Das auf Nachhaltigkeit ausgerichtete Gut Steinbach Hotel & Chalets im Chiemgau bietet als Heimatrefugium in den Bergen auf 50 ha Land Erholung und Natur pur. Es besteht aus einem Haupthaus mit knapp 55 Zimmer und Suiten, einem Hofgebäude mit 3 Suiten und 7 Chalets. 2021 wurde die Küche komplett neu gebaut, im Dezember 2021 entsteht ein neuer SPA-Bereich auf knapp 2000 m² Innen- und Außenfläche und ein neues Personalhaus wird zusätzlich gebaut. Mit der Einführung unserer Dokumentenmanagementlösung COI-BusinessFlow stellt sich das Hotel nun auch in Sachen eAkte neu auf.
- Unternehmensgröße: 51-200 Mitarbeiter
- Haupsitz: Rottach-Egern (Deutschland), Bayern
Beschreibung der COI-BusinessFlow-Einführung
Aufwändige Ablagevorgänge für Papierakten, zeitintensive Recherchen und unübersichtliche Termine bei der Vertragsverwaltung waren die Ursache bei der Suche nach einem modernen und leistungsstarken Dokumentenmanagement System. Die Moltke-Gruppe entschied sich letztlich für COI-BusinessFlow und die Module Vertragsmanagement und eAkte, um damit den Weg zur digitalen Aktenverwaltung zu beschreiten. Im Bereich der Stammakte verwaltet die kaufmännische Leitung mandantenabhängige Verträge, digitale Personalakten, Bauakten und sonstige Dokumente. In den Bauakten werden alle Informationen zu den Bauprojekten gespeichert. Dabei werden die Unterlagen sowohl in der Stammakte, wie auch in der Bauakte in vorgegebenen Registern abgelegt, damit die am Bauprojekt beteiligten Mitarbeiter, Architekten und Sub-Unternehmen gezielt auf alle wesentlichen Informationen zugreifen können.
Das Register der Bauakte deckt die Bereiche Grundrisse und Pläne, Bauanträge, Architektenverträge, Baugenehmigungen, Baucontrolling und Abnahmen ab. Speziell eingerichtete Suchfunktionen erleichtern das Auffinden der jeweiligen Informationen in der eAkte, sodass die Unterlagen sowohl über die Aktenstruktur, als auch direkt gefunden werden können. Zusätzlich zu den gängigen Office-Dokumentformaten, unterstützt die COI-Lösung auch verschiedenste CAD-Dateiformate und bietet über die Volltextindizierung auch Suchfunktionen per Volltext an. Zur Verbesserung der Prozesse im Bereich der Vertragsverwaltung nutzt das Unternehmen ein weiteres Modul von COI-BusinessFlow, nämlich das digitale Vertragsmanagement.
Smarte Funktionen wie Terminierung, Statusverwaltung, Protokollierung, Versionsführung, E-Mail-Erinnerung und die revisionssichere Archivierung sorgen dafür, dass die Mitarbeiter alle Termine zu den aktuellen Verträgen sicher im Blick haben. Durch die digitale Verwaltung der Vertragsunterlagen werden Durchlaufzeiten verkürzt und alle Unterlagen zentral, transparent und zukunftssicher digital verwaltet. Neben Verträgen über Bankkredite, Darlehens-, Giro-, Kauf- und Leasingverträge verwaltet die Lösung u. a. auch Kooperations-, Dienstleistungs- und Arbeitsverträge.
„Durch die Einführung der DMS-Lösung COI-BusinessFlow mit den Modulen Vertragsmanagement und eAkte haben wir endlich alle Akten und Informationen sicher im Griff. Lästige Sucharbeiten, die wir vorher täglich bei den Papierunterlagen hatten, gehören endlich der Vergangenheit an. Durch die offene und anpassbare Lösung COI-BusinessFlow konnten wir zusätzlich in kürzester Zeit unsere Subunternehmer an den digitalen Akten teilhaben lassen und in die digitalen Abläufe integrieren. Gerade im Bereich der Bauprojekte ist dies ein wesentlicher Vorteil.“
Herr Stefan Steck, Projektleiter für die Einführung von COI-BusinessFlow und kaufmännischer Leiter der Moltke Unternehmensgruppe.
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