Egal ob Sie neue Verträge erstellen, bestehende analysieren und pflegen oder verlängern wollen, das Modul digitales Vertragsmanagement des Dokumentenmanagement Systems COI-BusinessFlow bietet Ihnen eine standardisierte, leistungsfähige Softwarelösung zur Verwaltung Ihrer Vertragsakten.

Mit smarten Funktionen wie Terminierung, Statusverwaltung, Protokollierung, Versionsführung, E-Mail-Erinnerung und der rechtssicheren Archivierung schließen Sie bestehende Informationslücken und sorgen dafür, dass die nahtlose Bearbeitung aller Vertragsdaten sichergestellt ist. Dabei werden Durchlaufzeiten verkürzt und alle Unterlagen zentral, transparent und zukunftssicher digital verwaltet.

Diese Vorteile bietet digitales Vertragsmanagement

Zentrale Vertragsmanagement­plattform

Digitales Vertragsmanagement mit COI-BusinessFlow bedeutet eine moderne und effiziente Verwaltung und Bearbeitung aller Vertragsdokumente. Alle Module sind zudem individuell kombinierbar. So können Sie beispielsweise die Vertragsdaten einer Mitarbeiter*in auch mit dem Modul Personalakte verbinden und haben so alles auf einen Blick. Es ergeben sich Vorteile auf allen Hierarchieebenen.

  • Mit dem Dokumentenmanagement von COI-BusinessFlow keine Vertragsfristen verpassen, dank Erinnerungsfunktion
  • Aufrufen aller zu einer Abteilung gehörenden Verträge und deren Metadaten helfen im Berichtswesen
  • Vertragsvorschau direkt im System bringt einen schnellen Überblick über vorhandene Vertragsinhalte
  • Schnelles Navigieren zwischen verschiedensten Vertragstypen verkürzt die Zeiten für Suchen und Finden
  • Automatische Freigabe mittels elektronischer Signatur
  • Schutz vor Zugriff auf besonders zu schützende geheime Daten – mit flexiblem Rollen- und Berechtigungsmanagement

  • Digitales Vertragsmanagement stellt die optimale Lösung für die Bewältigung übergreifender Aufgabenstellungen in der Vertragsverwaltung dar
  • Entwicklung, Verwaltung, Anpassung, Fortschreibung und Aufbewahrung von Vertragsunterlagen mit nur einem System
  • Aufnahme unterschiedlicher Informationen wie z. B. Notizen, E-Mails, Korrespondenz, Papierdokumente – ohne Medienbruch
  • Bearbeitung von Vertragsakten in Zusammenarbeit mit internen und externen Organisationseinheiten, z. B. Einkauf, Geschäftsführung, HR, Controlling, Rechtsabteilung, Rechtsberatern, Notaren
  • Unterstützung unterschiedlicher Versionen und Varianten mit Korrektur- und Freigabezyklen
  • Benutzerfreundliche Funktionen für die Ablage, Recherche, Terminkontrolle und Langzeitarchivierung von Vertragsunterlagen

  • Stammdatenverwaltung: Eintrag von Stammdaten nutzbar zu den jeweiligen Vertragsdokumenten
  • Vertragsbearbeitung: Zugriff auf Vorlagen und standortübergreifender Zugriff für Teamarbeit
  • Statusverwaltung: z. B. Sperrung oder Freigabe von Vertragsdokumenten
  • Protokollierung: Abruf der Historie von Aktionen mit Benutzer- und Zeitstempel
  • Recherche & Analyse: Suchfunktion nach Vertragspartner, Kündigungsfristen, Vertragsbestandteilen und Laufzeiten. Steter Zugriff auf Änderungen, Aktionen und Ereignisse
  • Versionsführung: Änderungen werden in neuer Vertragsversion realisiert und verwaltet
  • Erinnerungsfunktion: Fristeinhaltung durch Erinnerung, z. B. per E-Mail oder Wiedervorlage

Digitales Vertragsmanagement im Detail

Das leistungsstarke Dokumentenmanagement System COI-BusinessFlow, welches die Performance im Hintergrund sicherstellt, sorgt dafür, dass Dokumente und Informationen zu Vorgängen zugeordnet und mit entsprechenden Metadaten verknüpft werden. So kann es bei Vertragsdaten keinen Zweifel über Vertragsinhalte oder Absprachen geben. Dadurch entstehen faktisch Wettbewerbsvorteile:

  • Risikominimierung durch transparentes Informationsmanagement
  • Jederzeitige unternehmensweite Verfügbarkeit von Vertragsinformationen
  • Integriertes, einfaches Fristenmanagement

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Mit dem Vertragsmanagement für COI-BusinessFlow können nicht nur Mitarbeiterverträge zentral verwaltet werden. Es können auch Kooperationsverträge, Mietverträge, Leasingverträge oder andere Vertragsarten in entsprechende intelligente Aktenstrukturen abgelegt werden. Ein großer Vorteil ist auch die integrierte Verschlagswortung und schnelle Volltextsuche. Zu den jeweiligen Vertragsdaten wird sämtliche Kommunikation eingeaktet und so transparent und zentral verfügbar. Mittels Freigabe- und Berechtigungsfunktionen werden zudem Zuständigkeiten und Workflows nachvollziehbar und optimierbar.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!