DIGITALE
EINGANGSRECHNUNGS-VERARBEITUNG

Zeitsparend, sicher und transparent

Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung optimieren Sie Ihre Prozesse der Belegerfassung, Rechnungsprüfung und Rechnungsfreigabe – und reduzieren manuelle Erfassungstätigkeiten, optimieren die Durchlaufzeiten für die Rechnungsverarbeitung und vermeiden Erfassungsfehler.

Die Anwendung verfügt über alle notwendigen Funktionen für eine rechtssichere Digitalisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung und schützt Ihre Daten, bewahrt die Belege und Unterlagen geordnet und den Aufbewahrungsfristen entsprechend revisionssicher für Sie auf. Durch die Kopplung zum Belegsatz in der ERP-Anwendung können Sie die Belege mit nur einem Klick aufrufen. Und alle Informationen zu den Belegen liegen zentral in der Vorgangsmappe in COI-BusinessFlow.

EINBLICKE IN DIE VORTEILE

Digitalisierung des gesamten Rechnungsworkflows
Zentrale Datenverwaltung inkl. elektronischer Signaturfunktion
Rechtssichere Archivierung
Reduzierung der Durchlaufzeiten
Wegfall von manueller Erfassungstätigkeit

Mit unserer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung behalten Sie immer den Überblick.

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OPTIMIERUNG AUF ALLEN EBENEN

Die Rechnung, die in Papierform im Unternehmen eintrifft, wird in der Poststelle eingescannt, automatisch analysiert und anschließend zusammen mit den in digitaler Form eintreffenden Rechnungen im Rechnungsprüfungsworkflow digital verteilt. Dabei erkennt das System automatisch die einzelnen Belegdaten, wie beispielsweise die Rechnungsnummer, Lieferant, Datum, Belegnummer, Summen sowie Positionsdaten und den Rechnungsbezug. In der ersten Sichtprüfung erkennt der Mitarbeiter sofort, ob die Daten korrekt sind und die Rechnung in den Workflow zur Rechnungsprüfung weitergeleitet werden kann. Die Lösung speichert den digitalen Beleg mit allen anderen relevanten Rechnungsinformationen, wie z. B. E-Mails, Bestellung oder Lieferschein, in der digitalen Akte ab.

VORTEILE FÜR DAS UNTERNEHMEN

Jederzeitiger Überblick über den Stand der Bearbeitung durch die digitale Abbildung des gesamten Rechnungsworkflows
Digitale Verteilung (standortübergreifend) der Rechnungen zur Prüfung und Freigabe – z. B. auch mobil oder im Homeoffice nutzbar
Überwachung der Fristen (z. B. Skonto Abzug, Zahlungsziel)
Zentrale Aktenbildung mit allen relevanten Rechnungsinformationen
Schutz der Daten durch autorisierte Zugriffe – kein ungewollter Einblick
Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten der Rechnungsprüfung und -freigabe – jederzeit und von überall
Rechtssichere Archivierung und Schutz der Daten entsprechend der Aufbewahrungsfristen

VORTEILE IM FACHBEREICH

Automatische Übernahme der Belegdaten, z.B. Bestellbezug, Lieferant, Belegnummer und somit Wegfall manueller Erfassung und möglicher Erfassungsfehler
Reduzierung von Aktenordnern und Kopiervorgängen
Automatisierte digitale Verteilung der Rechnungen zur Prüfung und Freigabe, sowie Übergabe der Belegdaten an die Finanzbuchhaltungsanwendung
Schnelle Auskunftsfähigkeit, wo sich die Rechnungen im Prozess befinden
Reduzierung der Freigabezeiten – Rechnungsfreigabe auch mobil auf Geschäftsreise oder aus dem Homeoffice möglich
Geringer Konfigurationsaufwand & kurze Einarbeitungszeit

OPTIMIERUNG AUF ALLEN EBENEN

Dank des vorkonfigurierten und individuell anpassbaren Workflows erfolgt die Verteilung Ihrer Eingangsrechnungen in COI-BusinessFlow automatisch. So wird die Rechnung nach der formalen Prüfung an die entsprechende Fachabteilung zur fachlichen Prüfung und Freigabe weitergeleitet. Es werden alle Workflowschritte protokolliert, um jederzeit die erforderliche Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.

