Zur optimalen Handhabung der im Autohaus oder beim Automobilhersteller zu verwaltenden Dokumente und Informationen zum jeweiligen Fahrzeug, bietet die digitale Fahrzeugakte für COI-BusinessFlow die idealen Workflows. Dabei unterstützt das Dokumentenmanagement System die Recherche und Bearbeitung verschiedenster Informationen und Dokumente, um diese bei Bedarf, z. B. bei der Aufnahme eines Wagens für die Jahresinspektion, nutzen zu können.

In der Fahrzeugakte können kaufmännische Unterlagen, wie Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen digital abgelegt und bearbeitet werden. Technische Informationen zum Fahrzeug, also beispielsweise Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten oder Wartungsprotokolle werden dem Fahrzeug verbindlich zugewiesen.

ZENTRALE VORTEILE des Dokumenten­managements sichern Sie sich mit der digitalen Fahrzeugakte und COI-BusinessFlow

Die passgenaue Lösung für das Management aller Dokumente des Fuhrparks

Digital verfügbare Fahrzeug­informationen – schnell und transparent

Zur optimalen Handhabung der im Autohaus zu verwaltenden Dokumente und Informationen zum jeweiligen Fahrzeug, bietet die digitale Fahrzeugakte die ideale Verwaltungsplattform. In der Fahrzeugakte werden kaufmännische Unterlagen wie Angebote, Bestellungen, Kaufverträge, Rechnungen, Lieferscheine oder Wartungsaufträge zu den einzelnen Fahrzeugen ebenso digital abgelegt und strukturiert wie technische Informationen zum Fahrzeug, Herstellerinformationen, Nachweise zu Wartungstätigkeiten und Wartungsprotokolle. Bei Bedarf sind all diese Informationen mit nur einem Klick für Ihre Mitarbeiter direkt verfügbar. Gerade beim Kontakt zum Kunden entfällt so langwieriges Suchen. Denn Ihre Mitarbeiter, egal ob im Verkauf, in der Werkstatt oder in der Verwaltung, haben sicherlich Besseres zu tun, als aufwändig nach den jeweiligen Fahrzeugunterlagen zu recherieren.

  • Zentrale digitale Fahrzeugakte mit allen Informationen zu den in Ihrem Betrieb betreuten/verkauften Fahrzeugen
  • Alle wichtigen Informationen zum Fahrzeug sind mit einem Klick für alle berechtigten Mitarbeiter auf jedem Endgerät verfügbar
  • Einfache Ablage von Informationen in die Akte, z. B. per Drag & Drop aus der Dateiablage oder dem E-Mail-Programm
  • Reibungslose Archivierung und Auffindbarkeit aller jemals mit dem DMS abgelegten Daten
  • Aufbewahrungsfristen werden mit Wiedervorlagefunktionen verwaltet
  • Auf Wunsch Anschluss der Fahrzeugakte an das Modul Kunden- und Lieferantenmanagement oder digitale Eingangsrechnungsverarbeitung

  • Genaue Zuordnung aller zu einem Fahrzeug gehörenden Dokumente ab dem Tag der Herstellung (Lifecycle) bzw. der Auftragsvergabe zur Herstellung eines Fahrzeugs
  • Integration in Ihre bestehenden IT-Anwendungen, wie z. B. Fertigungsmanagement oder SAP Anwendungen etc.
  • Leistungsfähige Suchfunktion, inkl. Volltextsuche nach Dokumenten innerhalb des gesamten Systems
  • Mobiler Zugriff auf Ihre Fahrzeugakten, z. B. über Smartphone oder Tablet (somit Zugriff aus dem Office und im Werk)
  • Nutzung der Fahrzeugakte in der Zentrale und in allen Niederlassungen
  • Sichere Ablage und revisionssichere Archivierung aller Fahrzeugdaten

