Wer kennt diesen Spruch nicht? Doch Ordnung sieht für jeden etwas anders aus. Was für den einen ordentlich ist, wirkt für den anderen eher chaotisch oder auch unordentlich. Dies ist im privaten Umfeld so und auch in der Arbeitswelt gibt es hier wesentliche Unterschiede. Hier ist Flexibilität gefragt, auch bei der Nutzung digitaler Ablagen.
Auch wenn das Sortieren von Dokumenten, die Ordnung auf dem Computer und das richtige Ablegen von Dokumenten zunächst erst einmal zeitintensiv erscheint, lohnt sich die Mühe. Alles hat wieder seinen Platz, wir finden Dinge leichter, können schneller darauf zugreifen und sind somit wesentlich effizienter. Und ist der Schreibtisch wieder ordentlich, denkt man sich meistens, warum man diesen schon nicht viel eher „entrümpelt“ hat.
Wir haben ein paar Tipps und Tricks zusammengestellt, die Ihnen dabei helfen, für Ordnung am Arbeitsplatz zu sorgen. Fangen wir mit ein paar generellen Tipps an:
1. ENTLEDIGEN SIE SICH DER ZETTELWIRTSCHAFT …
… und schmeißen Sie nicht benötigte Papiere weg. Prüfen Sie, welche der benötigten Dokumente und Unterlagen noch in Ablagefächern oder Ordner und Akten einsortiert werden müssen oder ob sie nicht gleich den Weg in eine digitale Ablage, z. B. in einem DMS finden sollten.
2. WENIGER IST MEHR
Entfernen Sie alle Gegenstände von Ihrem Schreibtisch, die Sie nicht wirklich tagtäglich benötigen. Diese müssen Sie nicht gleich entsorgen. Ein zeitweises „Parken“ in Rollcontainern hilft, um nach ein paar Wochen nicht mehr benötigte Sachen aus dem Rollcontainer letztlich auszusortieren. Das schafft Platz und befreit nicht nur den Arbeitsplatz von lästigen Dingen.
3. AUFRÄUMEN DER FESTPLATTE UND DES FILESERVERS
Wenn die digitale Ablage strukturiert und gut sortiert ist, ist dies schon die halbe Miete. Warum also nicht auch gleich die Gelegenheit nutzen und jeglichen Datenmüll loszuwerden und nicht mehr benötigte Daten und Dokumente zu löschen. So verschaffen Sie sich einen besseren Überblick und haben anschließend mehr Platz für neue Daten und Dokumente. Aus einem gut gepflegten Filesystem ist der Wechsel zu einer DMS-basierten Ablage ein Kinderspiel, um Informationen zentral im Unternehmen verfügbar zu machen.
4. ORDNER UND DATEN KATEGORISIEREN
Damit Sie auf nur einen Blick eine Übersicht über Ihre Daten erhalten, sollte die Anzahl der Unterordner übersichtlich bleiben. Dabei es empfiehlt es sich, die Ordner und die darin enthaltenen Daten entsprechend zu kategorisieren.
5. WECHSEL ZU EINER ZENTRALEN DMS-ABLAGE
Ein gepflegter Fileserver oder eine gut sortierte Festplatte des persönlichen Notebooks ist lobenswert, aber dennoch schränken diese Ablagen die Nutzer ein. Besser ist es, die zentrale Ablage eines DMS zu nutzen. Informationen werden zentral abgelegt, Standardkataloge unterstützen die Anwender bei der Ablage der Dokumente und Informationen stehen im Unternehmen zentral zur Verfügung.
Auch wir haben uns zum Ziel gesetzt, für mehr Ordnung und Struktur im Arbeitsalltag unserer Kunden zu sorgen. Mit COI-BusinessFlow kommt Ordnung in die Ablage und mit der digitalen Archivierung finden Sie all Ihre Daten und Dokumente mit nur einem Klick. Auch das Ablegen und Einsortieren von Dokumenten wird durch die automatische Klassifizierung zum Kinderspiel. Wir machen Schluss mit Papierchaos und dem ewigen Suchen nach Informationen und Sie können sich auf Ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren.