Die Herausforderung
Archivierungsmöglichkeiten in SAP
Bei der täglichen Arbeit mit SAP entstehen mit der Zeit große Mengen an Dokumenten und Daten. Um die SAP-Datenbanken zu schonen, werden nicht mehr aktuell benötigte Daten regelmäßig archiviert, um das SAP-System weiter effizient nutzen zu können.
Diese archivierten Daten müssen dabei langfristig gesichert, gleichzeitig jedoch bei Bedarf jederzeit wieder zugänglich sein. Darüber hinaus spielen auch gesetzliche Richtlinien wie die Revisionssicherheit und konkrete Aufbewahrungsfristen eine wichtige Rolle.
SAP selbst bietet als Archivierungsmöglichkeit zwar den SAP Content Server, für eine effiziente und den gesetzlichen Vorgaben entsprechende SAP-Archivierung auch großer Datenmengen empfiehlt sich die Anbindung externer Dienste – wie COI-BusinessFlow.
Unsere Schnittstellen zur SAP-Archivierung im Detail:
Die in COI-BusinessFlow integrierte Schnittstelle SAP ArchiveLink ermöglicht die Archivierung von Dokumenten und Daten direkt aus dem SAP-System heraus. SAP ArchiveLink ist ein im SAP-System integrierter Dienst, welcher in COI-BusinessFlow abgelegte Dokumente mit den im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen verknüpft.
Die inhaltliche Verknüpfung an das Archivsystem COI-BusinessFlow gewährleistet den einfachen Zugriff auf die Dokumente. Durch die Kopplung der beiden Systeme können sich SAP-Anwender abgelegte (Original-)Dokumente direkt aus dem Belegsatz innerhalb der SAP-Oberfläche anzeigen lassen. COI-BusinessFlow erkennt die archivierten SAP-Dokumente über die von SAP gelieferte Dokumenten-ID. Auch die Recherche nach abgelegten Dokumenten und Daten erfolgt durchgängig über die gewohnte SAP-Benutzeroberfläche.
Durch SAP ArchiveLink entfallen zeitaufwändige Arbeitsabläufe, wie beispielsweise das Vervielfältigen von Originalen, Suchen vorgangsbezogener Informationen oder der Wechsel zwischen SAP und dem Archivsystem etc.
Funktionen:
- Archivierung von Originaldokumenten
- Archivierung von SAP-Daten:
- Drucklisten bzw. Druckdaten, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine
- ADK Datenarchivierung
- KPro-Knowledge Provider
- DART
- usw.
Die Schnittstelle SAP ArchiveLink plus für COI-BusinessFlow erweitert die bereits unter SAP ArchiveLink beschriebenen Standardleistungen um zusätzliche Funktionen. Neben der klassischen Ablage von Objekten werden zudem bestehende Metadaten des SAP-Systems mit übergeben. Über COI-BusinessFlow können auch Nicht-SAP-Mitarbeiter auf die entsprechenden SAP-Dokumente zugreifen.
Nachfolgend eine Einsatzmöglichkeit im kaufmännische Bereich.
Im Rahmen eines Verkaufsprozesses in SAP entstehen vielfältige Geschäftsobjekte, wie z. B.
- Angebotsanfrage
- Angebot
- Auftrag
- Lieferschein
- Rechnung
- Korrespondenz (Briefe, Faxe, E-Mails)
Diese zugehörigen Dokumente werden den jeweiligen Geschäftsobjekten aus SAP zugeordnet. Ein Zugriff auf die Dokumente ist im Rahmen der SAP-Standardfunktionalität jedoch nur über das jeweilige Geschäftsobjekt möglich.
Mit den ArchiveLink plus Mechanismen ist es möglich, automatisch verschiedene Sichten in COI-BusinessFlow zu erzeugen. Anhand der Metadaten werden die mit SAP verknüpften Dokumente entsprechenden Ordnern zugeordnet, wie z. B. Kundenordnern, und für den Anwenderzugriff strukturiert. Neben der Dokumentsuche haben Anwender die Möglichkeit, in die erzeugten Ordnerstrukturen zu navigieren und auf alle zum Vorgang gehörenden Dokumente und Informationen direkt zuzugreifen.
