Die Verteilung der Eingangspost ist in vielen Organisationen immer noch ein papierbasierter und aufwändiger Prozess. Nach dem Posteingang wird die Post manuell nach Empfängern und Abteilungen sowie Standorten sortiert, danach ausgetragen und Rückläufer müssen eingesammelt werden.

Gerade in Zeiten von Homeoffice bleibt die Post am Platz des Empfängers liegen und steht der direkten Verarbeitung nicht zur Verfügung. Signifikant kürzere Durchlauf- und Reaktionszeiten ermöglicht hier die Digitale Postverteilung von COI-BusinessFlow.

Diese Vorteile bietet die Digitale Postverteilung

Digitalisieren Sie Ihre Postverteilung

Mit der digitalen Postverteilung wird die tägliche Eingangspost zentral digitalisiert und in Sekundenschnelle verteilt. Die einfache Bedienung innerhalb der Poststelle sowie die verkürzten Zustellzeiten führen schnell zu einer hohen Akzeptanz bei allen Beteiligten.

Das integrierte Klassifizierungsmodul ordnet die Postdokumente automatisch den Fachabteilungen zu. Die digitale Postverteilung verwendet hierzu die OCR-Erkennung und nutzt diese zur Auswertung, Zuteilung und für Korrekturmaßnahmen zur kontinuierlichen Optimierung.

  • Automatisierung wiederkehrender manueller Tätigkeiten
  • Hohe Ausleserate
  • Wegfall der Vorsortierung der Eingangspost
  • Einfache digitale Korrektur bei Falschzuordnung
  • Zustellung in Sekundenschnelle, unabhängig vom Aufenthaltsort der Mitarbeiter

  • Kurze Installations- und Konfigurationszeit
  • Hohe Skalierbarkeit
  • Einfache Integration in vorhandene IT-Infrastruktur
  • Baukastensystem mit vielen Erweiterungsmöglichkeiten
  • Individuell konfigurierbare Validierungsregeln

  • Wegfall manueller Postzustellung
  • Durchgängige Nachvollziehbarkeit im Postverarbeitungsprozess
  • Reduzierung der Fehlzustellungen
  • Transparente Abläufe
  • Digitale Postverteilung mit dem Vorteil des jederzeitigen Zugriffs auf die Dokumente

Die Digitale Postverteilung im Detail

Die im Posteingang eintreffenden Briefe werden zentral erfasst und wo möglich digitalisiert. Dabei können die Dokumente unsortiert der Digitalisierung per Scanner zugeführt werden, denn die Verteilung und Zuordnung erledigt ein vollautomatischer Verarbeitungsprozess im Hintergrund. Dieser liest die Empfängerinformationen aus, kombiniert diese bei Bedarf mit inhaltlichen Merkmalen, wie z. B. den Betreff des Schreibens, das Merkmal Rechnung oder Mahnung, und sucht sich so das passende digitale Postfach.

Die Zustellung erfolgt dabei direkt in die digitalen Postfächer von COI-BusinessFlow. Dort erhalten die einzelnen Sendungen die aus der Analyse gewonnenen Metadaten, wie z. B. den Empfänger, den Betreff, das Eingangs- und Digitalisierungsdatum, und werden zentral abgelegt. Je nach Einstellung erhalten die Mitarbeiter eine Benachrichtigung über den Posteingang in ihrer Groupware-Anwendung, wie z. B. Microsoft Outlook. Dabei referenziert die Benachrichtigung direkt auf den einzelnen Posteingang, sodass ihre Mitarbeiter mit nur einem Mausklick direkt auf das Schreiben zugreifen können.

Wurde eine Sendung falsch zugestellt, kann der Empfänger der Falschsendung die Zustellung entweder zurück an die zentrale Poststelle geben oder auch direkt einen anderen Empfänger auswählen. COI-BusinessFlow protokolliert alle Vorgänge zur Sendung in der Historie. Bei Bedarf kann direkt auf den Verlauf zugegriffen werden.

Mitarbeiter, die nicht im Büro arbeiten, z. B. weil sie auf Geschäftsreise sind oder im Homeoffice arbeiten, erhalten mit der digitalen Postverarbeitung ihre Post unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Und selbst bei mobilem Zugriff nutzen ihre Mitarbeiter die Postfachfunktion über den COI-Webclient auf Ihrem Smartphone.

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Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

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Sichere Implementierung und ideale Betreuung

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