Dokumenten­management Software für digitale Unternehmen

Die Begrifflichkeiten in der IT-Welt unterliegen ständigen Änderungen, was oftmals daran liegt, dass einmal benannte Themen von anderen IT-Themen beeinflusst werden oder mit anderen Themen zusammenwachsen bzw. sich überlagern. So ist es auch bei den Begriffen ECM (Enterprise Content Management) und DMS (Dokumentenmanagement System).

Bei der Bezeichnung Dokumentenmanagement System (DMS) handelt sich um IT-Systeme, die zur Verwaltung elektronischer Dokumente und der damit verbundenen Prozesse eingesetzt werden. Die Systeme erfassen oder erstellen Dokumente und digitale Akten, legen diese elektronisch ab, bieten Mechanismen zur Versionsverwaltung, sammeln und speichern Metadaten, um die Dokumente zuzuordnen, abzulegen und recherchieren zu können, unterstützen Genehmigungsprozesse, um Dokumente zu publizieren und z. B. lesenden Anwendern zur Verfügung zu stellen, nutzen Workflowfunktionen, um z. B. Dokumente im Unternehmen zu verteilen oder zu prüfen, legen Dokumente, abhängig vom Status, revisionssicher in der angeschlossenen Archivumgebung ab und integrieren die Dokumente und Akten als Referenz in die Umgebung anderer IT-Systeme im Unternehmen, z. B. in ERP- oder FiBu-Anwendung.

Demgegenüber ist ein Enterprise Content Management (ECM) System eine über den Umfang des DMS und der Einschränkung auf Dokumente hinausgehende IT-Lösung, die alle relevanten Informationsobjekte eines Unternehmens aufnimmt und verwaltet. Auch in einem ECM-System findet die Speicherung, Verteilung und Sicherung von elektronischen Informationen statt, ebenso wie die damit verbundene Zurverfügungstellung einer zentralen Informationsplattform für das gesamte Unternehmen. Ein ECM-System deckt also auch die Anforderungen eines DMS ab, beschränkt sich aber nicht nur auf die Dokumentverwaltung.

Die Abgrenzung der beiden Begriffe ist in der Praxis allerdings nicht so einfach, denn die Hersteller von DMS Lösungen haben eine Vielzahl von Ergänzungen und Funktionserweiterungen integriert, die auch in einem ECM-System zu finden sind. Der Begriff des Dokuments bei den DMS Herstellern ist in diesem Zusammenhang für Interessenten immer etwas irreführend, denn in einem DMS lassen sich grundsätzlich alle digitalen Informationen ablegen, egal ob es sich um ein Dokument handelt oder beispielsweise ein Bild, ein Video oder eine komprimierte Datei (z. B. zip-File).

Die Akzeptanz der Benutzer gegenüber einer neuen Anwendung, auch wenn sich diese sehr stark in bestehende Systemlandschaften integriert, ist immer davon abhängig, wie stark die Veränderungen der Abläufe sind und welche tatsächlich spürbaren Vorteile dem Anwender durch die Nutzung des neuen Systems zugutekommen. Zusätzlich muss die IT-Lösung dazu beitragen, dass gewohnte Abläufe einfacher werden (z. B. Papierablage entfällt durch automatisierte Ablage von Dokumenten in die Aktenstruktur auf Basis der erkannten Metadaten), Fehlerquellen entfallen (z. B. manuelle Eingabe von Beleginformationen werden zukünftig automatisch mit der Belegauslesung erkannt und automatisch befüllt), aufwändige Mehrfachprozesse werden bereinigt (z. B. Wegfall redundanter Ablagen in den verschiedenen Fachabteilungen) und Informationen werden unternehmensweit zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung gestellt (z. B. Zugriff in den Niederlassungen oder im Homeoffice auf die zentrale DMS-Plattform; das geht mit Papierakten eben nicht). Stehen die Vorteile und der Nutzen bei der Einführung einer DMS-Lösung im Vordergrund und werden die Fachabteilungen konsequent im Einführungsprozess mit integriert, dann wird die Benutzerakzeptanz entsprechend hoch sein.

Die Kommunikation zwischen einem Dokumentenmanagement System und einer anderen im Unternehmen genutzten Anwendung erfolgt in den meisten Fällen über die in den Systemen angebotenen Standardschnittstellen. Wird z. B. eine Rechnung in der Eingangsrechnungsverarbeitung gescannt, ausgelesen, analysiert und im DMS abgelegt, dann werden in diesem Prozess z. B. die Stammdaten aus dem ERP- oder FiBu-System über diese Schnittstellen abgefragt und mit den Belegdaten abgeglichen. Stimmen die für die Zuordnung relevanten Daten überein, z. B. die Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung mit dem Stammsatz im ERP-System oder die Bestellnummer der Rechnung mit der Bestellnummer des Belegsatzes der FiBu-Anwendung, dann werden über die Schnittstelle die notwendigen Stammdaten abgefragt, an das Dokumentenmanagement System übertragen und die Metadaten des Rechnungsbelegs werden automatisch befüllt. Damit lassen sich Belege wesentlich einfacher finden. Fehlerhafte Eingaben bei der manuellen Erfassung und Verarbeitung entfallen. Außerdem meldet das DMS der ERP-Anwendung die Dokument-ID der Rechnung über diese Schnittstellen zurück, damit diese Information im ERP-System im Belegsatz der Bestellung hinterlegt werden kann. Der ERP-Anwender hat so die Möglichkeit direkt aus der ERP-Anwendung heraus mit einem Klick die Rechnung über den Belegsatz zur Anzeige zu bringen.

