COI-BusinessFlow bildet Prozesse digital ab
Mit zunehmender Digitalisierung, der globalen Vernetzung und zuletzt der New Work Bewegung hin zu mehr mobilem Arbeiten ist es ein klarer Wettbewerbsvorteil seine Prozesse effizient zu digitalisieren.
Mit COI-BusinessFlow steht Ihnen unsere leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenmanagement Software zur Verfügung.
Dank umfassender Funktionen hilft sie Ihnen, Ihre Digitalisierung durchzuführen.
Sprechen Sie direkt mit unseren Experten:
Alle wichtigen Informationen zum Thema Prozesse digitalisieren mit DokumentenManagement
- Was sind digitale Prozesse?
- Welche Prozesse können digitalisiert werden?
- Wie unterscheidet sich ein digitaler Prozess von einem manuellen?
- Wie fange ich mit der Digitalisierung von Prozessen an?
- Welche Vorteile bietet die DMS gestütze Prozessdigitalisierung?
- Welche gesetzlichen Vorgaben zwingen mich dazu Prozesse zu digialisieren?
- Kann man Prozesse stufenweise digitalisieren?
- Warum sollte ich mich für die Prozessdigitalisierung mit COI-BusinessFlow entscheiden?
Was sind digitale Prozesse?
Arbeitsabläufe, die mit vielen manuellen Tätigkeiten verbunden sind, wie z. B. dem Abtippen von Rechnungsdaten ins FiBu-System, und überwiegend papierbasiert ablaufen, wie z. B. die Prüfung von Rechnungen in Papierform, werden durch den Einsatz eines DMS digitalisiert.
Im ersten Schritt werden alle zur Abbildung des Prozesses notwendigen Dokumente und Unterlagen digitalisiert, wie z. B. die Rechnungen, die per Post in Papierform das Unternehmen erreichen. Danach wird der Prozess vom DMS gesteuert und digital abgebildet.
So liest das DMS bei der Rechnungsverarbeitung zunächst alle notwendigen Informationen der Rechnung aus (OCR), z. B. Lieferantendaten, Rechnungsnummer und Bestellbezug, und prüft diese, z. B. Netto- und Bruttowerte. Danach werden die einzelnen Prozessschritte digital im Unternehmen abgebildet. D. h. den jeweiligen Mitarbeitern werden über das DMS die einzelnen Aufgaben inkl. der digitalisierten Dokumente zugeteilt, wie z. B. die sachliche und fachliche Prüfung und Freigabe der Rechnung. Die Prüfung wird im DMS protokolliert und mit der Freigabe der Rechnung werden die Daten der Rechnung vollautomatisch und digital an das FiBu-System übertragen.
Die Vorteile sind u. a. die Vermeidung von Erfassungsfehlern, die Verkürzung der Prozesszeiten und der Wegfall der Papierdokumente. Außerdem werden die Abläufe transparent und nachvollziehbar.
Welche Prozesse können digitalisiert werden?
Typische und lohnenswerte Prozesse bzgl. der Digitalisierung mit einem DMS sind vor allem in den kaufmännischen und verwaltenden Bereichen anzutreffen. Folgende Prozesse unserer Kunden werden u. a. besonders häufig mit COI-BusinessFlow digitalisiert und optimiert:
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Genehmigungsprozesse, z. B. Urlaubs- und Beschaffungsanträge
- Freigabe- und Bestätigungsprozesse, z. B. Dokumentation, QM, Schulung, Arzneimittelzulassung
Wie unterscheidet sich ein digitaler Prozess von einem manuellen?
In Unternehmen existieren eine Reihe von Prozessen, die entweder manuell, gemischt manuell und digital oder rein digital ablaufen. Dabei ist das Ergebnis eines Prozessschrittes immer der Anstoß für den folgenden nächsten Prozessschritt. Bei der Festlegung der einzelnen Prozessschritte im Unternehmen soll das Ergebnis des Prozesses entweder mit möglichst geringem Aufwand erzielt werden oder ein definierter Aufwand soll ein maximales Prozessergebnis liefern. Vor allem Kernprozesse eines Unternehmens werden einer ständigen Prüfung hinsichtlich deren Optimierung unterzogen, z. B. die Abläufe in der Fertigung.
Im Vergleich zu manuellen Prozessen ohne digitale Unterstützung sind digitale Prozesse wesentlich transparenter, nachvollziehbarer und agiler zu gestalten – so können beispielsweise Zuständigkeiten und Abläufe mittels eines Klicks angepasst oder flexibel um weitere Prozessschritte erweitert werden. Außerdem ersetzen digitale Prozesse Routinetätigkeiten, wie z. B. das manuelle Ablegen eines kaufmännischen Beleges in einen Aktenordner. Digital gesteuerte Prozesse legen Dokumente automatisch ab und akten diese selbständig ein, was die Mitarbeiter direkt entlastet.
Wie fange ich mit der Digitalisierung von Prozessen an?
