Jedes Dokument existiert genau einmal

Eine zentrale Dokumentenablage ist eine wichtige Investition in die Wettbewerbsfähigkeit! Sie bildet die Grundlage um schnell und sicher auskunftsfähig zu sein.

Dokumente und digitale Informationen werden innerhalb eines Unternehmens von verschiedenen Personen erzeugt, bearbeitet, abgelegt und verteilt. Meist liegen diese Dokumente in den unterschiedlichsten Medien vor, wie z. B. dem Fileserver oder dem E-Mail-Programm. Die Informationen und Dokumente sind deshalb oft flüchtig, werden redundant gespeichert, sind schwer auffindbar und meistens (unbewusst) auch schwer zu händeln. Auf einem Fileserver herrscht sehr oft eine unübersichtliche Infrastruktur.

Mit COI-BusinessFlow steht Ihnen unsere leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenmanagement Software zur Verfügung.
Dank umfassender Funktionen hilft sie Ihnen, Ihre Daten und Dokumente zukünftig schneller, transparenter und einfacher zu verwalten.

Alles Wissenswerte über die zentrale Dokumentenablage durch ein Dokumenten­management System

Wie funktioniert eine zentrale Dokumentenablage im Dokumenten­management System?

Bei einem DMS System werden alle Dokumente bei der Ablage durch den Nutzer in einer Datenbank mit den verschiedenen Metadaten verknüpft und so kategorisiert gespeichert. Die Software vergibt für jedes Dokument im Hintergrund eine individuelle ID-Kennung. Durch verschiedene, frei konfigurierbare, Eingabeaufforderungen (beispielsweise die Frage nach dem Dokumententyp – Rechnung oder Angebot) wird die Ablage von Dokumenten systematisiert und die Daten werden vor unsinniger “Redundanz” und vor falschen Dateibezeichnungen geschützt. Die Verteilung der Dokumente innerhalb des Unternehmens erfolgt ausschließlich als Link, über welchen die Mitarbeiter direkt auf das Dokument im Dokumentenmanagement System (DMS) zugreifen können. Dabei gleicht die Software laufend die unterschiedlichen Versionsstände ab – ein Mitarbeiter kann die Bearbeitung für sich beanspruchen (auschecken) und das Dokument somit vor doppelter Bearbeitung schützen. Verteilerhilfen, wie OneDrive und Co., werden damit hinfällig.

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DMS-Speicherung-dokumente

Wie unterscheidet sich eine DMS Lösung gegenüber einem Fileserver?

Der Fileserver (damit ist die klassische zentrale Ordnerstruktur auf einem Fileserver für die Datenablage und Verwaltung mit Zugriff über einen Standard-Office PC gemeint) ist in fast allen Unternehmen die zentrale Ablage, die trotz der vielen Tools, wie Outlook, SharePoint, Cloud-Austauschverzeichnissen etc., immer noch den zentralen Datenablageort darstellt. Dort landet letztlich alles, was man früher (und teilweise noch heute parallel) in Papierform in Ordnern abgelegt hat.

Immer wieder stellt die Ablage auf solchen Fileservern die Mitarbeiter vor große Herausforderungen. Das beginnt bei der Bezeichnung der Ordner und Dateien, dem Aufbau der Ordnerstrukturen und endet bei der Mehrfachablage, um das Auffinden der Daten zu erleichtern. Oft sind die Daten zudem nicht vor Datenveränderung durch Kollegen, Kopie der Daten, Löschung oder Verteilung an Dritte geschützt.

