Im Projektgeschäft muss jeder Projektbeteiligte immer und überall den Überblick behalten; dazu bedarf es einer perfekt strukturierten Datenhaltung. Die Digitale Projektakte sammelt und strukturiert alle zu einem Projekt gehörenden Informationen – unabhängig vom eingesetzten Medium.

Projektpläne, Protokolle, der Schriftverkehr in Papierform und in E-Mails, Telefonnotizen, kaufmännische und technische Unterlagen, elektronisch oder noch papierbasiert etc. nimmt die Anwendung auf und ordnet sie dem jeweiligen Projekt zu. Basierend auf dem leistungsstarken Dokumentenmanagement System COI-BusinessFlow, bietet die digitale Projektakte eine auf unsere Kunden abgestimmte Lösung für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.

Diese Vorteile bietet das Dokumenten­management von COI-BusinessFlow

Digitale Projektakte als passgenaue Lösung für das Projektmanagement

In der digitalen Projektakte werden nicht nur Dokumente, sondern auch Workflows und virtuelle Aktenstrukturen verankert. So können sich Ihre Mitarbeiter rein auf die Projektabwicklung konzentrieren und reduzieren die Such- und Verwaltungszeiten. Mobile Schnittstellen – bspw. via E-Mail – ermöglichen es zudem, dass Mitarbeiter im Homeoffice oder im Außendienst Daten in die Akte integrieren oder welche aus der Akte heraus einsehen können. Dieser Zugriff existiert weltweit.

  • Vordefinierte Aktenstruktur der Projektakte, bei Bedarf anpassbar
  • Umfassendes Funktionsangebot zur effektiven Dokumenten- und Informationsverarbeitung, wie z. B.
    • Dokumentkommentare und Markierungsfunktion (Redlining)
    • Dokument- und Aktenversand
    • Individueller Schreibtisch je Nutzer
    • Scanfunktion
    • Import per Drag & Drop
    • Dokumentversionierung
    • Umlaufmappen
    • Historienfunktion
  • Mobiler Zugriff auf Ihre Projektakten, z. B. über Smartphone oder Tablet
  • Unveränderbare (revisionssichere) Ablage und Archivierung
  • Höchste Flexibilität durch das integrierte Rollen- und Rechtekonzept

  • Wegfall redundanter Daten- und Aktenhaltung
  • Immer aktuelle Informationen zum Projekt durch die integrierte Versionsverwaltung
  • Flexible Recherche- und Suchfunktionen, z. B. akten-, anwender- oder prozessbezogen, Volltextsuche
  • Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten durch die Nutzung von digitalen Verteilmechanismen
  • Zentrale Lösung für alle Projektakten
  • Dezentrale Nutzung der Projektakten, z. B. in der Zentrale, beim Kunden, in den Niederlassungen, im Homeoffice und vor Ort (mobiler Zugriff)
  • Schnelle und unkomplizierte Verteilung von Dokumenten und Akten
  • Transparenz über Stand der Bearbeitung für alle beteiligten Mitarbeiter

  • Alle Projektangehörigen haben jederzeit vollen Überblick über die Projektstände
  • Mitarbeiter bearbeiten Projekte schneller
  • Projekte werden allgemein transparenter
  • Die Verwaltungszeit, z. B. für die Zuordnung und Ablage von Informationen und Dokumenten eines Projekts, wird auf ein Minimum reduziert

Die digitale Projektakte im Detail

Sämtliche relevante Dokumente und Daten stehen den Mitarbeitern auf ihrem Schreibtisch als digitale Projektakte zur Verfügung. Jeder Mitarbeiter im Projekt kann sich die gerade für ihn notwendigen Akten in seinem persönlichen Schreibtisch vorhalten. Jede weitere Akte ist mit einer Volltext Schnellsuche nur einen Klick ohne Ladezeiten entfernt. Wenn sich PDF Dokumente oder Bilder in den Akten befinden, hilft die integrierte Vorschau, das richtige Dokument zu identifizieren. Mit nur einem Klick kann das Dokument zudem in der dazugehörigen Software, sei es Office, CAD, Photoshop u. v. m., bearbeitet und dann wieder in das DMS gespeichert werden.

digitale-Projektakte-COI-Software
COI-BusinessFlow-Projektakte-Screen

Strukturen erleichtern die täglichen Abläufe und bieten dem Mitarbeiter genügend Komfort, um in komplexen Projekten die Übersicht zu behalten. Die Projektakte unterstützt den Mitarbeiter schon bei der Projektanlage mit vordefinierten Projektstrukturen, die sich, abhängig vom Projektstatus, dynamisch erweitern. Ihre Mitarbeiter können so schnell und unkompliziert mit COI-BusinessFlow arbeiten. Oft sind bereits vordefinierte Fileserverstrukturen fest im Unternehmen verankert. Für diesen Fall kann COI-BusinessFlow die genauen Strukturen nachbilden, um den Umstieg zu erleichtern und gut funktionierende Prozesse noch effizienter zu machen.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!