Zur optimalen Handhabung der im Autohaus oder beim Automobilhersteller zu verwaltenden Dokumente und Informationen zum jeweiligen Fahrzeug, bietet die digitale Fahrzeugakte für COI-BusinessFlow die idealen Workflows. Dabei unterstützt das Dokumentenmanagement System die Recherche und Bearbeitung verschiedenster Dokumente im Fuhrparkmanagement, um diese bei Bedarf, z. B. bei der Aufnahme eines Wagens für die Jahresinspektion, nutzen zu können.

In der Fahrzeugakte können kaufmännische Unterlagen, wie Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen digital abgelegt und bearbeitet werden. Jedem Fahrzeug werden seine Stammdaten, also beispielsweise Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten oder Wartungsprotokolle verbindlich zugewiesen.

ZENTRALE VORTEILE des Dokumenten­managements sichern Sie sich mit der digitalen Fahrzeugakte von COI-BusinessFlow

Die passgenaue Lösung für das Management aller Dokumente des Fuhrparks

Digital verfügbare Fahrzeug­informationen – schnell und transparent

Bei allen Autohäusern liegt die Kernkompetenz im Autohandel und den damit verbundenen Serviceleistungen. Im Tagesgeschäft der Autohäuser entstehen vor allem in den Bereichen An- und Verkauf, Reparatur und Service unzählige Dokumente und Daten, die oft noch in Papierform aber teilweise auch digital, z. B. als E-Mail oder PDF-Dokument, verwaltet werden. Dieser Medienbruch erschwert es den Mitarbeitern die Übersicht zu behalten. Zudem ist das kunden- oder prozessbezogene Ablegen dieser Informationen sehr zeitaufwändig.

Rund um ein Fahrzeug entstehen unterschiedliche Informationen, die das Fahrzeug über viele Jahre begleiten. Mittlerweile werden diese oft schon digital zur Verfügung gestellt, z. B. technische Fahrzeuginformationen, Angebote, Rechnungen. Sie können aber auch in Papierform vorliegen, wie beispielsweise unterzeichnete Kundenaufträge, Schadensgutachten oder Werkstattprotokolle.

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Die digitale Fahrzeugakte bietet die ideale Verwaltungsplattform, um jederzeit auf alle im Autohaus abgelegten Dokumente und Informationen zum jeweiligen Fahrzeug zugreifen zu können. Hier werden kaufmännische wie technische Unterlagen zu den jeweiligen Fahrzeugen digital und strukturiert abgelegt. Bei Bedarf sind all diese Informationen mit nur einem Klick direkt verfügbar. Gerade beim Kontakt zum Kunden entfällt so langwieriges Suchen. Denn Ihre Mitarbeiter, egal ob im Verkauf, in der Werkstatt oder in der Verwaltung, haben sicherlich Besseres zu tun, als aufwändig nach den jeweiligen Fahrzeugunterlagen zu recherchieren.

Die digitale Fahrzeugakte bietet Vorteile für jedes Unternehmen innerhalb der Automobilbranche

  • Zentrale digitale Fahrzeugakte mit allen Informationen zu den in Ihrem Betrieb betreuten/verkauften Fahrzeugen
  • Alle wichtigen Informationen zum Fahrzeug sind mit einem Klick für alle berechtigten Mitarbeiter auf jedem Endgerät verfügbar
  • Einfache Ablage von Informationen in die Akte, z. B. per Digitalisierung der Serviceakten per Scan in einem Stapel
  • Automatische Ablage der Dokumente in der Aktenstruktur
  • Wegfall manueller Kopier- und Ablagetätigkeiten
  • Automatische Erkennung der FIN
  • Digitale Checklisten inkl. Erstellung von Vorlagen
  • Aufbewahrungsfristen werden mit Wiedervorlagefunktionen verwaltet
  • Auf Wunsch Anschluss der Fahrzeugakte an die Module Kundenakte, Lieferantenakte oder digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Genaue Zuordnung aller zu einem Fahrzeug gehörenden Dokumente ab dem Tag der Herstellung (Lifecycle) bzw. der Auftragsvergabe zur Herstellung eines Fahrzeugs
  • Integration in Ihre bestehenden IT-Anwendungen, wie z. B. Fertigungsmanagement oder SAP Anwendungen etc.
  • Leistungsfähige Suchfunktion, inkl. Volltextsuche nach Dokumenten innerhalb des gesamten Systems
  • Mobiler Zugriff auf Ihre Fahrzeugakten, z. B. über Smartphone oder Tablet (somit Zugriff aus dem Office und im Werk)
  • Nutzung der Fahrzeugakte in der Zentrale und in allen Niederlassungen
  • Sichere Ablage und revisionssichere Archivierung aller Fahrzeugdaten

  • Schneller und unkomplizierter Zugriff auf alle Fahrzeugakten auch in den Niederlassungen – unkomplizierte Übermittlung von Datenpaketen an Autohäuser oder Endkunden
  • Alle Informationen zum Status des Fahrzeuges jederzeit verfügbar (erleichtertes Management von Rückrufen oder bei Fahrzeugupdates)
  • Reduzierung der in den Niederlassungen zu bearbeitenden Dokumente in Papierform – Reduzierung der Druckkosten 
  • Zentrale Datenverwaltung ermöglicht dezentralen Datenzugriff im Netzwerk (Homeoffice)
  • Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten durch die Nutzung von digitalen Verteilmechanismen und automatisierten Workflows

Die Fahrzeugakte von COI im Detail

Rund um ein Fahrzeug entstehen laufend neue Informationen, die das Fahrzeug über viele Jahre begleiten. Diese werden oft digital zur Verfügung gestellt, z. B. technische Fahrzeuginformationen, Angebote, Rechnungen, oder sie liegen in Papierform vor.

