Mit unserem Modul für elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung optimieren Sie Ihre Prozesse der Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe – und reduzieren den Papierverbrauch, den benötigten Lagerplatz für Papierakten und die Durchlaufzeiten für die Rechnungsverarbeitung.

Das Modul verfügt über alle notwendigen Sicherheiten um Ihnen die Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung rechtssicher und datensicher zu ermöglichen. Das durchdachte Sicherheitskonzept sorgt für die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten an den Dokumenten und schützt vor ungewolltem Einblick. Durch die Kopplung zum Belegsatz in der ERP-Anwendung schließt sich der Informationskreis – alle Informationen liegen zentral in der Vorgangsmappe in COI-BusinessFlow.

Die elektronische Eingangsrechnungs­verarbeitung bietet alle Vorteile des Dokumenten­managements und mehr!

Smarte Funktionen, die den Rechnungsworkflow auf allen Ebenen optimieren!

Die Rechnung wird in der Poststelle eingescannt, automatisch analysiert und anschließend visualisiert und bewertet. Dabei erkennt das System automatisch die einzelnen Belegdaten, wie beispielsweise den Rechnungsbezug, Lieferant, Datum, Belegnummer, Summen sowie Positionsdaten. In der ersten Sichtprüfung erkennt der Mitarbeiter sofort, ob die Daten korrekt sind und die Rechnung in den Workflow zur Rechnungsprüfung weitergeleitet werden kann. Die Lösung speichert alle Informationen in der digitalen Akte ab.

  • Digitalisierung des gesamten Rechnungsworkflows
  • Digitale Verteilung (standortübergreifend) der Rechnungen zur Prüfung und Freigabe
  • Terminerinnerung (z. B. für den Skonto Abzug)
  • Jederzeitiger Überblick über den Stand der Bearbeitung
  • Zentrale Datenverwaltung inkl. elektronischer Signaturfunktion
  • Autorisierter Zugriff – kein ungewollter Einblick
  • Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten – jederzeit
  • Rechtssichere Archivierung und vollständige Digitalisierung aller Dokumente

  • Abschaffung von Aktenordnern und Kopiervorgängen
  • Automatisierte Verteilung der Rechnungen zur Prüfung und Freigabe
  • Transparenz, wo sich die Rechnungen im Prozess befinden
  • Reduzierung der Freigabezeiten (Rechnungsfreigabe auch mobil auf Geschäftsreise oder aus dem Homeoffice möglich)
  • Intuitive Bedienung
  • Geringer Konfigurationsaufwand & kurze Einarbeitungszeit
  • Automatische Übernahme der Belegdaten (z. B. Bestellbezug, Lieferant, Belegnummer) – Wegfall manueller Erfassung und möglicher Erfassungsfehler

Die Eingangsrechnungs­verarbeitung der COI im Detail

Dank des vorkonfigurierten und individuell anpassbaren Workflows erfolgt die Verteilung Ihrer Eingangsrechnungen in COI-BusinessFlow automatisch. So wird die Rechnung nach der formalen Prüfung an die entsprechende Fachabteilung zur Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Es werden alle Workflowschritte protokolliert, um jederzeit die erforderliche Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

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Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung erkennt automatisch die einzelnen Belegdaten, wie bspw. Bestellbezug, Lieferant, Datum, Belegnummer, Beträge sowie Positionen und speichert die Informationen zusammen mit dem Beleg in der zu dem Vorgang gehörenden Akte ab. In dieser befinden sich auch weitere Dokumente, wie beispielsweise Schriftverkehr zu vereinbarten Sonderkonditionen – diese können somit reibungslos mit aufgenommen und berücksichtigt werden. Dank Terminerinnerungen haben Sie alle Fälligkeiten immer im Blick und verpassen keine Fristen mehr.

Häufig gestellte Fragen über die elektronische Eingangsrechnungs­verarbeitung

Rechtssicherheit

Sind Rechnungen erst einmal in das DMS System migriert (entweder durch automtisiertes Einakten via Schnittstelle oder aber durch Scan bei analogen Rechnungen), werden diese im Archiv passend zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit abgelegt. Maßgeblich für das Verfahren der rechtssicheren Archivierung sind die gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen. Sie verlangt auch eine genaue Verfahrensdokumentation, welche die Umsetzung des Eingangsrechnungsverarbeitungsprozesses beschreibt. Im Detail geht es darum, die kundenspezifisch umgesetzten digitalen Prozessteile der Verarbeitung inklusive aller rechtsrelevanten Sachverhalte zu dokumentieren und den jeweiligen IST-Zustand vollständig und zeitgenau in der Dokumentation inkl. jeglicher Veränderungen zu beschreiben. Hier wird auch beschrieben, wie eine Unveränderbarkeit der Belege über den digitalen Prozess sichergestellt werden kann. Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von COI-BusinessFlow ist die Historie des Bearbeitungsprozesses automatisch mit abgebildet und kann so viel besser nachgewiesen werden. Die Unveränderbarkeit der Belegdaten wird zudem auch durch die Speicherung in entsprechenden Formaten sichergestellt.

