Effiziente Prozesse dank Dokumentenlenkung und digitalem Workflow

Workflows spielen immer dann eine Rolle, wenn verschiedene Mitarbeiter oder Abteilungen eines Unternehmens Vorgänge nacheinander oder auch parallel bearbeiten müssen. Gerade eine effiziente Dokumentenlenkung Software spielt bei der optimalen Gestaltung der Abläufe eine gewichtige Rolle.

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Mit COI-BusinessFlow steht Ihnen unsere leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenlenkung Software zur Verfügung. Dank umfassender Funktionen hilft sie Ihnen, Ihre Digitalisierung durchzuführen.

Alles Wissenswerte zum Thema Dokumentenlenkung mit einem Dokumenten­management System (DMS)

Was ist ein Dokumenten Workflow?

Dokumenten Workflows in Zusammenhang mit einem Dokumentenmanagement System bilden Prozesse im Unternehmen digital ab, leiten Dokumente gezielt weiter und haben die Aufsicht über diese Prozesse. Ein digitaler Workflow mit Dokumentenlenkung ersetzt den oftmals sehr zeitaufwändigen Prozess der Papierverteilung im Unternehmen und den jeweiligen Organisationseinheiten (Niederlassungen, Filialen, HomeOffice). Das System wartet mit folgenden Funktionen auf:

  • Eskalation beispielsweise bei Terminüberschreitung
  • Nachvollziehbarer Prozessabschluss (“macht die Akte zu”) mit angeschlossener Langzeitarchivierung
  • Prüfung von definierten Daten auf eingehenden Unterlagen (Rechnungsnummer, Systemabgleich mit Bestellvorgang im ERP-System o. ä.)
  • Verteilung von Aufgaben an Fachabteilungen (bspw. Rechnungsprüfung oder Freigabe) mit prozessgerechter Weiterleitung an die jeweils nächste Stelle
  • Transparente Anzeige, wo welches Dokument/welche Akte gerade in Bearbeitung ist
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Welche Bedeutung hat die Dokumentenlenkung für den Dokumenten Workflow?

Die im Arbeitsablauf notwendigen Dokumente, Akten und Informationen werden den einzelnen Mitarbeitern in Übereinstimmung mit dem Workflow Managementmodell digital zugeteilt, mit Aufgaben kombiniert und nach Erledigung der Aufgaben an die nächste Stelle weitergeleitet. Die Dokumentenlenkung ist dabei der zentrale Vorteil gegenüber der manuellen Verteilung, da die Dokumente ihre Workflows digital, also ohne Zeitverlust, durchlaufen.

Wie funktioniert die Dokumentenlenkung Software?

Die jeweiligen existierenden Workflows (Ihre Abläufe) werden innerhalb des DMS in einem sogenannten Workflow-Template abgebildet und im Rahmen der Implementierung der Dokumentenmanagement Software optimiert. Dabei kann der DMS Administrator die Dokumenten Workflows intuitiv managen und bei Bedarf anpassen. Die Workflows nehmen auch jederzeit entsprechende Zusatzinformationen auf, wie beispielsweise eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn ein Vorgang z. B. eine bestimmte Station erreicht hat oder abgeschlossen wurde.

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Welche Vorteile hat ein Dokumenten Workflow?

  • Automatisierte, digitale Verteilung aller zum Prozess gehörenden Dokumente und Informationen
  • Jederzeitige Information über den Status der einzelnen Bearbeitungsschritte und durchgängige Protokollierung der Prozessschritte (Nachvollziehbarkeit)
  • Benachrichtigungen und Erinnerungen unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Einhaltung von Terminen
  • Zentrale versionierte Ablage aller zum Dokumenten Workflow gehörigen Informationen
  • Wegfall manueller Verteilungstätigkeiten, wie z. B. Aktenweitergabe
  • Wegfall von Redundanzen

Welche Prozesse kann ich damit abbilden?

Normalerweise werden Dokumenten Workflows für die gängigen Standardprozesse im Unternehmen eingesetzt. Dies beginnt z. B. bei der digitalen Eingangspostlösung und geht dann über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bis hin zu Freigabeprozessen von Dokumentgruppen (z. B. technische Dokumentationen, Benutzerhandbücher) und speziellen Anwendungen, die ggf. sehr unternehmensspezifisch sind. Trotz der Standardisierung sehen viele Prozesse, die eigentlich Standard sein sollten, in den Unternehmen unterschiedlich aus. Daher haben Dokumenten Workflows immer eine Standardbasis, die der Kunde dann für sich anpasst oder anpassen lässt.

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Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Warum sollte ich mich für das Dokumentenmanagement System der COI entscheiden?

  • Leistungsfähige, ausgereifte und sichere Anwendung zur Abbildung dokumentbasierender Abläufe
  • Integrierte Workflow Lösung mit hoher Flexibilität zur Schonung der Unternehmensressourcen
  • Zeit- und Kosteneinsparung durch digitalen Ersatz der papiergebundenen Prozesse und Nutzung der im DMS bereits vorhanden Informationen
  • Workflow Made in Germany

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Weitere Vorteile mit COI-Businessflow

Neben der Dokumentenlenkung gibt es viele weitere Vorteile für Sie. Entscheiden Sie sich noch heute, Ihre Prozesse mit Hilfe einer Dokumentenmanagement Lösung zu digitalisieren!

Profitieren Sie mit COI durch:

Optimale Beratung

  • Über 30 Jahre Erfahrung im
    Bereich Dokumentenmanagement Systeme
  • Alles aus einer Hand

Maximale Integration

  • Schnittstellen für nahezu jede Unternehmenssoftware: wo keine Schnittstelle ist, schaffen wir eine!

Optimaler Support

  • Hundertprozentiger, langfristiger Support
  • Unsere Mitarbeiter am Helpdesk in Erlangen stehen für Sie zur Verfügung

Sicherheit

  • Sensible Daten sicher und gesetzeskonform speichern
  • Schutz vor Hackerangriffen durch Prozessüberwachung
  • Unsere Prozesse sind ISO zertifiziert

News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!