beschränkt sich jedoch nicht nur auf so genannte Kopfdaten von Belegen, sondern kann auch bis auf Positionsebene in Rechnungen, Lieferscheinen oder Bestellungen gehen. Lookup Datenabfragen und individuelle Validierungsschritte runden zudem die Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung ab und erübrigen äquivalente manuelle Bearbeitungsvorgänge.

Durch die Kombination der AutoClick-Lösung mit der ECM-Plattform COI-BusinessFlow wird die digitale Dokumentverarbeitung zum Kinderspiel. Aufwändige Verteil-, Ablage, Recherche- und Prüfzeiten gehören damit der Vergangenheit an.

 

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