So finden und bearbeiten Sie Dokumente schnell!

Für die effiziente Bearbeitung von Geschäftsprozessen ist Zeit stets ein kritischer Faktor. Das schnelle Auffinden von wichtigen Informationen, passend zum Vorgang, bringt Effizienz in Ihre Abläufe und ist deshalb ein großer Wettbewerbsvorteil. Hierfür ist die Dokumentensuche mit Hilfe eines DMS Systems ein wichtiger Schritt hin zu perfekten, effizienten Prozessen.

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Mit COI-BusinessFlow steht Ihnen unsere leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenmanagement Software zur Verfügung.
Dank umfassender Funktionen hilft sie Ihnen, Ihre Digitalisierung durchzuführen.

Alle wichtigen Infos zum Thema Dokumentensuche mit einem DMS!

Wie funktioniert die Dokumentensuche mit einem Dokumenten­management System?

Die Dokumentensuche funktioniert innerhalb eines DMS ähnlich, als es der Nutzer von einer Dokumentensuche bei Windows kennt, bietet aber mehr Komfort. Bei der Suche über den Windows Explorer wird durch das Eintippen von Schlagworten in der Suchleiste eine Suche ausgelöst und der PC fängt an, nach der gewünschten Information zu suchen. Bei Windows PCs dauert das mitunter sehr lange. Im Gegensatz dazu wird bei einem DMS die Trefferliste in Sekundenschnelle generiert und zeigt alle relevanten Daten zum gesuchten Schlagwort an, egal, wie groß der Dokumentenbestand ist. Durch die Angabe weiterer Suchparameter, kann die Trefferliste des DMS geschärft werden, z. B. nur Treffer anzeigen, die den Status “gültig” haben.

Die Trefferliste des Fileservers zeigt im Zweifel Treffer an, die nur eine geringe Relevanz zur Suchanfrage haben. Hier bietet die Dokumentensuche eines Dokumentenmanagement Systems mit zusätzlichen Parametern zur besseren Generierung von Trefferlisten enorme Vorteile.

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Inwiefern unterscheidet sich die DMS Dokumentensuche von einer Suche im Fileserver?

Ein Dokumentenmanagement System wie COI-BusinessFlow kann zusätzlich zum Suchwort noch bestimmte Suchparameter vom Anwender abfragen, um so gezielter und schneller zur gewünschten Trefferliste zu kommen. Mittlerweile gibt es diesen Ansatz zwar auch schon bei der Filesuche via Windows Explorer (oder Linux oder Mac), aber die Verknüpfungen der Treffer und Parameter, die das DMS anbietet, wie z. B. “nur gültig mit”, sind in der Struktur der Trefferliste des Fileservers schon gar nicht vorhanden.

Beispiel: Sie suchen nach der Rechnung eines bestimmten Geschäftspartners. Diese könnten Sie über eine Fileserversuche per Suche nach der Rechnungsnummer recherchieren, vielleicht noch in Verbindung mit einem Kundennamen. Ist diese Rechnungsnummer jetzt auch in einem Schriftverkehr enthalten, z. B. in einem auf dem Fileserver gespeicherten Word-Dokument, würde Ihnen die Fileserversuche diesen Treffer auch anzeigen. Im schlechtesten Fall entstünde eine lange Liste mit Dokumenten, die nichts mit dem gesuchten Vorgang zu tun haben.

Ein DMS sucht hier tatsächlich nur nach Dokumenten, die auch als Rechnung klassifiziert sind. Die Treffer sind damit eindeutig und unterstützen den Anwender effizient seine Aufgaben zu erledigen. Dieser Treffer der Rechnung bietet dem Anwender zusätzliche Verknüpfungen an, um z. B. den mit dieser Rechnung verbundenen Schriftverkehr direkt zu öffnen.

Welche Vorteile bietet die Dokumentensuche mit einem DMS?