Dokumentenmanagement Systeme werden, wie andere Anwendungen und Lösungen auch, direkt in die bestehenden IT-Infrastrukturen eingebunden. Dies kann im eigenen Rechenzentrum als auch im Rechenzentrum des IT-Dienstleisters erfolgen. Bestehende Infrastrukturen, wie z. B. virtuelle Umgebungen, können dabei direkt genutzt werden.

Dokumentenmanagement Systeme bieten den Vorteil, dass Unternehmen jederzeit auf die Daten im DMS, die abgelegten Dokumente und Akten, zugreifen können. Im Unterschied zur Aktenhaltung in Papierform sind die Informationen zentral gespeichert und werden über Zugriffsrechte den Anwendern gezielt zur Verfügung gestellt. Dabei spielt es keine Rolle, wo ein Mitarbeiter gerade arbeitet, z. B. im Büro, in der Niederlassung oder Filiale, im Homeoffice oder unterwegs auf Reisen. Er hat jederzeit die Möglichkeit auf die ihm zur Verfügung stehenden digitalen Akten zuzugreifen. Wesentliches Merkmal einer DMS-Anwendung ist der Schutz der im System abgelegten Informationen. Rechte- und Rollenkonzepte regeln den Zugriff und legen fest, wer was im DMS sehen, verteilen oder auch bearbeiten darf.

Microsoft bietet mit der SharePoint-Plattform eine Collaboration-Lösung an, die u. a. auch als Basis für eine DMS Anwendung genutzt werden kann. Allerdings sind im Standard nur einfache DMS Funktionen enthalten, die ohne Anpassungen oder zusätzliche Erweiterungen keine Konkurrenz zu den etablierten DMS-Lösungen darstellen. Microsoft SharePoint hat seine Stärken im Bereich der Zusammenarbeit und verwaltet in diesem Zusammenhang auch Dokumente, bildet Akten und legt Versionen der Dokumente an. Eine SharePoint-Plattform zu einem voll funktionsfähigen DMS auszubauen führt aber in jedem Fall zu schwer planbaren Implementierungskosten, weil DMS-Standards nur rudimentär vorhanden sind. Dennoch ist die SharePoint-Plattform eine Möglichkeit, um Akten- und Dokumentbestände, die im DMS liegen, den Anwendern auch im SharePoint zur Verfügung zu stellen. Die Nutzer haben so die Möglichkeit in der gewohnten Umgebung und Oberfläche Microsoft SharePoints zu bleiben, ohne auf den Mehrwert der im DMS verwalteten Informationen verzichten zu müssen.

Das DMS COI-BusinessFlow schützt die ihm anvertrauten Daten. Das Spezialmodul Intrusion Detection System (IDS) implementieren wir auf Wunsch als zusätzliche Komponente in der COI-BusinessFlow Software.

Das Intrusion Detection System ermöglicht die Kontrolle der DMS-Clients und identifiziert schadhafte oder unerwünschte Prozesse und Verhaltensweisen. Das IDS besteht aus einer Reihe von Sensoren, die für das Sammeln von Daten zuständig sind. Die Sensoren liefern die Rohdaten an die Analysekomponenten. Diese entscheiden, ob kritische Ereignisse in COI-BusinessFlow vorliegen und benachrichtigen bei Bedarf den Administrator über einen vorliegenden Eingriffsfall. Dies kann beispielsweise das Exportieren unüblicher Datenmengen sein. Die Komponente entdeckt so potentielle Sicherheitslücken, schreibt die Informationen mit und gibt ein Alarmsignal aus oder leitet Gegenmaßnahmen ein, z. B. das Sperren der verursachenden Benutzeraccounts.

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Derzeit bieten wir perfekt angepasste Spezialmodule für die Branchen Life Science (COI-PharmaSuite), Komponenten für die Automobilbranche (Fahrzeugakte), Spezialmodule für die Baubranche (Bauakte) sowie Module für die Energiewirtschaft und Branchen aus der Produktion und Fertigung (Maschinenbau, produzierendes Gewerbe).

Darüber hinaus haben wir Know-How in vielen weiteren Branchen.