COI-BusinessFlow bietet vier Schnittstellen zu SAP.

Über die zertifizierte ArchiveLink-Schnittstelle können Dokumente aus SAP in COI-BusinessFlow abgelegt und in SAP wieder zur Anzeige gebracht werden. Die Schnittstellen SAP ArchiveLink plus und SAP Function Integration bieten darüber hinaus die Möglichkeit, zusätzliche Informationen bidirektional zwischen COI-BusinessFlow und SAP auszutauschen.



Mit dem Connector for SAP ILM steht Unternehmen, welche SAP in Verbindung mit SAP ILM einsetzen, eine Schnittstelle zwischen COI-BusinessFlow und dem führenden ERP-System zur Verfügung.
Unterschiedliche Erweiterungen optimieren die im SAP-System ablaufenden Geschäftsprozesse und ermöglichen die revisionssichere Archivierung der zum SAP-System gehörenden Dokumente.
Die ECM-Suite COI-BusinessFlow integriert sich so als zentrale leistungsfähige Informationsplattform in SAP.

SAP & COI-BusinessFlow – Die Schnittstellen im Überblick:

Die in COI-BusinessFlow integrierte Schnittstelle SAP ArchiveLink ermöglicht die Archivierung von Dokumenten und Daten direkt aus dem SAP-System heraus. SAP ArchiveLink ist ein im SAP-System integrierter Dienst, welcher in COI-BusinessFlow abgelegte Dokumente mit den im SAP-System erfassten Anwendungsbelegen verknüpft.

Die inhaltliche Verknüpfung an das Archivsystem COI-BusinessFlow gewährleistet den einfachen Zugriff auf die Dokumente. Durch die Kopplung der beiden Systeme können sich SAP-Anwender abgelegte (Original-)Dokumente direkt aus dem Belegsatz innerhalb der SAP-Oberfläche anzeigen lassen. COI-BusinessFlow erkennt die archivierten SAP-Dokumente über die von SAP gelieferte Dokumenten-ID. Auch die Recherche nach abgelegten Dokumenten und Daten erfolgt durchgängig über die gewohnte SAP-Benutzeroberfläche.

Durch SAP ArchiveLink entfallen zeitaufwändige Arbeitsabläufe, wie beispielsweise das Vervielfältigen von Originalen, Suchen vorgangsbezogener Informationen oder der Wechsel zwischen SAP und dem Archivsystem etc.

Funktionen:

  • Archivierung von Originaldokumenten
  • Archivierung von SAP-Daten:
    • Drucklisten bzw. Druckdaten, z. B. Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine
    • ADK Datenarchivierung
    • KPro-Knowledge Provider
    • DART
    • usw.

Die Schnittstelle SAP ArchiveLink plus für COI-BusinessFlow erweitert die bereits unter SAP ArchiveLink beschriebenen Standardleistungen um zusätzliche Funktionen. Neben der klassischen Ablage von Objekten werden zudem bestehende Metadaten des SAP-Systems mit übergeben. Über COI-BusinessFlow können auch Nicht-SAP-Mitarbeiter auf die entsprechenden SAP-Dokumente zugreifen.

Des Weiteren kann SAP um die Funktionen von COI-BusinessFlow ergänzt werden, sodass SAP-Dokumente mit allen COI-BusinessFlow-spezifischen Möglichkeiten genutzt werden können.

Im Rahmen eines Verkaufsprozesses in SAP entstehen vielfältige Geschäftsobjekte, wie z. B.

  • Angebotsanfrage
  • Angebot
  • Auftrag
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Korrespondenz (Briefe, Faxe, E-Mails)

Diese zugehörigen Dokumente werden den jeweiligen Geschäftsobjekten aus SAP zugeordnet. Ein Zugriff auf die Dokumente ist im Rahmen der SAP-Standardfunktionalität jedoch nur über das jeweilige Geschäftsobjekt möglich.