Sollte des SAP-System nicht verfügbar sein, können Anwender durch den Einsatz der ArchiveLink plus-Schnittstelle trotzdem auf die jeweiligen SAP-Dokumente über COI-BusinessFlow zugreifen.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
- Optimierung der SAP-Installation durch Erweiterung der Funktionalitäten, z. B. SAP-Metadaten Übergabe an COI-BusinessFlow
- Sichere Ablage der Daten in einem externen Archiv steigert die Systemperformance des zugrundeliegenden Systems
- Einfache Suche aus dem SAP-Client heraus
- Suche auch ohne eigene SAP-Client-Installation
Funktionen:
- Übernahme der SAP-Attributierung
- Automatischer Aufbau von Aktenstrukturen im Archiv
- Verbindung von SAP- und NON-SAP-Daten
Der Connector for SAP ILM (BC-ILM 3.1) ermöglicht eine unkomplizierte und schnelle Anbindung von COI-BusinessFlow als SAP ILM Archiv.
Mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) kann innerhalb der SAP-Anwendung der Lebenszyklus produktiver sowie archivierter Daten regelbasiert verwaltet werden. Ein Hauptziel ist die Kontrolle der Daten, von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Der Kern von SAP ILM ist dabei die Datenarchivierung, die Überwachung und Bereinigung der Archivbestände, um das Datenbankvolumen zu reduzieren.
Durch die Definition von Aufbewahrungsfristen und Sperren werden Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend vernichtet.
Voraussetzung für SAP ILM ist immer ein SAP ILM-fähiges Archiv, welches über die WebDAV-basierte SAP ILM-Schnittstelle implementiert wird. Mit dem COI-BusinessFlow Connector for SAP ILM steht solch ein Archiv zur Verfügung.
Funktionen:
- Reduzierung des Datenbankvolumens durch revisionssichere Archivierung von SAP-Daten
- Fristgerechte Aufbewahrung von abgelegten SAP-Daten
- Rechtsfallbedingte Sperren auf abgelegte SAP-Daten
- Archivierung und fristgerechte Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus SAP-Altsystemen
- Rechtskonformes Löschen von SAP-Daten
Unverbindliche Beratung erhalten
SAP ILM Archivierung
DSGVO-konform anwenden
Mit der SAP ILM Schnittstelle zu COI-BusinessFlow setzen Sie die Anforderungen der DSGVO in Verbindung mit SAP konsequent um und decken die Themen Datenarchivierung, Retention Management und Retention Warehouse ab.
Datenarchivierung
Bei der Datenarchivierung werden nicht mehr benötigte Massendaten aus der Datenbank entfernt und im Archiv abgelegt. In diesem Zusammenhang werden auch die Anforderungen an die Datenvernichtung und die Erstellung von Snapshots mit unterstützt.
Retention Management
Beim Rentention Management steht der Lebenszyklus der Daten im Fokus. Dieser wird über Regeln und Richtlinien begleitet, um z. B. die Datenaufbewahrung und das Vernichten der Daten zu steuern. Außerdem werden personenbezogene Daten gesperrt, archiviert oder gelöscht. Die Legal-Hold-Funktion ermöglicht das Setzen einer Sperre auf Daten, die zu einem bestimmten Rechtsfall gehören und eingefroren werden sollen. So haben Sie immer die optimale Kontrolle über Ihre Daten.
Retention Warehouse
Das Retention Warehouse unterstützt Sie beim Auditing und Reporting sowie bei der Stilllegung eines gesamten Systems.
- Minimierung der Daten im SAP-System
- Realisierung des eingeschränkten Zugriffs auf personenbezogene Daten
- Erfüllung der Anforderungen zur Daten-Aufbewahrung und -Löschung
- Direkte Unterstützung der Abbildung des Lebenszyklus von Daten
- Umfassende Funktionen zur Systemstilllegung
Dokumente prozessoptimiert verwalten
News, Events & Webinare
Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!
