Die elektronische Personalakte für COI-BusinessFlow ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement und Archivierungstool, das sich nahtlos in Ihre bestehenden Softwarestrukturen einfügt.

Relevante Personaldaten werden durch eine elektronische Personalakte digital, zentral, zugriffsgeschützt und sicher verwaltet und archiviert. Mit unserem effizienten Dokumentenmanagement System digitalisieren Sie das Personalwesen Ihres Unternehmens.

Zentrale Vorteile, die Sie durch eine elektronische Personalakte mit COI-BusinessFlow erhalten

Die passgenaue Lösung für Ihre Personalprozesse

Mitarbeiter im Personalbereich sehen sich ständig steigenden Anforderungen bei der Zusammenstellung, Pflege und Verwaltung, sowie der Verteilung von Personalakten gegenüber. Dabei ist die Digitalisierung von Akten im Personalbereich eine wesentliche Erleichterung, gerade im Zusammenhang mit verteilten Arbeitsplätzen und der Nutzung der Akten im Homeoffice. Dokumentenmanagement bedeutet, dass Papierakten digitalisiert, die Daten aber auch gleichzeitig “workflowisiert” werden. So entstehen jede Menge Vorteile bei der Verwaltung und Bearbeitung von Daten im Personalwesen.

  • Zentrale digitale Verwaltung aller Personalakten
  • Feste Aktenstruktur, die bei Bedarf angepasst werden kann
  • Automatische Ablage der Dokumente auf Basis der Dokumenttypen und Metadaten
  • Nutzung von führenden Systeminformationen, wie z. B. Stammdaten aus der HR-Anwendung, zur vereinfachten Ablage (über Standardschnittstellen)
  • Intuitive Recherche, z. B. nach Metadaten und Volltextsuche
  • Historienprotokollierung
  • Umfassendes Rechtekonzept zum Schutz Ihrer Personalakten
  • Archivierungsfunktion, abhängig vom Dokumentenstatus
  • Wiedervorlagefunktion

  • Zugriff auf die Personalakten der Mitarbeiter der eigenen Abteilung/Kostenstellen
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion
  • DSGVO konforme Datenspeicherung – und die Möglichkeit den Datenschutz jederzeit nachweisen zu können

  • Zugriff auf die zentralen Personalakten nach Berechtigungsschlüssel
  • Lesende Funktionen auf Dokumente
  • Bearbeitende Funktionen auf Dokumente, abhängig vom jeweiligen Prozessschritt
  • Wiedervorlagefunktion
  • Wegfall redundanter Datenhaltung
  • Workflowgestützte Kommunikation mit der Zentrale (automatisierte Weiterleitung von Verträgen zur Freigabe, elektronische Signatur etc.)

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Die Digitale Personalakte für COI-BusinessFlow vereinfacht die Personalprozesse durch die Bildung einer zentralen digitalen Ablagestruktur.

Die elektronische Personalakte von COI-BusinessFlow – Blick in die Software

Jede Personalakte ist über ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept in Bezug auf Datenschutz und auch Fremdzugriff geschützt. Damit ist es auch möglich, dass Ihre HR-Mitarbeiter, die z. B. im Homeoffice tätig sind, an den Personalakten arbeiten können. Durch die Vergabe bestimmter Zustände (Status) können Dokumente, wie bspw. Arbeitsverträge, dem aktuellen Prozessschritt zugeordnet und sogar automatisch an die zuständige Abteilung weitergeleitet werden.

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DMS-Personalwesen-Personalakte

Die elektronische Personalakte bringt die digitale Welt der Dokumente mit den Vorteilen einer papiergebundenen Akte zusammen. Alle wichtigen Informationen, die sonst in Papierform in die Personalakten gewandert sind, werden jetzt digital abgelegt. Automatische Wiedervorlagen und Erinnerungsfunktionen unterstützen Sie zudem z. B. beim Schulungsmanagement Ihrer Mitarbeiter.

EINBLICK IN DIE LÖSUNG:

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

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Sichere Implementierung und ideale Betreuung

Business Flow Software

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!