Für eine wettbewerbsfähige und benutzerfreundliche Datenverwaltung ist ein Dokumentenmanagement System die Lösung:

  • Bereits beim Dokumentenimport prüft die Anwendung, ob die Daten ggf. schon von einem anderen Anwender abgelegt wurden. Dadurch werden Redundanzen vermieden.
  • Die Zuordnung einer Information, z. B. AGBs zu einer Rechnung, erfolgt via Software in vorkonfigurierten Prozessen. Damit hat man beispielsweise die Möglichkeit, vom Dokument (Rechnung) auch auf die zugeordnete Referenz (AGBs) zuzugreifen.
  • In der Benutzeroberfläche eines Dokumentenmanagement Systems besteht die Möglichkeit, jedes Dokumentenformat in voller Vorschauansicht anzuzeigen – anders als beim Fileserver, wo beispielsweise PDFs nicht als Vorschau angezeigt werden können.
  • Die durchgehende Indizierung ermöglicht eine rapide Suche nach Daten aller Art.

Welche Vorteile hat diese zentrale Speicherung?

Ein Dokumentenmanagement System optimiert die Ablage der Dokumente und schafft so den notwendigen Überblick für die Mitarbeiter:

  • Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten
  • Automatische, vererbbare Klassifizierungen, z. B. wird ein Dokument per Drag & Drop in eine DMS-Ordnerstruktur abgelegt und erhält per Vererbung die Klassifizierungen; manuelle Nachklassifikation wird damit minimiert oder entfällt.
  • Versionsmanagement für Dokumente
  • Reduzierung von redundanter Datenhaltung: weniger Speicherplatz, leichtere Wartung, immer aktuelle Informationen
  • Volle Kontrolle über die Firmendaten und sichere Speicherung
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Wie werden Redundanzen verhindert?

Beim Import eines Dokuments (dies kann z. B. ein Rechnungs-PDF, eine Exceltabelle oder auch ein Bild sein) bildet die Software eine individuelle Prüfsumme aus den verschiedenen Dateiinformationen. Über den Prüfsummenabgleich erkennt das System automatisch, ob identische Daten bereits vorliegen. Dabei kann die Technik auch kleinste Abweichungen (beispielsweise eine inhaltliche Veränderung wie das Datum einer Rechnung) erkennen und gibt eine entsprechende Meldung an den Nutzer aus.

Wie ist die Archivierung an das System angeschlossen?

Die Archivierung von Daten im Dokumentenmanagement System ist letztlich eine Sicherung der zu archivierenden Daten in einem dafür extra vorgesehenen Speicherbereich. Einmal konfiguriert, läuft die Archivierung automatisch im Hintergrund ab.

Das wichtigste bei der revisionssicheren Archivierung ist der Schutz der archivierten Daten gegenüber Veränderungen für die Dauer der Aufbewahrungszeit. Revisionssichere Archive lösen die bisher genutzten Papierarchive vollständig ab. Steuerprüfungen oder andere Prüfungen können solche abgesicherten, digitalen Archive vollumfänglich nutzen und erkennen diese als vollwertige Lösung an.

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Kann ich auch mobil auf meine zentrale Datenablage zugreifen?

Grundsätzlich ist das Dokumentenmanagement System COI-BusinessFlow mit einem Webclient ausgestattet, so dass Sie mit Ihrer mobilen Firmenausstattung problemlos von überall auf die Firmendaten zugreifen und diese auch bearbeiten können. Der weltweite mobile Zugriff ermöglicht den Zugang auf die Daten u. a. auch vom Smartphone aus.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Warum sollte ich mich für das Dokumenten­management System von COI entscheiden?

Mit COI-BusinessFlow verfügen Sie nicht nur über ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement System, wir kümmern uns auch um die Erfüllung ihrer individuellen Anforderungen und beraten Sie beim Implementierungsprozess. Als Spezialisten für Dokumentenmanagement und Archivierung stehen wir Ihnen bei der digitalen Transformation vollumfassend zur Seite!

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Weitere Vorteile mit COI-BusinessFlow

Neben der zentralen Dokumentenablage gibt es viele weitere Vorteile für Sie – entscheiden Sie sich noch heute, Ihre Prozesse mit Hilfe einer Dokumentenmanagement Lösung zu digitalisieren!

Profitieren Sie mit COI durch:

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  • Über 30 Jahre Erfahrung im
    Bereich Dokumentenmanagement Systeme
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News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!