Der Sprung ins Homeoffice, der für viele Betroffene tatsächlich von heute auf morgen im März 2020 stattfand, hat Unternehmen aber auch die Mitarbeitenden vor neue Herausforderungen gestellt. Zeit, dass Sie die Digitalisierung Ihrer Prozesse für das Homeoffice angehen.
Bestehende Prozesse, die im Büroalltag praktikabel waren, sind im Homeoffice nicht mehr umsetzbar. Einfachste Arbeitsschritte, wie z. B. die Prüfung einer Rechnung, die dem Unternehmen per Post zugestellt wurde, sind plötzlich aufwändig und müssen über digitale Workarounds gelöst werden.
Dabei gibt es schon lange Lösungen auf dem Markt, die eine einfache, flexible und vor allem dezentrale Bearbeitung von Dokumenten und Geschäftsprozessen ermöglichen. Wir stellen einige Themen und Maßnahmen für die konsequente Digitalisierung Ihres Unternehmens vor. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie Sie:
- Einen Telearbeitsplatz für das Homeoffice einrichten
- Ihre Prozesse strukturieren und fit für digitale Prozessgestaltung machen
- Ihre digitalen Daten rechts- und IT-sicher verwalten können
- Software für das digitale Dokumentenmanagement wählen und anwenden
Die Einrichtung eines Telearbeitsplatzes – Bestandteil der Digitalisierung für das Homeoffice
Mit der Novellierung der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) im November 2016, wurden erstmals die Anforderungen und Rahmenbedingungen der Telearbeit gesetzlich abgegrenzt und damit auch von einer generellen Zulässigkeit ausgegangen. Doch viele Arbeitgeber wissen nicht, dass Homeoffice dadurch auch strengen Regeln unterworfen ist.
So ist z. B. festgelegt, dass für das Homeoffice im Angestelltenverhältnis das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV), das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die dazu erlassenen Arbeitsschutzverordnungen gleichermaßen gelten, wie für die Arbeit in einem Büro des Arbeitgebers.
Im Gegensatz dazu schuldet der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber, auch aus dem Homeoffice, eine volle, ungeteilte Arbeitsleistung, zu den im Arbeitsvertrag definierten Kernarbeitszeiten.
Das schwierigste an dieser gegenseitigen Vereinbarung ist das Zugänglichmachen der Daten und Strukturen, die ein Unternehmen normalerweise hat. Egal ob die Telefonanlage, interne Fileserver, Software und Dergleichen: Das zur Verfügung stellen der Arbeitsmittel obliegt dem Arbeitgeber und stellt genau deshalb Unternehmen bei plötzlichen Umstellungen, wie dem Corona Lockdown, vor Herausforderungen.
Was sie tun können:
Wohl dem, der im Vorfeld schon Prozesse hinsichtlich ihrer Digitalisierbarkeit überprüft hat. Wer heute z. B. Rechnungen noch in ausgedruckter Form verarbeitet, steht hingegen in Zugzwang.
Prüfen Sie einmal, welche Prozesse wirklich noch in Papierform existieren und inwiefern Sie diese von den Abläufen her digitalisieren können. Holen Sie sich Beratung ins Haus (wir stehen hierfür sehr gerne zur Verfügung) und befragen Sie Ihre Mitarbeiter. Setzen Sie ein internes Projekt auf, denn so wie vorher wird es stellenweise nicht mehr werden.
Prozesse strukturieren – aber wie?
Bereits 1990 läuteten Firmen wie COI das papierlose Büro auf der Branchenmesse CeBIT ein. Es sollte aber 30 Jahre dauern, bis manche Firmen durch die Corona-Pandemie aus ihrem „Dornröschen-Schlaf“ gerissen werden sollten. Jetzt stehen einige unter Druck, denn auch die Einführung einer gut anwendbaren Software will vorbereitet und durchgeführt werden. Je besser Sie Ihre Prozesse strukturieren, desto reibungsloser kann solch eine Einführung erfolgen.
Unsere Top Tipps:
- Nehmen Sie sich Zeit
Ein Tag ohne Kundentermine für Ihre internen Belange mit Ihrem Führungsteam bringt Klarheit und hilft, den Fokus zu setzen.
- Prüfen Sie die Angebote genau!
Die Angebote im DMS Bereich sind vielfältig und sehr unterschiedlich. Legen Sie genau fest, welche Verbesserungen Sie durch die Einführung einer DMS Anwendung erreichen möchten. Sprechen Sie mir den Anbietern und lassen Sie sich beraten, welcher Mehrwert in den Lösungen steckt und prüfen Sie, ob der Anbieter zu Ihnen passt, ob er auf Sie eingeht und mit Ihnen an der für Sie besten DMS-Umsetzung arbeitet.
