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Seit Juni 2014 gibt es ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), einen bundesweiten Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. Doch ein Standard allein macht keinen Unterschied. Es braucht eine intelligente Anwendung, die ihn umsetzt.

Um Ihnen den elektronischen Rechnungsaustausch so einfach wie möglich zu machen, hat die COI zusammen mit ihren Partnern Konica Minolta IT Solutions GmbH und callas software GmbH die Lösung connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV entwickelt. Damit lassen sich Rechnungen per Knopfdruck direkt aus der Microsoft-Anwendung heraus im PDF/A3-Format generieren und verschicken.

PDF icon COI-connect ZUGFeRD - Produktinformation
PDF icon COI-Artikel im VDMA-Magazin Future Manufacturing 2016/02

Wie funktioniert´s

Über den connect.ZUGFeRD-Service, der als Cloud-Dienst arbeitet, werden die Rechnungsdaten mit den Metadaten der Rechnung entsprechend dem ZUGFeRD-Datenmodell (XML-Datei) verarbeitet und an den Empfänger per E-Mail verschickt. Die sonst mit der Rechnungsstellung verbundenen Tätigkeiten, wie z. B. Rechnungsdruck, Kuvertierung, Frankieren, Versand, entfallen somit komplett.

Der Rechnungsempfänger erhält die Rechnung im E-Mail-Eingang und kann die ZUGFeRD-Rechnung bei Bedarf direkt in seiner Microsoft Dynamics NAV-Umgebung vollautomatisch einlesen. Dabei kommt wiederum der cloud-basierte connect.ZUGFeRD-Service zum Einsatz, der die XML-Daten extrahiert und die PDF/A3-Daten mit den XML-Daten an die Microsoft-Anwendung übergibt. Nach dem Import in Microsoft Dynamics NAV stehen die Buchungsdaten direkt zur Verfügung.

Aufwendige Tätigkeiten bei der Rechnungsverarbeitung wie Scannen der Rechnung, OCR-Verfahren, Abgleich der Rechnungskopf- und Positionsdaten, Zuordnung der Buchungsdaten oder manuelle Fehlerkorrekturen gehören damit der Vergangenheit an.

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