Eingangs­rechnung

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Prozess der Automatisierung und Digitalisierung des Workflows zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen in einem Unternehmen.

Zu den Vorteilen gehören eine schnellere Bearbeitungszeit, eine reduzierte Fehlerquote, eine verbesserte Transparenz, eine bessere Kontrolle über den Rechnungsprozess, die Kostenersparnis durch Wegfall manueller Aufgaben und die Möglichkeit zur verbesserten Einhaltung von Compliance-Vorschriften.

Der Prozess beginnt mit der Erfassung der Eingangsrechnungen, entweder durch Scannen oder direktes Empfangen elektronischer Rechnungen. Die Daten werden dann extrahiert und in einem elektronischen Format gespeichert. Anschließend erfolgt die Validierung der Daten und die Weiterleitung zur Genehmigung. Nach der Genehmigung werden die Rechnungen gebucht und in das Buchhaltungssystem integriert.

Ja, die Sicherheit spielt eine wichtige Rolle in der digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung. Die COI Eingangsrechnung bietet Funktionen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrolle, Audit-Trails und Compliance-Überprüfungen, um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten.

Sind Rechnungen erst einmal digitalisiert, werden diese im Archiv passend zur gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeit von derzeit zehn Jahren abgelegt. Mit der COI Eingangsrechnung werden die Belege digital, revisionssicher und über die gesetzlich geforderte Aufbewahrungszeit sicher gegen Veränderungen aufbewahrt.

Unternehmen, die im B2B-Geschäft aktiv sind, werden ab 01.01.2025 verpflichtet, eine elektronische Rechnung zu erstellen. Das elektronische Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen. Die COI Eingangsrechnung unterstützt die beiden E-Rechnungsformate „XRechnung“ und „ZUGFeRD“.

Rechnungen, die bereits digital vorliegen, können direkt aus dem elektronischen Postfach der Eingangsrechnungen dem Prozess der Eingangsrechnungsverarbeitung zugeordnet werden. Der Ausdruck ist nicht notwendig. Mit der Gleichstellung der E-Rechnung ist auch eine analoge Ablage hinfällig.

Ein Rechnungsfreigabe-Workflow ist eine vollautomatische, digitale Weiterleitung von Rechnungsdokumenten zur Prüfung und zur Freigabe. Auf Papier eingehende Rechnungen werden gescannt und mit den elektronisch eintreffenden Rechnungen an einen digitalen Prüf- und Freigabeprozess übergeben. Aufwendige manuelle Verteilprozesse werden somit durch den digitalen Rechnungsfreigabe-Workflow abgelöst.