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Verträge bilden die Grundlage einer Geschäftsbeziehung zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden und Lieferanten. Aus diesem Grunde sind, über die mit der Vertragserstellung und -pflege hinaus befassten Abteilungen, fast alle Bereiche eines Unternehmens in die Nutzung von Vertragsinformationen involviert.

  • Geschäftsleitung
  • Beschafffung
  • Logistik
  • Rechnungswesen
  • Vertrieb
  • Kundenservice
  • Qualitätsmanagement
  • Rechtsabteilung

Direkter Informationszugriff – standardisiert und transparent

Das Vertragsmanagementsystem mit COI-BusinessFlow unterstützt den Vertragsprozess in den Bereichen Erstellung und Pflege, Nutzung / Zugriff und Analyse.

Neben den eigentlichen Vertragsinformationen, ermöglicht Ihnen COI-BusinessFlow Stammdaten zu verwalten, die für die Klassifizierung von Verträgen und begleitenden Informationen wichtig sind.

Der Prozess eines Vertragsabschlusses ist ein variantenreicher Vorgang, der in dieser Komponente durch die Statusverwaltung, Historie und Versionierung unterstützt wird. Eine höhere Standardisierung von Verträgen wird durch den einfachen Zugriff auf bestehende Verträge, Muster und Erfahrungen, ermöglicht.

Auch im Rahmen der Pflege bestehender Verträge unterstützt das Vertragsmanagementsystem den Anwender durch Dokumentation der Historie (z. B. alte Vertragsversionen, Gültigkeit, Vertragsstatus), Prozessunterstützung und Erinnerungsfunktionen. Der Zugriff auf notwendige Vertragsinformationen wird mittels eines detaillieren Berechtigungssystems übergreifend geregelt. So wird jedem Nutzer genau die Information zugänglich gemacht, die für die Erledigung seiner Aufgaben notwendig ist. Der häufig hohen Sensibilität der Vertragsdaten wird dabei Rechnung getragen.

Neu im Vertragsmanagement sind:

  • Weiterentwicklung Variantenmanagement
  • Verbesserte Workflow-Unterstützung in der Vertragserstellung und -bearbeitung
  • Erweiterungen in der Aktenfunktion
  • Ausbau des Terminmanagements
  • Erweiterung der Suchtechnologie

Die Vorteile auf einen Blick:

  • Risikominderung durch transparentes Informationsmanagement
  • Optimale Verfügbarkeit unternehmensweit bereitgestellter, kontrollierter Vertragsinformationen durch effektives Prozessmanagement
  • Aufwands- und Kostenreduktion durch zertifiziertes Qualitätsmanagement
  • Steigerung der Kundenbeziehung durch Wahrnehmung als zuverlässiger Geschäftspartner
  • Optimierung der Rechnungsprüfung durch direkten Zugriff auf alle relevanten Dokumente

PDFCOI-Vertragsmanagement – Produktinformation

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Damit Sie noch schneller alle im Vertragsmanagement anfallenden Dokumente und Informationen digital und zentral erstellen, verwalten und archivieren können, haben wir für Sie das vorkonfigurierte Einstiegspaket COI-Quickstart Vertragsmanagement zusammengestellt.

Dieses beinhaltet neben den Software-Komponenten alle notwendigen Dienstleistungen für einen schnellen und unkomplizierten Einstieg in die COI-Anwendung.

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