Die elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung erkennt automatisch die einzelnen Belegdaten, wie bspw. Bestellbezug, Lieferant, Datum, Belegnummer, Beträge sowie Positionen, und speichert die Informationen zusammen mit dem Beleg in der zum Vorgang gehörenden Akte ab. In dieser befinden sich auch weitere Dokumente, wie beispielsweise der Schriftverkehr zu vereinbarten Sonderkonditionen. Dank Terminerinnerungen haben Sie alle Fälligkeiten immer im Blick und verpassen keine Fristen mehr.

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HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN ÜBER DIE ELEKTRONISCHE EINGANGSRECHNUNGS-VERARBEITUNG

Wie gewährleistet die elektronische Eingangsrechnungsvereinbarung mit COI-BusinessFlow Rechtssicherheit bezüglich der Aufbewahrungsfristen?

Sind Rechnungen erst einmal digitalisiert (entweder durch automatisiertes Einakten via Schnittstelle oder aber durch Scan bei analogen Rechnungen), werden diese im Archiv passend zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit abgelegt. Maßgeblich für das Verfahren der rechtssicheren Archivierung sind die gesetzlichen Vorgaben wie beispielsweise die GoBD des Bundesministeriums der Finanzen. Diese verlangt auch eine genaue Verfahrensdokumentation, welche die Umsetzung des Eingangsrechnungsverarbeitungsprozesses beschreibt. Im Detail geht es darum, die kundenspezifisch umgesetzten Prozessschritte der Verarbeitung inklusive aller rechtsrelevanten Sachverhalte zu dokumentieren und den jeweiligen IST-Zustand vollständig und zeitgenau in der Dokumentation zu beschreiben. Hier wird auch beschrieben, wie eine Unveränderbarkeit der Belege über den digitalen Prozess sichergestellt werden kann. Mit der elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung von COI-BusinessFlow werden die digitalen Belege revisionssicher und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungszeit sicher gegen Veränderungen gespeichert.
Muss ich meine Rechnungen einscannen?

Rechnungen, die in Papierform im Unternehmen eintreffen, werden z. B. in der Poststelle eingescannt und digitalisiert. Da man die Rechnungen nicht einzeln, sondern im Stapel verarbeiten möchte – Thema Zeitersparnis – werden zur Trennung der einzelnen Rechnungsbelege gängige Standardverfahren, wie z. B. die Nutzung von Trennblättern oder Barcodes, eingesetzt. Über das Scanverfahren gelangen die ehemals auf Papier vorliegenden Rechnungen als digitale Rechnung in den Verarbeitungsstapel der Eingangsrechnungsverarbeitung. Bereits digital vorliegende Rechnungen, z. B. eingetroffen im elektronischen Postfach (z. B. invoice@firmenname.de) des Unternehmens für digitale Rechnungen, werden ebenfalls diesen Verarbeitungsstapeln zugeordnet.

Übrigens: Mit Umsetzung der EU-Richtlinie 2010/45/EU in Deutschland ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gesetzlich gleichgestellt.
Was ist ZUGFeRD?

Seit Juni 2014 gibt es ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland), einen bundesweiten Standard für den Austausch elektronischer Rechnungen zwischen Unternehmen sowie zwischen Unternehmen und der öffentlichen Verwaltung.

Um Ihnen den elektronischen Rechnungsaustausch so einfach wie möglich zu machen, hat die COI zusammen mit ihren Partnern Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH und callas software GmbH die Lösung connect.ZUGFeRD für Microsoft Dynamics NAV entwickelt. Damit lassen sich Rechnungen per Knopfdruck direkt aus der Microsoft-Anwendung heraus im PDF/A-3-Format generieren und verschicken.

