GoBD konforme, digitale Archivierung von Dokumenten

Die Archivierung von Dokumenten und Firmendaten ist nicht nur wegen gesetzlicher Richtlinien, sondern auch für die konkrete Nachverfolgung von Firmenwissen Pflicht. Eine strukturierte und nachvollziehbare Archivierung schützt zusätzlich vor Datenverlust.

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Alle wichtigen Infos zur rechtssicheren, digitalen Archivierung!

Was ist rechtssichere Archivierung?

Bei der Rechtssicherheit geht es darum, dass keine Zweifel über Rechte und Pflichten einer Rechtsordnung bestehen. Eine gesetzliche Rahmenbedingung gibt bestimmte Kriterien vor, die von der Archivierung hinsichtlich Dateninhalte, Lagerzeiten und Prozessen erfüllt werden müssen. Bei der Archivierung von Dokumenten spricht man neben Rechtssicherheit auch noch von der Revisionssicherheit. Diese beinhaltet eine Prüfung des beim Unternehmen eingesetzten Verfahrens und der damit verbundenen Archivierungslösung. Dabei wird die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens, der Einsatz der Hard- und Softwaresysteme, die Qualität der Informationsverarbeitung und digitalen Prozesse, sowie der sichere Betrieb geprüft. Es geht also bei der rechtssicheren Archivierung immer um den gesamten Prozess und wie dieser im Unternehmen abgebildet wird. Erst wenn diese Prüfung bzgl. Sicherheit im Umgang mit den Daten, Schutz der Inhalte vor Veränderung, entsprechende sichere Verfahren bzgl. des Zugriffs etc. erfolgreich durchgeführt und bestätigt wurde, kann der Prozess mit der eingesetzten Infrastruktur als revisionssicher zertifiziert werden.

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Wie funktioniert die Archivierung MIT einem Dokumenten­management System?

In den Gründerjahren von Dokumentenmanagement- und später Enterprise Content Management Systemen stand das Thema Archivierung von Dokumenten im Vordergrund. Daten (Dokumente in Papierform) wurden digitalisiert (meist per Scan) und dann sicher auf einem Langzeitspeicher abgelegt. Das waren damals Speichermedien wie Magnetbänder oder optische Datenträger, die z. B. durch eine Jukebox verwaltet wurden und die gespeicherten Dokumente bei Bedarf über diese wieder abgerufen und in der Anwendung zur Anzeige gebracht werden konnten. Die Softwarelösungen basierten damals auf UNIX-Umgebungen. Windows war noch nicht verfügbar und DOS-Systeme konnten den Unix-Umgebungen noch nichts anhaben. Außerdem gab es keine leistungsfähigen PC-Netzwerke. Mit der Archivierung wurde schnell der Ruf nach der Verwaltung der Ursprungsdaten laut. Wie entsteht ein Dokument, wie kann man dieses EDV-technisch verwalten, Versionen erstellen, schützen etc. Dokumentenmanagement wurde in die Archivsysteme integriert.

Immer mehr Inhalte entstanden aus IT-Umgebungen, die systemseitig angebunden werden konnten, wie z. B. die Kopplung eines ERP-Systems an die DMS und Archivumgebung. Druckströme wurden umgeleitet und 1:1 im Archiv abgelegt, um das gedruckte Dokument auch elektronisch verwalten zu können.

Letztlich legt ein Dokumentenmanagement System Informationen (Daten, Dokumente, Akten) irgendwann zwangsweise im Archiv ab, wie z. B. eine Vertragsunterlage, die eine Gültigkeit erlangt hat (hier: unterzeichneter gültiger Vertrag), der jetzt über die Laufzeit des Vertrages unverändert aufbewahrt werden soll (Archivierung). Neue Vertragsversionen nutzen bestehende Dokumente im DMS als Basis oder Vorlage, können aber auch auf einem archivierten Vertrag aufbauen, so dass die Quelle für einen neuen Vertrag auch das Archiv sein kann.

Heute spielt die Anbindung der Archiv-Hardware als performante Speicherumgebung eine sehr große Rolle, da durch die zunehmende Digitalisierung oft und schnell auf Archivdaten zugegriffen wird (beispielsweise um Geschäftsprozesse nachzuvollziehen). Letztlich werden in der Archivierungskomponente eines Dokumentenmanagement Systems die Daten so gespeichert, dass sie jederzeit lesbar, aber unveränderbar aufbewahrt werden – eben sicher bis zum Ende der Aufbewahrungszeiten. Moderne Systeme wie COI-BusinessFlow haben darüber hinaus leistungsfähige Funktionen hinsichtlich der Lösch- und Speicherzeiten von Daten, um am Ende der Aufbewahrungszeiten die Informationen aus dem Archivsystem zu entfernen.

Was bedeutet GoBD konform und welche Gesetze muss ich beachten?