  • Strukturierte Ablage für beste Suchergebnisse: der Nutzer wird bei der Anlage und Ablage von Dokumenten innerhalb eines DMS immer dazu aufgefordert, bestimmte Metadaten und Verknüpfungen anzugeben bzw. diese bei der Anlage automatisch zu generieren, z. B. aus dem Kontext des Dokuments. Diese Informationen nutzt die DMS Suche zur schnellen und korrekten Generierung von Trefferlisten.
  • Schnelle Generierung von Trefferlisten: in Kombination mit der durchgängigen Indizierung der im DMS abgelegten Inhalte sind diese somit schneller und zielgerichteter auffindbar als ohne DMS
  • Einfacher Zugriff auf immer wiederkehrende Suchen: bei guten Dokumentenmanagement Systemen, wie COI-BusinessFlow, besteht die Möglichkeit, eine Suche als sogenannte dynamische Ordner anzulegen. Diese “merken” sich bestimmte Suchparameter, führen die exakte Suche immer direkt per Mausklick durch und liegen beim Anwender direkt auf dem Schreibtisch. Beispielsweise kann sich ein Nutzer so alle Rechnungen anzeigen lassen, die an einen bestimmten Kunden geschickt wurden und noch nicht bezahlt sind: eine Suche wird so von einer Prozessunterstützung zu einem eigenen Prozess  (bspw. Eingangsrechnungsverarbeitung).
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Welcher Art sind die Metadaten, die bei einer Dokumentensuche mit einem DMS genutzt werden?

Eine Suche im DMS funktioniert über eine hochgradige Klassifizierung der im DMS verwalteten Informationen.

Beispiel: Projektdokument

Dieses hat u. a. einen

  • Namen (z. B. der Dokumentname, der auch im Fileserver genutzt wird)
  • eine Projektnummer (zu welchem Projekt gehört das Dokument)
  • einen Projektzeitraum
  • einen Status (z. B. erfasst, in Bearbeitung, freigegeben oder veraltet)
  • Projektterminierungen (z. B. erfasst am, zu erledigen bis, abgeschlossen am, Wiedervorlage am)

Jede dieser Metadaten kann bei der Suche genutzt und zur Erstellung der Trefferlisten eingesetzt werden. Durch den Bezug zum Dokumenttyp (hier Projekt), lässt sich die Suche weiter verfeinern, denn der Anwender sucht nicht einfach nach der Projektnummer, sondern nach einem Projektdokument mit dieser Nummer.

E-Mails, die zufällig die Projektnummer als Teilschlüssel im Fließtext haben, aber vielleicht nur Teil einer Telefonnummer sind, landen somit nicht in der Trefferliste. Das erleichtert die Nutzung für die Anwender enorm, schafft mehr Effizienz und liefert zielgenaue Trefferlisten.

Welche Arten der Dokumentensuche gibt es?

Bei der Dokumentensuche kann ein Nutzer die gesuchten Daten zum einen über die Kombination der Metadaten in einer Trefferliste generieren (bspw. alle offenen Rechnungen) und zum anderen kann der komplette Datenbestand volltextindiziert und damit per Volltext durchsucht werden. Die Suchen heißen entsprechend Metadatensuche oder Volltextsuche. Volltextsuche wird manchmal auch Freitextsuche genannt, diese beiden Begriffe beschreiben aber den gleichen Vorgang.

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Wie legt ein DMS Dokumente ab?

Ein großer Vorteil eines Dokumentenmanagement Systems ist der zentrale Dokumentenpool

Alle Dokumente werden mit den dazugehörigen Informationen (Metadaten) lediglich einmal auf einem zentralen Server abgelegt. 

Der Nutzer muss sich den genauen Pfad zu den Dokumenten nicht mehr merken – er interagiert im Optimalfall ausschließlich über die dynamischen Suchfunktionen des DMS. Um den Nutzern trotzdem ihr gewohntes Umfeld bzgl. des Zugriffs auf die Dokumente zu erhalten, lehnt  sich die Ablagestruktur in der Regel sehr stark an die beim Anwender bekannte und liebgewonnene Explorerablage an, auch wenn dies nur “virtuelle Strukturen” im Dokumentenmanagement System sind.

Da ein DMS alle Dokumente, egal aus welcher Abteilung diese kommen, aufnimmt, entsteht der Vorteil, dass Firmenwissen nicht mehr an Herrschaftswissen gebunden ist und Prozesse transparenter, schneller und kontrollierbarer vonstatten gehen. 

Es existieren in einem DMS aber auch sehr viele Dokumente und Informationen, die nicht in Ordnerstrukturen liegen, sondern ohne diese Zuordnung im DMS verwaltet werden, um dann aus anderen Umgebungen verknüpft und über diese Verknüpfungen genutzt zu werden. Beispiel: eine Rechnung, die mit dem ERP-Belegsatz verknüpft ist und direkt aus dem ERP-System über den Belegsatz verknüpft mit dem DMS zur Anzeige gebracht werden kann.