Über den connect.ZUGFeRD-Service, der als Cloud-Dienst arbeitet, werden die Rechnungsdaten mit den Metadaten der Rechnung entsprechend dem ZUGFeRD-Datenmodell (XML-Datei) verarbeitet und an den Empfänger per E-Mail verschickt. Die sonst mit der Rechnungsstellung verbundenen Tätigkeiten, wie z. B. Rechnungsdruck, Kuvertierung, Frankatur, Versand, entfallen komplett.
Muss ich Rechnungen, die via Mail eingehen, ausdrucken?

Rechnungen, die bereits digital vorliegen, können direkt aus dem elektronischen Postfach der Eingangsrechnungen dem Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zugeordnet werden. Der Ausdruck dieser Rechnungen mit anschließendem Scanvorgang ist nicht notwendig. Mit der Gleichstellung der E-Rechnung mit der Papierrechnung ist auch eine analoge Ablage hinfällig.
Kann ich die Eingangsrechnungsverarbeitung mit der Lieferantenakte verknüpfen?
Die Verknüpfung einer Rechnung zu den Informationen der Bestellung, dem Schriftverkehr, dem Lieferschein und ggf. zu Unterlagen einer Reklamation sind die Mehrwerte der Kombination der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung mit der digitalen Lieferantenakte. Rechnungen treffen im Posteingang des Unternehmens ein, werden dort als solche erkannt und den vom Unternehmen definierten Prüfprozessen übergeben. Die Prüfung der Rechnung ist immer mit einem Abgleich der im Zusammenhang mit der Rechnung stehenden Dokumente und Vorgangsinformationen verbunden. Hier ein paar Beispiele:
- Gab es zur Rechnung eine Bestellung?
- Wurden Sonderkonditionen mit dem Lieferanten vereinbart (E-Mails, Telefonnotizen, Schriftverkehr)?
- Gab es im Vorfeld einen Schriftverkehr zur Rechnung (weitere Vereinbarungen in Verbindung mit der Bestellung)?
- Gibt es bereits eine Lieferung mit Lieferschein?
- Liegen Reklamationen vor, z. B. beschädigte Artikel?
Damit steht die Rechnung immer in Verbindung mit anderen im Unternehmen relevanten Informationen und Dokumenten. Genau hier schafft die digitale Aktenbildung einen wichtigen Mehrwert und legt alle zur Rechnung gehörenden Daten und Dokumente passend in einer Akte ab. Die Zuordnung kann dabei auch automatisch erfolgen, wenn z. B. zur Rechnung bereits eine Bestellung und Schriftverkehr entstanden sind, was bereits zu einer Lieferantenakte geführt hat. Mit COI-BusinessFlow können Sie grundsätzlich alle COI-Anwendungen aufeinander aufbauend oder miteinander verknüpft einsetzen. Gerne beraten wir Sie dazu!
Was bedeutet elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow?

Ein Rechnungsfreigabeworkflow ist eine vollautomatische, digitale Weiterleitung von Rechnungsdokumenten zur Prüfung und zur Freigabe. Auf Papier eingehende Rechnungen werden gescannt und digitalisiert und mit den elektronisch eintreffenden Rechnungen an einen digitalen Prüf- und Freigabeprozess übergeben. Ein Mitarbeiter in der Rechnungsprüfung wird dann via E-Mail benachrichtigt, dass eine neue Aufgabe zur Rechnungsprüfung ansteht. Die Rechnungsprüfung kann vollzogen und die Rechnung freigegeben werden. Sobald die Rechnung freigegeben ist, wird sie automatisch an die jeweils nächste Station im Unternehmen weitergeleitet. Aufwendige manuelle Verteilprozesse werden somit durch den elektronischen Rechnungsfreigabeworkflow abgelöst.