Beim Dokumentenmanagement in der Baubranche kommt es auf viele Faktoren an. Oft müssen Bilder von Baustellen an das zuständige Büro übermittelt oder Lieferungen und Rechnungen schnell bearbeitet und freigegeben werden.

Mit der Bauakte von COI-BusinessFlow laufen alle Daten, Pläne, Bilder und Dokumente Ihrer Baustellen in einem zentralen System zusammen. So wissen alle Projektbeteiligten, was wann wo zu tun ist – ganz gleich, ob auf der Baustelle oder im Büro.

Diese Vorteile bietet Dokumenten­management in der Baubranche

Die passgenaue Lösung für jedes Projekt im Bauwesen

Auf Baustellen herrscht oft Stress und Hektik: Ständige Kosten-, Termin- und Qualitätskontrollen bestimmen den Alltag von Projekt- und Bauleitern. Hinzu kommen dezentrale Baustellen, auf denen die Poliere und Fachkräfte mit Informationen, Plänen und Anweisungen ausgestattet werden müssen.
Mit der Bauakte auf Basis COI-BusinessFlow stehen allen Beteiligten jederzeit die richtigen Informationen zur Verfügung – ganz gleich, an welchem Ort sie sich gerade befinden. Und das in der jeweils aktuellsten Version – sekundengenau.

  • Dokumentenmanagement für die Baubranche: Wir kennen Ihre Anforderungen und Workflows und bilden diese mit der Bauakte ab
  • Alle Beteiligten greifen auf den identischen Datenbestand zu
  • Schutz der abgelegten Daten vor ungewollten externen Zugriffen durch umfassende Rechtekonzepte
  • Ein von der Baustelle gesendetes Foto landet direkt in der Akte, die zwingend erforderlichen Metadaten erleichtern die Zuordnung von Datum, Baustelle und weiteren, wichtigen Informationen
  • Integrierte und konfigurierbare Prüf- & Freigabe-Workflows
  • Freigabe von Rechnungen, Lieferungen etc. per Klick
  • Reibungslose Schnittstellen zu SharePoint oder CAD Programmen, um auch Pläne in der Akte abzuspeichern
  • Vorschau von allen Dokumenten jeden Formats

  • Mobiler Zugriff auf jede Baustellendokumentation, z. B. über Smartphone oder Tablet
  • Automatische Verschlagwortung von Dokumenten und Daten
  • Leistungsfähige Suchfunktion, inkl. Volltext
  • Smarte Workflows erleichtern Freigabe- und Abstimmungsprozesse 
  • Dokumente werden “intelligent” – durch die Metadaten werden Status, Änderungen und Freigaben nachvollziehbar
  • Einfache Anwendung und benutzerfreundliche Oberfläche gestalten die Nutzung des Dokumentenmanagements intuitiv

Die Bauakte von COI im Detail

Jedes Dokument (dabei können “Dokumente” auch Pläne, Bilder oder Videos sein), das via Drag and Drop in COI-BusinessFlow eingeaktet wird, erscheint beim Aufruf auf dem Schreibtisch als Vorschaubild. Auch bei Bilddateien und PDFs entscheidet so nur ein Blick, ob das richtige Dokument vorliegt. In der digitalen Bauakte werden alle Daten formatunabhängig gesammelt und können entsprechend angezeigt werden. Um ein Dokument zu bearbeiten, wird es in der entsprechenden Software geöffnet – und via Schnittstelle dann auch direkt wieder im Dokumentenmanagement System abgespeichert.

Bauakte-dokumentenmanagement-baubranche
DMS-System-Baubranche

Dokumente lassen sich mit Hilfe der Volltextsuche einfach finden. Das beschleunigt die Vorgangsbearbeitung ungemein. Suchen Sie nach einem Namen, einem Wort oder einem Ort: Mit der digitalen Bauakte finden Sie die entsprechenden Dokumente sofort und können diese direkt bearbeiten oder freigeben. Gerade bei Projekten mit vielen Standorten haben Sie so die volle Kontrolle über den Status der Baustellen.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!