Mit den ArchiveLink plus Mechanismen ist es möglich, automatisch verschiedene Sichten in COI-BusinessFlow zu erzeugen. Anhand der Metadaten werden die mit SAP verknüpften Dokumente entsprechenden Ordnern zugeordnet, wie z. B. Kundenordnern, und für den Anwenderzugriff strukturiert. Neben der Dokumentsuche haben Anwender die Möglichkeit, in die erzeugten Ordnerstrukturen zu navigieren und auf alle zum Vorgang gehörenden Dokumente und Informationen direkt zuzugreifen.

Sollte des SAP-System nicht verfügbar sein, können Anwender durch den Einsatz der ArchiveLink plus-Schnittstelle trotzdem auf die jeweiligen SAP-Dokumente über COI-BusinessFlow zugreifen.

Ihre Vorteile auf einen Blick:

  • Optimierung der SAP-Installation durch Erweiterung der Funktionalitäten, z. B. SAP-Metadaten Übergabe an COI-BusinessFlow
  • Sichere Ablage der Daten in einem externen Archiv steigert die Systemperformance des zugrundeliegenden Systems
  • Einfache Suche aus dem SAP-Client heraus
  • Suche auch ohne eigene SAP-Client-Installation

Funktionen:

  • Übernahme der SAP-Attributierung
  • Automatischer Aufbau von Aktenstrukturen im Archiv
  • Verbindung von SAP- und NON-SAP-Daten

 

Eine noch umfangreichere Kopplung an das SAP-System bietet die Schnittstelle SAP Function Integration. Ergänzend zu den Schnittstellen SAP ArchiveLink und SAP ArchiveLink plus erlaubt SAP Function Integration eine direkte Kommunikation mit SAP-Funktionsbausteinen, wobei beliebige SAP-Funktionsbausteine aus COI-BusinessFlow heraus aufgerufen werden können.

Beispielsweise ermöglicht der Aufruf des Funktionsbausteins ARCHIV_CONNECTION_INSERT (ACI) die Übergabe von externen Metadaten an das SAP-System. Damit können Dokumente aus COI-BusinessFlow in SAP automatisch bekanntgemacht und mit den zugehörigen Geschäftsobjekten verknüpft werden. Manuelle Schritte für das Verknüpfen der Objekte entfallen somit.

Funktionen:

  • Aufruf von SAP-Funktionsbausteinen aus COI-BusinessFlow heraus
  • Unterstützung des SAP-Workflows durch Bereitstellung extern gewonnener Informationen
  • Externe Dokumentation von Statusübergängen im Knowledge Provider

 

Der Connector for SAP ILM ermöglicht eine unkomplizierte und schnelle Anbindung von COI-BusinessFlow als SAP ILM Archiv.

Mit SAP Information Lifecycle Management (SAP ILM) kann innerhalb der SAP-Anwendung der Lebenszyklus produktiver sowie archivierter Daten regelbasiert verwaltet werden. Ein Hauptziel ist die Kontrolle der Daten, von der Erstellung bis zur endgültigen Löschung. Der Kern von SAP ILM ist dabei die Datenarchivierung, die Überwachung und Bereinigung der Archivbestände, um das Datenbankvolumen zu reduzieren.

Durch die Definition von Aufbewahrungsfristen und Sperren werden Daten entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbewahrt und anschließend vernichtet.

Voraussetzung für SAP ILM ist immer ein SAP ILM-fähiges Archiv, welches über die WebDAV-basierte SAP ILM-Schnittstelle implementiert wird. Mit dem COI-BusinessFlow Connector for SAP ILM steht solch ein Archiv zur Verfügung.

Funktionen:

  • Reduzierung des Datenbankvolumens durch revisionssichere Archivierung von SAP-Daten
  • Fristgerechte Aufbewahrung von abgelegten SAP-Daten
  • Rechtsfallbedingte Sperren auf abgelegte SAP-Daten
  • Archivierung und fristgerechte Aufbewahrung von Daten und Dokumenten aus SAP-Altsystemen
  • Rechtskonformes Löschen von SAP-Daten

Dokumente prozessoptimiert verwalten

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