Die GoBD hat ihren Ursprung in der Finanzverwaltung und betrachtet die Anforderungen an Unternehmen, die IT-gestützte Prozesse einsetzen und dort relevante elektronische Unterlagen, Dokumente und Daten erzeugen und verwalten. Grundsätzlich geht es dabei um die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht von unternehmensrelevanten Informationen und wie damit IT-technisch zu verfahren ist.

GoBD:  »Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)«. Dies ist eine Verwaltungsanweisung des BMF – Bundesministerium der Finanzen und ist als Vorgabe für alle deutschen Unternehmen maßgeblich. Sie berücksichtigt die aktuellen Entwicklungen rund um die elektronisch erzeugten Daten und Informationen und wie mit diesen bzgl. der Aufbewahrung umzugehen ist.

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Lt. Abgabenordnung (AO) §147 Abs. 2 können, mit einigen Ausnahmen, Unterlagen im Unternehmen, wie z. B. Handels- und Geschäftsbriefe oder Buchungsbelege, auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden. Diese müssen aber den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung entsprechen und es muss sichergestellt sein, dass die Wiedergabe der Daten bildlich und inhaltlich übereinstimmen, während der Dauer der Aufbewahrung jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Diese in der GoBD definierten Grundsätze, wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit sind damit auch verpflichtend für ein DMS, wenn dieses System solche Daten verwaltet. Ebenso sind elektronisch eingegangene oder entstandene aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, Dokumente und Unterlagen in dieser Form aufzubewahren und entsprechend der Aufbewahrungspflicht unverändert zu sichern.

Eine reine Ablage im Dateisystem erfüllt diese Vorgaben nicht, wenn nicht zusätzliche Maßnahmen die Unveränderbarkeit gewährleisten. Wesentlich bei der GoBD ist, dass die Vorschriften keine Aussage darüber treffen, auf welche Art und Weise ein Unternehmen diese Vorgaben erfüllen muss, d. h. die Vorgaben sind immer technik- bzw. lösungsneutral. Die neben der GoBD geltenden gesetzlichen Grundlagen finden sich in der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO), dem Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB) oder dem Umsatzsteuergesetz (z. B. § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG).

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Welche Dokumente können digital archiviert werden?

Grundsätzlich können alle im Dokumentenmanagement System abgelegten Daten auch archiviert werden. Für die rechtssichere Archivierung von Dokumenten gibt es klare gesetzliche Vorgaben in der Abgabenordnung (§§ 146, 147). Diese sind (Auszug):

“(1) Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4. Buchungsbelege,

4a.  Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

(2) Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanz und der Unterlagen nach Absatz 1 Nummer 4a, sofern es sich bei letztgenannten Unterlagen um amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende nicht förmliche Präferenznachweise handelt, können die in Absatz 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. mit den empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.”

Mehr zur Abgabenordnung und weitere Gesetze finden Sie hier.

Welche Vorteile bietet die Archivierung mit einem Dokumenten­management System?

Ein großer Vorteil einer DMS Anwendung ist der zentrale Dokumentenpool

Alle Dokumente werden mit den dazugehörigen Informationen (Metadaten) lediglich einmal auf einem zentralen Server abgelegt. Die vollautomatische Archivierung sorgt dafür, dass alle aufbewahrungspflichtigen Stände sicher im Archiv abgelegt werden, jederzeit nachvollziehbar sind – bei gleichzeitiger Minimierung des benötigten Speicherplatzes. Zeitgleich sind die Daten aber auch stets verfügbar, was eine erhebliche Zeitersparnis bei Archivrecherchen mit sich bringt.

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Wie spielt die Archivierung mit dem Dokumenten­management zusammen?

Die Archivierung der im Dokumentenmanagement System verwalteten Daten läuft parallel stets im Hintergrund ab. Dabei ist die IT-Infrastruktur individuell auf den Kunden angepasst. Der Server steht entweder bei Ihnen vor Ort oder in einem durch Sie zu bestimmenden Rechenzentrum inklusive aller relevanten Sicherheitseinrichtungen. Jedes Dokument wird mit den entsprechenden Entstehungs-Zeitstempeln, Metadaten und seiner Historie vom System ins Archiv transferiert. Dabei wird berücksichtigt, ob das Dokument einen finalen Status hat (Unveränderbarkeit) oder sich noch in der Bearbeitung befindet. Letztlich sind die Systeme heute so ausgereift, dass sie die Daten quasi in Echtzeit hin- und herspielen und jederzeit voller Zugriff auf alle Dokumente besteht.

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Warum sollte ich mich für die digitale Archivierung mit COI entscheiden?

Mit über 30 Jahren Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement und Archivierung von Dokumenten ist die COI GmbH Ihr erster Ansprechpartner für die revisionssichere Archivierung Ihrer Firmendaten. Als Basis für die erfolgreiche und rechtssichere Archivierung nutzen Sie unser performantes Dokumentenmanagement System COI-BusinessFlow.

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