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In vielen Unternehmen finden sich immer noch Informationen und Dokumente in Aktenordnern, Fileserverablagen, E-Mail-Systemen etc. Hierbei den Überblick zu behalten ist eine echte Herausforderung.

Tätigkeiten zur Ablage und Recherche von Dokumenten, die im Rahmen von Geschäftsvorgängen entstanden sind, können dabei sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Zudem sind oftmals mehrere Mitarbeiter an der Verwaltung einer Akte beteiligt und benötigen einfachen und schnellen Zugriff. Dies ist bei einer Ablage von Akten in Papierform jedoch nahezu unmöglich.

Mit dem Einstiegspaket COI-Quickstart Digitale Akte auf Basis COI-BusinessFlow können Sie sich von der Papierablage verabschieden. Alle Daten und Dokumente zu Geschäftsvorgängen werden strukturiert erfasst, abgelegt und können jederzeit von überall gefunden werden.
Die Verwaltung von COI-Quickstart Digitale Akte bietet Ihnen ein standardisiertes und leistungsfähiges Konzept mit höchster Transparenz, Sicherheit und Qualität. Die Nutzung der elektronischen Plattform gewährleistet, dass alle notwendigen Informationen überall schnell und einfach bereitgestellt werden können.

Das vorkonfigurierte Einstiegspaket enthält neben den Software-Komponenten auch alle notwendigen Dienstleistungen für einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die COI-Anwendung und umfassende Sicherheit bzgl. der Abdeckung gesetzlicher Anforderungen.

Das Angebot beinhaltet die folgenden Komponenten:

COI-Quickstart Digitale Akte

  • 1 Modul Geschäftspartnerakte
  • 10 COI‐BusinessFlow Professional Clients
  • 1 COI-BusinessFlow Scanserver
  • 1 COI-BusinessFlow Scan Client
  • 1 COI‐BusinessFlow OCR Volumenlizenz S für 25.000 Seiten pro Monat


Dienstleistung:

  • 1 Tag Installation des Systems (Remote)
  • 1 Tag Administratorenschulung (bei Schulung vor Ort zzgl. Reisekosten)
  • 1 Tag Anwenderschulung (bei Schulung vor Ort zzgl. Reisekosten)


Kernfunktionen:

  • Vielfältige Suche, z. B. über die Attribute von Ordnern und Dokumenten oder Volltextrecherche
  • Dokumentanzeige über integrierten Dokumentviewer oder Clientsoftware
  • anwenderbezogene Schreibtischfunktion
  • Integrationen in Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Visio)
  • Historienprotokollierung
  • Notiz‐ und Markupfunktion (Redlining)
  • umfangreiches Rollen‐ und Rechtekonzept
  • integrierte Texterkennung (OCR) für die Verarbeitung von bis zu 25.000 Seiten pro Monat
  • Ad-hoc-Workflow mit Umlaufmappen
  • Verwaltung von Geschäftspartnerakten für Kunden und Lieferanten
  • Organisation der Dokumente in Vertriebs-, Einkaufs- und Projektakten
  • Dokumentablage mit Übernahme von Metadaten aus der Aktenstruktur, auch per Drag & Drop

Hinweis: zusätzliche Anwender für die bearbeitenden Funktionen der Digitalen Akte werden über den COI-BusinessFlow Professional Client und für den lesenden Zugriff über den COI-BusinessFlow Recherche Client lizenziert. Die COI-BusinessFlow Geschäftspartnerakte kann zusätzlich über den COI-BusinessFlow Web-Client genutzt werden. Somit kann jederzeit und von überall auf sämtliche Funktionen via Web zugegriffen werden.
 

   COI-Quickstart Digitale Akte

 

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