Beim Dokumentenmanagement werden Papierdokumente entweder gescannt oder gar nicht erst gedruckt. Die digitale Verarbeitung erfolgt via Drag & Drop völlig selbstverständlich. Mit verschiedenen smarten Funktionen werden die Dokumente aber nicht nur abgelegt, sie bekommen via Versionierungsmanagement, Metadaten und Workflows eigene Fähigkeiten, die den Mitarbeitern die Datenverarbeitung im Alltag wesentlich erleichtern. Sämtliche Prozesse werden dadurch transparenter, einfacher und effizienter. Mit dem Fahrzeugmodul von COI-BusinessFlow erhalten Sie zudem einen Webclient, der den digitalen Zugriff aus dem Homeoffice oder von unterwegs ermöglicht.

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Typische Dokumente werden in der digitalen Fahrzeugakte dem Fahrzeug zugewiesen dies sind z. Bsp.:

  • unterzeichnete Kundenaufträge,
  • Schadensgutachten,
  • Werkstattprotokolle
  • u.v.m.

Anwendungsbeispiele für die digitale Fahrzeugakte

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Beispiel: Scannen und Ablegen von Papierakten

Autohäuser, die ihre Serviceakten bisher noch in Papierform einsetzen, können diese ganz einfach mit der COI-Lösung einscannen. Die Anwendung trennt die einzelnen Serviceakten und Inhalte auf und legt die unterschiedlichen Dokumente vollautomatisch in die Struktur der digitalen Fahrzeugakte ab. Mit dem DMS System lassen sich die Akten also einscannen und vollautomatisch der Fahrzeugakte zuordnen.

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Beispiel: Digitale Checklisten für mehr Übersicht bei der Neuwagenbestellung anlegen

Bei der Neuwagenbestellung steht eine Reihe von Aufgaben an, welche die Mitarbeiter Schritt für Schritt abarbeiten müssen. Es beginnt u. a. mit der Konfiguration des Neuwagens in Abstimmung mit dem Kunden, den Bonitätsklärungen, der Erstellung des Kauf- oder Leasingvertrages, der Auslösung der Bestellung beim Hersteller, der Auslieferung und Entgegennahme des Fahrzeugs und endet mit dem technischen Check. Auch bei der Durchführung der Zulassung und der Einweisung des Kunden und der Übergabe des Neuwagens entstehen weitere Dokumente. Die digitale Fahrzeugakte bietet hierfür eine integrierte Checkliste, die bei Neuwagenbestellungen automatisch zur Verfügung gestellt wird. Die Mitarbeiter können diese sukzessive abarbeiten und den jeweiligen Aufgabenstatus dokumentieren. Unabhängig vom zuständigen Mitarbeiter ist somit der aktuelle Stand der Aufgabenbearbeitung jederzeit transparent und nachvollziehbar.

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Beispiel: Automatische Zuordnung von Fahrzeugunterlagen mit automatischem Abgleich der FIN

Die Fahrzeugidentifikationsnummer (FIN) ist der eindeutige Schlüssel zur Identifikation eines Kraftfahrzeuges. Zum Fahrzeug zugehörige Informationen können über die FIN direkt zugeordnet werden. Aufwändig wird es, wenn die Informationen zu den Neuwagenlieferungen von den Herstellern gesammelt in Papierform eintreffen und die Zuordnung manuell durch die Mitarbeiter im Autohaus erfolgt. Dies ist nicht nur zeitintensiv, sondern auch fehleranfällig, denn der manuelle Abgleich der 17-stelligen FIN ist anstrengend und muss auch auf den dazugehörigen Dokumenten entsprechend aufwändig geprüft werden. Informationen landen schnell in den falschen Akten und sind später nur schwer wieder zu finden.

Mit der digitalen Fahrzeugakte werden Herstellerinformationen ganz einfach, z. B. über einen bereits verfügbaren Multifunktionsdrucker (MFP), eingescannt und an die COI-Anwendung übergeben. Diese liest aus den Herstellerlisten die FIN-Informationen aus und legt alle Daten und Dokumente passend in die jeweiligen Fahrzeugakten – und das alles vollautomatisch.

Einblick in die Lösung:

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

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Sichere Implementierung und ideale Betreuung

Business Flow Software

Dokumente prozessoptimiert verwalten

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