Im Projektgeschäft muss jeder Projektbeteiligte immer und überall den Überblick behalten; dazu bedarf es einer perfekt strukturierten Datenhaltung. Die Digitale Projektakte sammelt und strukturiert alle zu einem Projekt gehörenden Informationen – unabhängig vom eingesetzten Medium.
Projektpläne, Protokolle, der Schriftverkehr in Papierform und in E-Mails, Telefonnotizen, kaufmännische und technische Unterlagen, elektronisch oder noch papierbasiert etc. nimmt die Anwendung auf und ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. Basierend auf dem leistungsstarken Dokumentenmanagement System COI-BusinessFlow, bietet die digitale Projektakte eine auf unsere Kunden abgestimmte Lösung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Diese Vorteile bietet das Dokumentenmanagement von COI-BusinessFlow
Digitale Projektakte als passgenaue Lösung für das Projektmanagement
In der digitalen Projektakte werden nicht nur Dokumente, sondern auch Workflows und virtuelle Aktenstrukturen verankert. So können sich Ihre Mitarbeiter rein auf die Projektabwicklung konzentrieren und reduzieren die Such- und Verwaltungszeiten. Mobile Schnittstellen – bspw. via E-Mail – ermöglichen es zudem, dass Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst Daten in die Akte integrieren oder welche aus der Akte heraus einsehen können. Dieser Zugriff existiert weltweit.
- Vordefinierte Aktenstruktur der Projektakte, bei Bedarf anpassbar
- Umfassendes Funktionsangebot zur effektiven Dokumenten- und Informationsverarbeitung, wie z. B.
- Dokumentkommentare und Markierungsfunktion (Redlining)
- Dokument- und Aktenversand
- Individueller Schreibtisch je Nutzer
- Scanfunktion
- Import per Drag & Drop
- Dokumentversionierung
- Umlaufmappen
- Historienfunktion
- Mobiler Zugriff auf Ihre Projektakten, z. B. über Smartphone oder Tablet
- Unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung
- Höchste Flexibilität durch das integrierte Rollen- und Rechtekonzept
- Wegfall redundanter Daten- und Aktenhaltung
- Immer aktuelle Informationen zum Projekt durch die integrierte Versionsverwaltung
- Flexible Recherche- und Suchfunktionen, z. B. akten-, anwender- oder prozessbezogen, Volltextsuche
- Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten durch die Nutzung von digitalen Verteilmechanismen
- Zentrale Lösung für alle Projektakten
- Dezentrale Nutzung der Projektakten, z. B. in der Zentrale, beim Kunden, in den Niederlassungen, im Homeoffice und vor Ort (mobiler Zugriff)
- Schnelle und unkomplizierte Verteilung von Dokumenten und Akten
- Transparenz über Stand der Bearbeitung für alle beteiligten Mitarbeiter
- Alle Projektangehörigen haben jederzeit vollen Überblick über die Projektstände
- Mitarbeiter bearbeiten Projekte schneller
- Projekte werden allgemein transparenter
- Die Verwaltungszeit, z. B. für die Zuordnung und Ablage von Informationen und Dokumenten eines Projekts, wird auf ein Minimum reduziert
Die digitale Projektakte im Detail
Sämtliche relevante Dokumente und Daten stehen den Mitarbeitern auf ihrem Schreibtisch als digitale Projektakte zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter im Projekt kann sich die gerade für ihn notwendigen Akten in seinem persönlichen Schreibtisch vorhalten. Jede weitere Akte ist mit einer Volltext Schnellsuche nur einen Klick ohne Ladezeiten entfernt. Wenn sich PDF Dokumente oder Bilder in den Akten befinden, hilft die integrierte Vorschau, das richtige Dokument zu identifizieren. Mit nur einem Klick kann das Dokument zudem in der dazugehörigen Software, sei es Office, CAD, Photoshop u. v. m., bearbeitet und dann wieder in das DMS gespeichert werden.
Strukturen erleichtern die täglichen Abläufe und bieten dem Mitarbeiter genügend Komfort, um in komplexen Projekten die Übersicht zu behalten. Die Projektakte unterstützt den Mitarbeiter schon bei der Projektanlage mit vordefinierten Projektstrukturen, die sich, abhängig vom Projektstatus, dynamisch erweitern. Ihre Mitarbeiter können so schnell und unkompliziert mit COI-BusinessFlow arbeiten. Oft sind bereits vordefinierte Fileserverstrukturen fest im Unternehmen verankert. Für diesen Fall kann COI-BusinessFlow die genauen Strukturen nachbilden, um den Umstieg zu erleichtern und gut funktionierende Prozesse noch effizienter zu machen.
Einblick in die Lösung:
Eine Dokumentenmanagement Software – viele Schnittstellen
COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.
Sichere Implementierung und ideale Betreuung
Dokumente prozessoptimiert verwalten
Weitere Module im Überblick
News, Events & Webinare
Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!
