Vom Wasserversorgungs- und Abwasserzweckverband im Jahre 1992 als kommunaler Eigenbetrieb gegründet, haben die Wasserwerke Sonneberg die Aufgabe, die ordnungsgemäße Trinkwasserversorgung und Abwasserentsorgung im Gebiet des Zweckverbandes sicherzustellen. Das Unternehmen versorgt die Bevölkerung des Landkreises mit qualitativ hochwertigem Trinkwasser und reinigt das Abwasser mit modernster und innovativer Technik. Die Wasserwerke Sonneberg haben sich zu einem stabilen Wirtschaftsunternehmen, einem verlässlichen und attraktiven Arbeitgeber sowie nachhaltigen und langfristigen Investor entwickelt.
- Unternehmensgröße: 51-100 Mitarbeiter
- Haupsitz: Sonneberg (Deutschland), Thüringen
Ausgangssituation & Motivation
Die gesetzliche Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung und die langen Durchlaufzeiten von Rechnungen im Unternehmen, insbesondere bei Rechnungen ohne Bestellbezug und die damit verbundene, mühsame Bearbeitung durch den papierbasierten Prozess, waren u. a. die Gründe, warum die Wasserwerke Sonneberg ihren Rechnungseingangsprozess effizienter gestalten und digitalisieren wollten.
Mit dem Modul Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung, basierend auf dem Dokumentenmanagement System (DMS) COI-BusinessFlow, fanden die Wasserwerke Sonneberg bei COI die ideale Lösung zur Digitalisierung ihrer Eingangsrechnungsverarbeitung.
Lösungsbeschreibung
Nach dem Scannen der Papierrechnungen und der automatischen Verarbeitung der elektronischen Rechnungen, welche per E-Mail eintreffen, werden die Rechnungsdaten, wie z. B. Datum, Betrag, Lieferant, automatisch von der Eingangsrechnungslösung ausgelesen und an das DMS übergeben. Die Daten werden dem zuständigen Ansprechpartner in der Buchhaltung anwenderfreundlich und übersichtlich in COI-BusinessFlow für die formale Prüfung zur Verfügung gestellt. Hier wird zunächst eine sachliche Prüfung vorgenommen. Ist die Rechnung formal in Ordnung, wird sie anschließend zur fachlichen Prüfung an die Fachabteilungen weitergeleitet.
Der Rechnung wird im Dokumentenmanagement System hierzu ein „Prüfer“ zugeordnet und diese dann automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet. Durch die digitale workflowbasierte Verteilung stehen den Fachabteilungen die Rechnungen ohne Zeitverzug sofort zur Prüfung zur Verfügung – ganz unabhängig davon, ob sich die Mitarbeiter im Homeoffice oder im Büro befinden. Nach der fachlichen Prüfung erfolgt die Endkontrolle in der Buchhaltung. Je nach Ergebnis wird die Rechnung ggf. reklamiert oder der Datensatz automatisch an das Finanzbuchhaltungssystem als vorerfasster Beleg übergeben und steht dort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung. Abschließend wird die Rechnung in COI-BusinessFlow revisionssicher archiviert.
Mehrwerte
Smarte Funktionen wie beispielsweise das automatische Auslesen der Rechnungsinhalte sowie die schnelle und zeitsparende Verteilung zur Prüfung und Freigabe sorgen für Transparenz darüber, wo sich die Rechnung gerade im Prozess befindet sowie für eine enorme Prozesserleichterung in der Rechnungsprüfung und -freigabe. Die automatischen Terminerinnerungen, z. B. über die Fälligkeit einer Rechnung, die Nachvollziehbarkeit aller Aktivitäten sowie die revisionssichere Archivierung unterstützen bei der Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Regularien.
„Durch die digitale Abbildung der Rechnungsverarbeitung gestalten sich unsere Eingangsrechnungsprozesse nun sehr viel effizienter. Alle unsere betrieblichen Abläufe, hinsichtlich der Bearbeitung von Eingangsrechnungen, wurden unseren Wünschen entsprechend abgedeckt. Die allumfassende und prozessorientierte Lösung COI-BusinessFlow in Verbindung mit AutoClick hat uns nicht nur aufgrund des Preises überzeugen können, sondern auch durch die einfache und übersichtliche Handhabung und Administration.
Die Durchlaufzeiten haben sich durch die Automatisierung signifikant verkürzt, die Transparenz hat sich erhöht und die Prozessqualität enorm gesteigert. Die Mitarbeiter können die Eingangsrechnungen zügig am Arbeitsplatz oder mobil bearbeiten und mithilfe des Workflow-Prozesses kann jederzeit der Verbleib der Eingangsrechnungen nachvollzogen werden.
Neben den Wasserwerken Sonneberg gibt es noch das Tochterunternehmen Wasserwerke Sonneberg Service GmbH. Hier ist das nachfolgende Ziel, dieses ebenfalls in das BusinessFlow-System zu integrieren.“
Herr Rigo Engelhardt, zuständig für die Einführung von COI-BusinessFlow und IT-Leiter der Wasserwerke Sonneberg.
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