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Scannen

Rechnungen, die weiterhin in Papierform im Unternehmen eintreffen, werden z. B. in der Poststelle direkt eingescannt. Da man die Rechnungen nicht einzeln, sondern im Stapel verarbeiten möchte – Thema Zeitersparnis – werden zur Trennung der einzelnen Rechnungsbelege gängige Standardverfahren, wie z. B. die Nutzung von Trennblättern oder Barcodes, eingesetzt. Über das Scanverfahren gelangen die ehemals auf Papier vorliegenden Rechnungen als digitale Rechnung in den Verarbeitungsstapel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Bereits digital vorliegende Rechnungen, z. B. eingetroffen im elektronischen Postfach (z. B. invoice@firmenname.de) des Unternehmens für digitale Rechnungen, werden ebenfalls diesen Verarbeitungsstapeln zugeordnet.

Übrigens: Mit der Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU in Deutschland ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gesetzlich gleichgestellt.

ZUGFeRD

Seit Juni 2014 gibt es ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), einen bundesweiten Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung. 

Um Ihnen den elektronischen Rechnungsaustausch so einfach wie möglich zu machen, hat die COI zusammen mit ihren Partnern Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH und callas software GmbH die Lösung connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV entwickelt. Damit lassen sich Rechnungen per Knopfdruck direkt aus der Microsoft-Anwendung heraus im PDF/A3-Format generieren und verschicken.

Über den connect.ZUGFeRD-Service, der als Cloud-Dienst arbeitet, werden die Rechnungsdaten mit den Metadaten der Rechnung entsprechend dem ZUGFeRD-Datenmodell (XML-Datei) verarbeitet und an den Empfänger per E-Mail verschickt. Die sonst mit der Rechnungsstellung verbundenen Tätigkeiten, wie z. B. Rechnungsdruck, Kuvertierung, Frankieren, Versand, entfallen komplett.

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E-Mail Rechnungen

Rechnungen, die bereits digital vorliegen, können direkt aus dem elektronischen Postfach der Eingangsrechnungen dem Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zugeordnet werden. Der Ausdruck dieser Rechnungen mit anschließendem Scanvorgang ist nicht notwendig. Mit der Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung ist auch eine analoge Ablage hinfällig.

Modulverknüpfungen

Rechnungen treffen im Posteingang des Unternehmens ein, werden dort als solche erkannt und in den vom Unternehmen definierten Prüfprozessen übergeben. Die Prüfung der Rechnung ist immer mit einem Abgleich der im Zusammenhang mit der Rechnung stehenden Dokumente und Vorgangsinformationen verbunden. Hier ein paar Beispiele:

  • Gab es zur Rechnung eine Bestellung?
  • Wurden Sonderkonditionen mit dem Lieferanten vereinbart (E-Mails, Telefonnotizen, Schriftverkehr)?
  • Gab es im Vorfeld einen Schriftverkehr zur Rechnung (weitere Vereinbarungen in Verbindung mit der Bestellung)?
  • Gibt es bereits eine Lieferung mit Lieferschein?
  • Liegen Reklamationen vor, z. B. beschädigte Lieferung?

Damit steht die Rechnung immer in Verbindung mit anderen im Unternehmen relevanten Informationen und Dokumenten. Genau hier schafft die digitale Aktenbildung einen wichtigen Mehrwert und legt alle zur Rechnung gehörenden Daten und Dokumente passend in einer Akte ab. Die Zuordnung kann dabei auch automatisch erfolgen, wenn z. B. zur Rechnung bereits eine Bestellung und Schriftverkehr entstanden ist, der in der DMS-Anwendung bereits zu einer Lieferantenakte geführt hat. Mit COI-BusinessFlow können Sie grundsätzlich alle Module aufeinander aufbauend oder miteinander verknüpft einsetzen. Gerne beraten wir Sie dazu!

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Rechnungsfreigabeworkflow

Ein Rechnungsfreigabeworkflow ist eine vollautomatische, digitale Weiterleitung von Rechnungsdokumenten zur Prüfung und zur Freigabe. Die Rechnungen gehen also beispielsweise via E-Mail in der Verwaltungsabteilung ein und werden in die digitale Akte eingelesen. Ein Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung bekommt sodann eine Nachricht via E-Mail oder Notification im System, dass eine neue Aufgabe ansteht. Die Rechnungsprüfung kann vollzogen und die Rechnung via elektronischer Signatur freigegeben werden. Sobald die Rechnung freigegeben ist, wird sie automatisch an die jeweils nächste Station im Unternehmen weitergeleitet.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

Alle Module von COI-BusinessFlow sind individuell und auf Ihre Anforderungen angepasst implementierbar. Dabei wachsen wir mit Ihren Anforderungen einfach mit!

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!