Im Einkauf stehen Ihre Lieferanten im Fokus und doch sind auch andere Bereiche im Unternehmen an den Einkaufsprozessen beteiligt. Denn vor der Bestellung werden Recherchen zu passenden Lieferanten durchgeführt, Nachrichten versandt, Informationen gesammelt und Angebote eingeholt. Doch wo und wie verwalten Sie diese Informationen? Das ist eine gute Frage mit meist sehr unterschiedlichen Antworten. Speichern Sie in Zukunft alle Daten in einer digitalen Einkaufsakte. Die Software dazu unterstützt Sie und Ihre Mitarbeiter, dass die Lieferantendaten so einfach wie möglich verwaltet werden können!

Dabei nimmt die digitale Lieferantenakte alle Informationen auf, die z. B. zu einer Bestellung gehören. Und auch nach der Bestellung ist hier der richtige Platz für die Bestellbestätigung, den Lieferschein, die Rechnung, E-Mails und Ihre Notizen. Das Beste dabei ist, dass Sie auf die Informationen der digitalen Lieferantenakte auf Basis des Dokumentenmanagement Systems COI-BusinessFlow jederzeit und überall Zugriff haben. Und Sie schaffen mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit in Ihren Prozessen. Nutzen Sie diese Vorteile der Digitalisierung im Büro, auf Ihren Geschäftsreisen oder im Homeoffice.

Nutzen Sie die Vorteile der digitalen Lieferantenakte

Dokumente an einem Ort sammeln und zentral zur Verfügung stellen

Die digitale Lieferantenakte ist mit vielen Funktionen ausgestattet, damit Sie und Ihre Kollegen einfach und unkompliziert damit arbeiten können. Tatsächlich ist jede E-Mail, jede Bestellung, jeder Lieferschein und jede Rechnung ab sofort dem jeweiligen Lieferanten via digitaler Akte zugeordnet. Geht z. B. eine Rechnung des Lieferanten ein, per E-Mail oder auch in Papierform, wird die Rechnung z. B. über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung gescannt und automatisch ausgelesen. Vor allem die gewonnenen Inhalte verknüpft die Anwendung mit bestehenden Informationen, wie z. B. der Bestellung, und gleicht diese direkt ab. Damit erkennt das System Abweichungen und diese stehen Ihren Mitarbeitern in einer übersichtlichen Art und Weise zur Verfügung. Danach ist die sachliche und fachliche Prüfung der Rechnung durchgehend digital abgebildet. Vor allem aufwändige Prüfprozesse und Arbeiten zur Rechnungsverteilung entfallen und Ihre Mitarbeiter haben mehr Zeit für das Wesentliche.

  • Digitale Lösung für alle Lieferantendaten in einer zentralen Ablage
  • Dezentrale Nutzung der Akten, z. B. in den Niederlassungen, von unterwegs (mobiler Zugriff) oder im Homeoffice
  • Schnelle und unkomplizierte Verteilung von Dokumenten und Akten
  • Transparenz über Stand der Bearbeitung z. B. bei der Rechnungsprüfung
  • Einfache Bedienbarkeit und somit schnelle Einarbeitung für (neue) Mitarbeiter

  • Vordefinierte Aktenstruktur individuell anpassbar
  • Zentrale Informationsverwaltung für alle Mitarbeiter
  • Bei Bedarf auch mobiler Zugriff auf die Akten, z. B. über Smartphone oder Tablet
  • Revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung 
  • Schnittstellen zu vielen führenden Systemen (ERP z. B. SAP, NAV, Microsoft Office u.v.m.)

  • Wegfall redundanter Daten- und Aktenstrukturen
  • Immer aktuelle Informationen zum Geschäftspartner
  • Übersichtlichkeit durch die integrierte Versionsverwaltung
  • Flexible Recherche- und Suchfunktionen, z. B. akten-, anwender- oder prozessbezogen, Volltextsuche
  • Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten

Die digitale Lieferantenakte im Detail

Jeder Anwender kann auf die digitale Lieferantenakte zugreifen. Besonders die Schreibtischfunktion ermöglicht das aufgabenorientierte Arbeiten, d. h. Ihre Mitarbeiter legen alle für sie wichtigen Unterlagen auf dem Schreibtisch ab. Und die direkte Navigation in die aktuell laufenden Prozesse erfolgt einfach per Mausklick.

Besonders nützlich ist die integrierte Dokumentenvorschau, die eine schnelle Darstellung der Dokumente und Durchsicht von Inhalten in der Oberfläche der Lieferantenakte ermöglicht.

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Die digitale Lieferantenakte sammelt zentral alle Informationen, wie z. B. Dokumente, E-Mails, Telefonnotizen, Anfragen, Angebote, Bestellungen und Rechnungen zum jeweiligen Geschäftspartner. Zusätzlich kann die Anwendung die Daten von eingehenden Dokumenten, wie z. B. Eingangsrechnungen, mit vorhandenen Daten abgleichen, wie z. B. der Bestellung. Damit greifen Ihre Mitarbeiter über die Suchfunktionen in Sekundenschnelle auf die digitalen Lieferantenakten zu. Wesentlicher Vorteil: Sie ist um ein Vielfaches schneller als eine Fileserversuche.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

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Sichere Implementierung und ideale Betreuung

Business Flow Software

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Weitere Module im Überblick

Alle Module von COI-BusinessFlow sind individuell und auf Ihre Anforderungen angepasst implementierbar. Bei Bedarf wächst die Anwendung mit Ihrem Unternehmen mit.

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Bleiben auch Sie up to date!