COI steht Ihnen als Consulting- und Softwarehaus uneingeschränkt bei der Wahl und Implementierung Ihrer digitalen Prozesslösungen mit Fachwissen, der nötigen Portion Einfühlungsvermögen und Freude an der Zusammenarbeit zur Seite. Wie bei jeder Einführung von Software-Lösungen steht am Anfang die Planung der Einführung und die schrittweise Umsetzung bestehender Prozesse in die digitale Welt des Dokumentenmanagement Systems. Entscheidend für den Erfolg des Projekts ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern, bestehende Vorgänge zukünftig digital zu nutzen oder auch teilweise über den digitalen Prozess automatisieren zu lassen.
Wichtige Kriterien für die Umsetzung der Digitalisierung sind hier immer im Bereich Zeitersparnis, Vermeidung von Fehlern und Wegfall von ungeliebten Arbeiten, wie z. B. Ablagetätigkeiten, zu finden. Bei der Auswahl der digital umzusetzenden Abläufe stellt sich immer auch die Frage, ob der Prozess standardisiert ist, ob gelebte Flexibilität im bestehenden Prozess weiter notwendig ist – Thema: das haben wir schon immer so gemacht – und ob der Aufwand für die digitale Abbildung eines Prozesses tatsächlich die gewünschten Vorteile für die Mitarbeiter und für das Unternehmen bringt.
Welche Vorteile bietet die DMS gestützte Prozessdigitalisierung?
Digital unterstützte oder auch komplett digital abgebildete Prozesse haben folgende Vorteile:
- Vollständige Nachvollziehbarkeit einzelner Prozessschritte über die gesamte digital abgebildete Prozessstrecke, auch als Nachweis nutzbar, falls notwendig (z. B. gegenüber Behörden oder für das Qualitätsmanagement)
- Zeitgewinn durch digitale Zustellung von Akten, Unterlagen und Informationen über den digitalen Prozess
- Wegfall von manuellen Tätigkeiten, wie Papierverteilung, Erstellung von Kopien und Ablagetätigkeiten, da alle Informationen zentral über das Dokumentenmanagement System zur Verfügung gestellt werden
- Möglichkeit der automatischen Dokumentprüfung, z. B. Rechnungen (siehe auch das Modul Eingangsrechnungsverarbeitung)
- Mehr Effizienz durch die Möglichkeiten der Terminplanung im digitalen Prozess mit Eskalationsszenarien, wie z. B. „Meldung an Stellvertreter bei Terminüberschreitung“
- Nutzung digitaler Prozesse über die gesamte Unternehmensstruktur, z. B. auch in Niederlassungen
- Vereinfachung des Onboardings neuer Mitarbeiter durch definierte digitale Abläufe, zu jedem Prozessschritt passende Dokumente und einer durchgängigen Prozesstransparenz
Welche gesetzlichen Vorgaben zwingen mich dazu, Prozesse zu digitalisieren?
Gerade in stark regulierten Branchen wie der Life Science Branche ist eine umfassende Prozesstransparenz vorgeschrieben. Aber auch in vielen weiteren Branchen existieren gesetzliche Vorgaben, die sich mit Dokumentenmanagement Systemen einfacher erfüllen lassen. Maßgeblich sind hier z. B. im kaufmännischen Bereich die steuerrelevanten Dokumente und Daten, die Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), das Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) oder das Umsatzsteuergesetz (z. B. § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG), sowie die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).
Kann man seine Prozesse stufenweise digitalisieren?
Unsere flexiblen Prozessmodule ermöglichen es Ihnen, einzelne einfache Prozesse ganzheitlich, aber auch komplexe Prozessabläufe Schritt für Schritt zu digitalisieren. Dies hängt einfach von Ihren Anforderungen und bereits gemachten Erfahrungen bei der Digitalisierung ab. Wir bieten Ihnen fertige Module an, damit der Einstieg in die Digitalisierung für Sie leichter wird. Erfahren Sie mehr über unsere vielfältigen Module.
Eine Dokumentenmanagement Software – viele Schnittstellen
COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.
Warum sollte ich mich für die Prozessdigitalisierung mit COI-BusinessFlow entscheiden?
Neben unserer 30 jährigen Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Dokumentenmanagement Software erhalten Sie eine individualisierbare performante Software, die Ihre digitalen Prozesse optimal und benutzerfreundlich unterstützt. Wir kennen und setzen Branchenstandards!
Dokumente prozessoptimiert verwalten
Weitere Vorteile mit COI-BusinessFlow
Neben der Digitalisierung Ihrer Prozesse gibt es viele weitere Vorteile für Sie – entscheiden Sie sich noch heute, Ihre Prozesse mit Hilfe unserer Dokumentenmanagement Lösung zu digitalisieren!
Profitieren Sie mit COI durch:
Optimale Beratung
- Über 30 Jahre Erfahrung im
Bereich Dokumentenmanagement Systeme - Alles aus einer Hand
Maximale Integration
- Schnittstellen für nahezu jede Unternehmenssoftware: wo keine Schnittstelle ist, schaffen wir eine!
Optimaler Support
- Hundertprozentiger, langfristiger Support
- Unsere Mitarbeiter am Helpdesk in Erlangen stehen für Sie zur Verfügung
Sicherheit
- Sensible Daten sicher und gesetzeskonform speichern
- Schutz vor Hackerangriffen durch Prozessüberwachung
- Unsere Prozesse sind ISO zertifiziert
News, Events & Webinare
Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!
