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Mitarbeiter im Personalbereich sehen sich ständig steigenden Anforderungen bei der Zusammenstellung und Verwaltung von Personalakten gegenüber. Diese Tätigkeiten nehmen immer wieder viel Zeit in Anspruch. Vor allem durch den Zwang, unterschiedliche Medien zu unterstützen, wie z. B. die Bewerbermappe auf Papier oder die Anfrage per E-Mail, werden die Verwaltungsprozesse aufwändig und unübersichtlich.

Die COI-Personalakte vereinfacht die Personalprozesse durch die Bildung einer zentralen digitalen Ablagestruktur. Dabei werden die Daten und Dokumente zentral in der COI-Personalakte angelegt. Berechtigte Personen können bei Bedarf, abhängig von den Zugriffsrechten, direkt auf die Akten zugreifen. Dezentrale Ablagen, die heute vor allem in Papierform geführt werden, gehören damit der Vergangenheit an.

Die COI-Personalakte unterstützt folgende Anforderungen:

In der Personalabteilung:

  • Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten
  • Feste Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
  • Automatische Ablage der Dokumente auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten in der Aktenstruktur
  • Nutzung von führenden Systeminformationen, wie z. B. HR-Informationen, zur vereinfachten Ablage
  • Historienprotokollierung
  • Umfassendes Rechtekonzept
  • Archivierungsfunktion, abhängig vom Dokumentenstatus
  • Wiedervorlagefunktion


Im Vorgesetztenbereich:

  • Zugriff auf die zentralen Personalakten nach Berechtigungsschlüssel
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion


In dezentralen Unternehmensbereichen (z. B. Niederlassungen):

  • Zugriff auf die zentralen Personalakten nach Berechtigungsschlüssel
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann fordern Sie noch heute weitergehende Informationen an.

JETZT NEU: Einstiegspaket für den schnellen Start!

Damit Sie noch schneller alle Dokumente und Informationen Ihres Personalmanagements zentral und digital erstellen, verwalten und archivieren können, haben wir für Sie das vorkonfigurierte Einstiegspaket COI-Quickstart Personalmanagement zusammengestellt.

Dieses beinhaltet neben den Software-Komponenten alle notwendigen Dienstleistungen für einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die COI-Anwendung.

COI-Quickstart Personalmanagement
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