Außerdem arbeitet ein DMS sehr stark mit Verknüpfungen. So kann beispielsweise ein Angebot direkt mit einer kombinierten Gültigkeit verknüpft werden, z. B. nur gültig mit dieser Version der AGBs. Ändern sich die AGBs, gibt es eine neue Version und alle neuen Angebote erhalten diese Verknüpfung. Alte Angebote dagegen behalten die alten Verbindungen zu den damals gültigen AGBs.

Welche Rolle spielt künstliche Intelligenz bei der Dokumentensuche mit einem DMS?

Künstliche Intelligenz (KI) wird in verschiedenen Anwendungsumgebungen unter anderem genutzt, um Systeme schneller besser werden zu lassen und auf Basis der verarbeiteten Daten diese Verbesserung selbstlernend zu erzielen. Was schön klingt, hängt aber von vielen Parametern ab (unter anderem sogenannten Trainingsdaten). Viele Anbieter von Dokumentenmanagement Systemen bezeichnen ihre Suchfunktionen als KI. Streng genommen arbeitet ein DMS aber im Bereich der Suche meist nicht direkt mit Methoden der künstlichen Intelligenz. Ein “intelligenter Suchalgorithmus” ist in der Regel fachlich etwas anderes als KI – auch wenn der Volksmund ihn oft so bezeichnet. 

Interessant wird KI allerdings im Bereich der Analyse von Dokumentinhalten. Z. B. kann KI bei der Erkennung von Formularen, z. B. Rechnungen, und Formularinhalten (Rechnungskopfdaten, Bestellbezug, Positionsdaten, etc.) oder anderen Dokumenttypen, wie z. B. der Erkennung von Verträgen und Vertragsinhalten, entsprechende Vorteile bieten.

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Gibt es eine semantische Suche bei Dokumenten­management Systemen?

Eine semantische Suche zeichnet sich durch das Vorschlagen von relevanten Inhalten auf Basis der Suchanfrage aus. Nutzer kennen diese Suchart beispielsweise bei Hotelsuchen: Dieses Hotel in der Nähe könnte Sie auch noch interessieren …

Diese Suchfunktion bieten Dokumentenmanagement Systeme in der Regel heutzutage (noch) nicht an. Der Grund dafür liegt darin, dass man in einem DMS sehr gezielt über die Metadaten die tatsächlich relevanten Treffer generiert. Die Treffer “das könnte Sie auch noch interessieren” spielen hier – zumindest in den meisten Geschäftskontexten – keine Rolle, zumal solche “Ablenkungen” der Anwender den Prozess auch wieder verlangsamen könnten.

Eine Dokumenten­management Software – viele Schnittstellen

COI-BusinessFlow fügt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwareumgebung ein – dank umfangreicher Schnittstellen.

Warum sollte ich mich für das Dokumenten­­management System BusinessFlow entscheiden?

BusinessFlow ist ein leistungsstarkes Dokumentenmanagement System, das keine Wünsche offen lässt. Durch intelligente Prozessmodule, individuelle Branchenlösungen und einen starken Rundumservice bieten sich Ihnen viele Vorteile. 

Hinsichtlich der Performanz setzt COI-BusinessFlow den Benchmark:

  • Daten werden über die DB-Indextabellen optimiert gespeichert und laufend ergänzt. 
  • Viele tausende Dokumente werden innerhalb von Sekundenbruchteilen durchsucht und Trefferlisten generiert.
  • Erst wenn ein oder mehrere Treffer vom Anwender ausgewählt und z. B. zur Anzeige gebracht werden, lädt das DMS die Dokumente aus dem Ablagebereich (Serverstorage) in den Browser und der Anwender kann bequem durch die Dokumente navigieren. 
  • Dabei ist die Indizierung bei Bedarf immer eine Volltextindizierung – das bedeutet, dass alle Dokumentinhalte bis auf das letzte Wort stets schnell such- und verfügbar sind. 

Dokumente prozessoptimiert verwalten

Unsere Referenzen sprechen eine klare Sprache: Mit der DMS Power von COI-BusinessFlow werden bereits Milliarden Dokumente verwaltet.  

Weitere Vorteile mit COI-BusinessFlow

Neben der effizienten und schnellen Dokumentensuche gibt es viele weitere Vorteile für Sie. Entscheiden Sie sich noch heute, Ihre Prozesse mit Hilfe einer Dokumentenmanagement Lösung zu digitalisieren!

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    Bereich Dokumentenmanagement Systeme
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News, Events & Webinare

Unsere Mission ist eine vollständige Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Dazu gehört auch, sich auszutauschen und sich über aktuelle Trends und Themen zu informieren. Bleiben auch Sie up to date!