Vertrags­management

Verträge bilden die Grundlage jeder Geschäftsbeziehung. Das Vertragsmanagement ist daher eine der wichtigsten Aufgaben in Unternehmen. Dennoch wird der Prozess des Vertragsmanagements meist ohne durchgängige Systemunterstützung abgebildet. Unklare Vertragsstände, zeitaufwändige Recherchen und mangelnder Überblick über Laufzeiten, Termine und Fristen sind daher vermeidbare Probleme.

Vertragsmanagement unterstützt bei der Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen.

Zuverlässig.
Zentral.
Zukunftssicher.

Das COI Vertragsmanagement unterstützt die Erstellung, Verwaltung und Überwachung von Verträgen. Smarte Funktionen wie Terminplanung, Statusverwaltung, Protokollierung, Versionsverwaltung und E-Mail-Erinnerungen sorgen für eine konsistente Bearbeitung. Eine revisionssichere Archivierung gewährleistet die sichere Aufbewahrung aller Vertragsdaten.

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Bausteine des COI
Vertragsmanagements

Verwaltung der Stammdaten
Die zentrale Verwaltung der Stammdaten der Vertragspartner ermöglicht eine schnelle und benutzerfreundliche Erstellung neuer Vertragsakten.
Vertrags­verarbeitung
Der standortübergreifende Zugriff ermöglicht Teamarbeit und die Verwendung gemeinsamer Vorlagen.
Protokollierung
Aufzeichnung der Historie von Aktionen mit Benutzer und Zeitstempel.
Versions­führung
Alle Änderungen werden in neuen Vertragsversionen gespeichert, auf die bei Bedarf zugegriffen werden kann.
Erinnerungsfunktion
Einhaltung von Fristen durch Erinnerungsschreiben, z. B. per E-Mail oder Wiedervorlage.

Wie wir von COI vorgehen

Wir sind Partner für Dokumentenmanagement-Systeme. Unsere Stärken zeigen sich besonders in regulierten Märkten, bei komplexen Anforderungen und großen Datenbeständen. Im Laufe der Jahre haben wir genau dafür einen Ansatz entwickelt, der uns zur bestmöglichen Lösung, maximalen Nutzen und Ihrer Zufriedenheit führt.
Was sind Ihre Anforderungen?
1
Erstkontakt

Wir lernen uns gegenseitig kennen und besprechen Ihre Anforderungen und Zukunftspläne.

2
Live Demo

Wir nehmen Sie mit auf einen Walk-Through und zeigen Ihnen die Möglichkeiten und Funktionalitäten.

3
Workshop

Gemeinsam betrachten wir Ihren konkreten Fall und definieren maßgeschneiderte Lösungen und Schnittstellen.

4
Angebot

Wir erstellen Ihr individuelles Angebot.

5
Proof of Concept

Wir setzen proto­­typisch Ihre Anforderungen um, damit Sie diese praxisnah testen können.

6
Umsetzung & Support

Wir entwickeln und implementieren Ihre maßgeschneiderte Lösung und bieten Support und Beratung.

Was gibt’s bei Ihnen zu tun?
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50 20.000

Haben Sie
30 Minuten?

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Häufige Fragen

Ein Prozess der Erstellung, Verhandlung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen zwischen Parteien. Mit Hilfe des Vertragsmanagements wird die Einhaltung von Vorschriften gewährleistet und die Leistung während des gesamten Vertragslebenszyklus optimiert.

Ein effektives Vertragsmanagement stellt sicher, dass die Parteien ihren Verpflichtungen nachkommen, es mindert Risiken, reduziert Streitigkeiten, verbessert die Beziehungen zu den Lieferanten und maximiert den aus den Verträgen resultierenden Wert.

Zu den wichtigsten Phasen gehören die Vertragsgestaltung, die Vertragsverhandlung, die Vertragsausführung, die Leistungsüberwachung, das Compliance-Management und die Vertragsverlängerung oder die Vertragsbeendigung.

Zu den häufigen Herausforderungen gehören mangelnde Vertragstransparenz, manuelle Prozesse, die zu Ineffizienz führen, fehlende Standardisierung, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften und Schwierigkeiten bei der Verfolgung der Vertragserfüllung und Vertragsverpflichtungen.

Technologie, wie zum Beispiel Software für das Vertragsmanagement, kann Aufgaben automatisieren, Vertragsdaten zentralisieren, Warnmeldungen zu wichtigen Terminen und Verpflichtungen bereitstellen, die Zusammenarbeit verbessern und das Compliance-Management optimieren.

Zu den Leistungsindikatoren im Vertragsmanagement gehören unter anderem die Dauer des Vertragszyklus, die Rate der Vertragserfüllung, die durch Vertragsverhandlungen erzielten Einsparungen, die Leistung der Anbieter und die Kundenzufriedenheit.

Um die Vertragsverwaltung zu verbessern, sollten Sie eine Vertragsverwaltungssoftware einführen, Vertragsvorlagen und -prozesse standardisieren, Mitarbeiter schulen, regelmäßige Audits durchführen und die Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung, Beschaffungswesen und anderen relevanten Abteilungen fördern.

Sie wollen den Überblick behalten? Sprechen Sie mich an!

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