  • Schneller und unkomplizierter Zugriff auf alle Fahrzeugakten auch in den Niederlassungen – unkomplizierte Übermittlung von Datenpaketen an Autohäuser oder Endkunden
  • Alle Informationen zum Status des Fahrzeuges jederzeit verfügbar (erleichtertes Management von Rückrufen oder bei Fahrzeugupdates)
  • Reduzierung der in den Niederlassungen zu bearbeitenden Dokumente in Papierform – Reduzierung der Druckkosten 
  • Zentrale Datenverwaltung ermöglicht dezentralen Datenzugriff im Netzwerk (Homeoffice)
  • Wegfall der Aufwände zur Verteilung von Papierdokumenten durch die Nutzung von digitalen Verteilmechanismen und automatisierten Workflows

Die Fahrzeugakte von COI im Detail

Rund um ein Fahrzeug entstehen laufend neue Informationen, die das Fahrzeug über viele Jahre begleiten. Diese werden oft digital zur Verfügung gestellt, z. B. technische Fahrzeuginformationen, Angebote, Rechnungen, oder sie liegen in Papierform vor, z. B. unterzeichnete Kundenaufträge, Schadensgutachten, Werkstattprotokolle etc.
Die digitale Fahrzeugakte auf Basis von COI-BusinessFlow hilft Ihnen und Ihren Mitarbeitern, schnell die passenden Informationen zum Fahrzeug zu finden. Sie bildet zudem eine vollautomatische Historie um den Lebenszyklus eines Fahrzeuges nachzuvollziehen und somit auch die Verwaltung und Wartung jederzeit transparent zu protokollieren.

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dokumentenmanagement-fuer-automobilbranche

Beim Dokumentenmanagement werden Papierdokumente entweder gescannt oder gar nicht erst gedruckt. Die digitale Verarbeitung erfolgt via Drag & Drop völlig selbstverständlich. Mit verschiedenen smarten Funktionen werden die Dokumente aber nicht nur abgelegt, sie bekommen via Versionierungsmanagement, Metadaten und Workflows eigene Fähigkeiten, die den Mitarbeitern die Datenverarbeitung im Alltag wesentlich erleichtern und sämtliche Prozesse transparenter, einfacher und effizenter gestalten wird. Zuletzt verfügt COI-BusinessFlow über einen Webclient, der den digitalen Zugriff aus dem Homeoffice oder von unterwegs ermöglicht.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Sichere Implementierung und ideale Betreuung – COI unser Vorgehen:

1. Erstkontakt

Als modernes Softwarehaus bieten wir unseren Interessenten und Kunden den für sie passenden Einstieg. Vom Erstkontakt und der Analyse der Einsatzmöglichkeiten eines Dokumentenmanagement Systems (DMS) über die gemeinsame Entwicklung von Einführungsstrategien, sowie der Implementierung passgenauer Lösungen bis zum laufenden Anwendungsbetrieb bieten wir erfahrene und professionelle Beratung an.

2. Individuelle Bedarfsanalyse

Unsere Consultants kennen die Anforderungen Ihrer Branche und stehen Ihnen für die optimale Prozessanalyse und Prozessplanung zur Seite. Mit unserer Erfahrung und unserer technologischen Kompetenz können wir Ihren individuellen Projektumfang zielgerichtet planen und projektieren.

3. Unser Lösungsvorschlag

Von der treffsicheren Softwarelösung und perfekten Modulkombination hin zur reibungslosen Implementierung: Mit COI steht Ihnen Ihr individueller Projektleiter zu jeder Zeit zur Seite.

4. Next Level Support

Neben der Projektleitung sind unsere engagierten Schulungsleiter und das große Supportteam für Sie und Ihre Mitarbeiter da. Nach der Implementierung beginnt unser gemeinsamer Weg und endet nicht. Unser Entwicklungsteam kann jede auftretende (neue) Anforderung nach Ihren Bedürfnissen umsetzen. Dabei bleibt unser Versprechen: Wenn Sie wachsen, wächst unsere Lösung mit!

Weitere Module im Überblick

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!