Auch in unserem Unternehmen ist der Büroalltag von jetzt auf gleich komplett auf den Kopf gestellt worden. Volle Büros Anfang des Jahres 2020 standen quasi wortwörtlich von heute auf morgen leer. Kaum einer von den Kolleginnen und Kollegen hätte damals gedacht, dass der Wechsel ins Homeoffice so lange andauern würde.
Tatsächlich arbeiten wir immer noch – nun fast seit zwei Jahren – überwiegend von Zuhause aus und in vielen anderen Unternehmen ist es ebenso. Wir haben uns mittlerweile daran gewöhnt, dass der Kaffee zwar aus der eigenen Kaffeemaschine kommt, dafür ist der Weg zur Arbeit und zum Schreibtisch aber nun wesentlich kürzer.
Klar, auch unsere IT musste anfangs die neuen Anforderungen bei so vielen externen und gleichzeitigen Zugriffen meistern. So schwierig, wie man sich vor der Pandemie den vollständigen Wechsel ins Homeoffice vorgestellt hatte, war es dann aber zum Glück doch nicht. Dokumente und Daten lagen schon vorher in den zentralen Anwendungen des DMS-, CRM- und ERP-Systems. Zugegebenermaßen mussten aber auch wir den einen oder anderen Arbeitsprozess anpassen und unser ECM den neuen Gegebenheiten angleichen. Wir lösten dies sehr flexibel und praxisorientiert, sodass schon nach kurzer Zeit alle zentralen Prozesse optimiert und „ready for home office“ genutzt werden konnten.
Auch Teamsitzungen – und hier fehlt tatsächlich kein „s“ am Ende des Wortes Team –, die zuvor in den Besprechungsräumen unseres Unternehmenssitzes stattfanden, stellten wir unkompliziert auf Microsoft Teams-Sitzungen um. Zwar waren zu Beginn der digitalen Sitzungen noch nicht alle Kameras an, aber auch ohne „Vorgabe von oben“ haben sich die digitalen Besprechungen mit Wort und Bild sehr gut etabliert. Die Web-Anwendungen, wie z. B. der ECM-Webclient sorgen für zusätzliche Flexibilität und alle Dokumente sind stets nur einen Klick weit vom Schreibtisch entfernt.
Was jedoch bleibt, sind die leerstehenden Büroflächen. Unsere Mitarbeiter treffen sich mittlerweile zwar wieder des Öfteren im Unternehmen, doch letztlich denken auch wir aktuell darüber nach, wie unser „Büro der Zukunft“ aussehen soll. Weniger Quadratmeter Fläche sind hier sicherlich mehr. Denn künftig möchten wir das Homeoffice mit unserem „Büro der Zukunft“ verbinden.
So wird der Fokus auf mehr Möglichkeiten für gemeinsames Arbeiten, mehr Platz für den teamübergreifenden Austausch und mehr Flexibilität des Arbeitsplatzes liegen. Ein neuer Aufbruch, der spannend ist und viele Chancen für ein besseres und effektiveres Arbeiten bietet. Zudem nutzen wir das Potenzial für eine bessere Work-Life-Balance. Das freut unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist ein wichtiger Schritt für eine weiterhin moderne und dynamische Unternehmenskultur.