Die elektronische Personalakte für COI-BusinessFlow ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement und Archivierungstool, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Softwarestrukturen einfügt.

Relevante Personaldaten werden durch eine elektronische Personalakte digital, zentral, zugriffsgeschützt und sicher verwaltet und archiviert. Mit unserem effizienten Dokumentenmanagement System digitalisieren Sie das Personalwesen Ihres Unternehmens.

Zentrale Vorteile, die Sie durch eine elektronische Personalakte mit COI-BusinessFlow erhalten

Die passgenaue Lösung für Ihre Personalprozesse

Mitarbeiter im Personalbereich sehen sich ständig steigenden Anforderungen bei der Zusammenstellung, Pflege und Verwaltung, sowie der Verteilung von Personalakten gegenüber. Dabei ist die Digitalisierung von Akten im Personalbereich eine wesentliche Erleichterung, gerade im Zusammenhang mit verteilten Arbeitsplätzen und der Nutzung der Akten im Homeoffice. Dokumentenmanagement bedeutet, dass Papierakten digitalisiert, die Daten aber auch gleichzeitig “workflowisiert” werden. So entstehen jede Menge Vorteile bei der Verwaltung und Bearbeitung von Daten im Personalwesen.

  • Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten
  • Feste Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
  • Automatische Ablage der Dokumente auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten
  • Nutzung von führenden Systeminformationen, wie z. B. Stammdaten aus der HR-Anwendung, zur vereinfachten Ablage (über Standardschnittstellen)
  • Intuitive Recherche, z. B. nach Metadaten und Volltextsuche
  • Historienprotokollierung
  • Umfassendes Rechtekonzept zum Schutz Ihrer Personalakten
  • Archivierungsfunktion, abhängig vom Dokumentenstatus
  • Wiedervorlagefunktion

  • Zugriff auf die Personalakten der Mitarbeiter der eigenen Abteilung/Kostenstellen
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion
  • DSGVO konforme Datenspeicherung – und die Möglichkeit den Datenschutz jederzeit nachweisen zu können

  • Zugriff auf die zentralen Personalakten nach Berechtigungsschlüssel
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion
  • Wegfall redundanter Datenhaltung
  • Workflowgestütze Kommunikation mit der Zentrale (automatisierte Weiterleitung von Verträgen zur Freigabe, elektronische Signatur etc.)

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Die Digitale Personalakte für COI-BusinessFlow vereinfacht die Personalprozesse durch die Bildung einer zentralen digitalen Ablagestruktur.

Die elektronische Personalakte von COI-BusinessFlow – Blick in die Software

Jede Personalakte ist über ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept in Bezug auf Datenschutz und auch Fremdzugriff geschützt. Damit ist es auch möglich, dass Ihre HR-Mitarbeiter, die z. B. im Homeoffice tätig sind, an den Personalakten arbeiten können. Durch die Vergabe bestimmter Zustände (Status) können Dokumente, wie bspw. Arbeitsverträge, dem aktuellen Prozessschritt zugeordnet und sogar automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden.

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DMS-Personalwesen-Personalakte

Die elektronische Personalakte bringt die digitale Welt der Dokumente mit den Vorteilen einer papiergebundenen Akte zusammen. Alle wichtigen Informationen, die sonst in Papierform in die Personalakten gewandert sind, werden jetzt digital abgelegt. Automatische Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen unterstützen Sie zudem z. B. beim Schulungsmanagement Ihrer Mitarbeiter.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!