Im laufenden Tagesgeschäft kümmern sich Ihre Mitarbeiter an unterschiedlichen Positionen im Unternehmen um Ihre Kunden und Lieferanten. Oft ist die Datenverarbeitung und Zuordnung ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsprozesse. Speichern Sie alle Dokumente in Zukunft automatisiert als digitale Akte und lassen Sie die Software die Kunden- und Lieferantendaten einfach auslesen!

Durch die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erreichen Sie eine schneller Auftragsbearbeitung, Rechnungsabwicklung und reduzieren Fehler. Mit der Kunden- und Lieferantenakte auf Basis des Dokumentenmanagement Systems COI-BusinessFlow lösen Sie zudem die Anforderungen an mobiles Arbeiten und rechtssichere Archivierung in einem Schritt.

Nutzen Sie die zahlreichen Vorteile, die eine digitale Akte für das Kunden- und Lieferanten­management mit sich bringt!

Intelligente Dokumente erleichtern die Verwaltung von Kunden- und Lieferantendaten

Die Kunden- und Lieferantenakte ist mit allen Funktionen ausgestattet, um die Kunden- und Lieferantenkommunikation zu vereinfachen. Jede E-Mail, jede Rechnung und jeder Auftrag ist ab sofort dem jeweiligen Geschäftspartner via digitale Akte zugeordnet und somit transparent verfügbar. Geht eine Information eines Kunden oder Lieferanten ein, werden dessen Daten zudem automatisch ausgelesen und mit der Datenbank abgeglichen. So werden aufwändige Ablage- und Prüfverfahren vermieden und Ihre Mitarbeiter können sich um die eigentlichen Geschäftsvorgänge kümmern.

  • Zentrale Lösung für alle Geschäftspartnerakten
  • Dezentrale Nutzung der Akten, z. B. in der Zentrale, in den Niederlassungen und vor Ort (mobiler Zugriff) oder im Homeoffice
  • Schnelle und unkomplizierte Verteilung von Dokumenten und Akten
  • Transparenz über Stand der Bearbeitung für alle beteiligten Mitarbeiter
  • Höchste Flexibilität durch das integrierte Rollen- und Rechtekonzept
  • Einfache Bedienbarkeit und somit schnelle Einarbeitung für (neue) Mitarbeiter

  • Vordefinierte Aktenstruktur für Kunden und Lieferanten, individuell anpassbar
  • Zentrale Informationsverwaltung für alle Mitarbeiter
  • Bei Bedarf auch mobiler Zugriff auf die Geschäftspartnerakten, z. B. über Smartphone oder Tablet
  • Revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung 
  • Schnittstellen zu allen im Unternehmen genutzten Datenverarbeitungssystemen (ERP z. B. SAP, NAV, Microsoft Office u.v.m.)

  • Wegfall redundanter Daten- und Aktenhaltung
  • Immer aktuelle Informationen zum Geschäftspartner durch die integrierte Versionsverwaltung
  • Flexible Recherche- und Suchfunktionen, z. B. akten-, anwender- oder prozessbezogen, Volltextsuche
  • Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten durch die Nutzung digitaler Akten

Die digitale Akte für das Kunden- und Lieferanten­management im Detail

Die Schreibtischfunktion der digitalen Kunden- und Lieferantenakte, die jeder Anwender individuell nutzen und mit Akten belegen kann, ermöglicht die direkte Navigation in die aktuell laufenden Prozesse. Durch die von COI mitgelieferten Aktenstrukturen optimieren Sie Ihre Prozesse und schaffen Herrschaftswissen über Vorgänge ab, indem Sie diese standardisieren. Die integrierte Dokumentenvorschau ermöglicht die schnelle Darstellung von Inhalten in der Oberfläche der Geschäftspartnerakte.

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Die digitale Akte sammelt zentral alle Informationen, wie z. B. Dokumente, Nachrichten, Telefonnotizen, Anfragen, Angebote, Bestellungen, Rechnungen zum jeweiligen Geschäftspartner, gleicht die Daten von eingehenden Dokumenten mit vorhandenen Daten ab und strukturiert so die Kommunikation. Die smarte Suchfunktion hilft jedem Mitarbeiter schnellen Zugriff auf die Daten zu bekommen – sie ist um ein Vielfaches schneller als eine Fileserversuche.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

Alle Module von COI-BusinessFlow sind individuell und auf Ihre Anforderungen angepasst implementierbar. Dabei wachsen wir mit Ihren Anforderungen einfach mit!

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!