- Setzen Sie Budget ein
Auch wenn viele Unternehmer gerade viele Sorgen haben: Die Digitalisierung und auch damit einhergehende Investitionen werden sich auszahlen. Wer Prozesse strukturiert und auch flexibel zwischen Homeoffice und Präsenzarbeit wechseln kann, hat die nötige Aufstellung gegenüber den immer schneller werdenden Wettbewerbern aus In- und Ausland.
Die Regierung fördert solche Vorhaben derzeit mit nicht unerheblichen Geldmitteln. Erfahren Sie mehr dazu auf unserer Informationsseite zur Digital Jetzt Förderung oder Digitalförderungen Ihres Bundeslandes.
- Fragen Sie nach passender Flexibilität
Die Einführung von Softwarelösungen muss immer flexibel und anpassbar an Ihre Anforderungen sein, denn es ändern sich schnell die Rahmenparameter und dann möchten Sie vielleicht doch, anders als vereinbart, beispielsweise stufenweise bei der Einführung der Lösung vorgehen. Hierbei spielt die Flexibilität des Anbieters eine große Rolle. Außerdem ist es von Vorteil, wenn alle Lieferungen und Leistungen aus einer Hand kommen. Das macht es Ihnen bei der Einführung leicht und Sie haben einen kompetenten Ansprechpartner.
Digitale Daten rechts- und IT-sicher verwalten
Ein weiterer Nachteil des Homeoffice ist, dass Sie im Zweifel sensible Daten über unsensible Wege versenden und austauschen müssen. Auch geraten Daten möglicherweise zwischen Privat- und Arbeitsleben der Arbeitnehmenden in eine rechtliche Grauzone.
Allein die Einhaltung der Datenschutzgrundverordnung stellt bei Arbeitnehmern eine immense Schwierigkeit dar, wenn sie sich beispielsweise mit ihrem Partner/ihrer Partnerin im selben Raum aufhalten. Manche Themen müssen hier auf politischer Ebene gelöst werden. Was Sie jedoch tun können ist, ihre Firmendaten innerhalb eines geschlossenen und kontrollierten „Netzwerkes“ zu halten. Genau hierfür bieten unsere Dokumentenmanagementlösungen optimale Schnittstellen. Ihre Firmendaten werden in geschlossenen Prozessen geöffnet, bearbeitet und verwaltet und anschließend innerhalb eines automatisierten Verfahrens rechtssicher archiviert.
Jederzeitiger Zugang zu dieser digitalen Dokumentenablage und eine zuverlässige Freitext-Suchfunktion stellen dabei auch sicher, dass personenbezogene Daten gemäß der DSGVO jederzeit zur Bearbeitung – und auch Löschung – abgerufen werden können. Ein Rundum-Sorglospaket für jeden, der sich schon lange wegen der Datenschutzgrundverordnung die Haare rauft.
Wie Sie Software für das digitale Dokumentenmanagement wählen und worauf Sie bei der Anwendung achten sollten
In unserer Abhandlung über die erfolgreiche Digitalisierung Ihrer Prozesse für das Homeoffice möchten wir Ihnen noch einige Tipps zum Thema Auswahl von Software für das digitale Dokumentenmanagement geben:
Abgesehen davon, dass wir natürlich gerne unsere flexible, skalierbare und effiziente Lösung COI-BusinessFlow empfehlen, dürfen Sie sich bei der Auswahl Ihres Lieferanten gerne folgende Fragen stellen:
- Welche Schnittstellen werden mir angeboten und wie sinnvoll sind diese?
- Kann ich die DMS Anwendung mit einer Archivierung verknüpfen?
- Habe ich die Möglichkeit der Nutzung eines Webclients?
- Werden vom Dienstleister auch Mitarbeiterschulungen angeboten?
- Werde ich bei der Prozessdigitalisierung beraten und unterstützt?
- Bekomme ich individuelle oder nur Standardlösungen?
- Sind die Lösungen, die mir ein Anbieter präsentiert, skalierbar? (Bei Wachstum, weiteren Standorten oder auch Verschlankung von Prozessen)
- Hat der Anbieter Erfahrung mit Projekten innerhalb meiner Branche?
Gerne stehen wir als COI Ihnen bei der Digitalisierung Ihrer Dokumentenprozesse für das Homeoffice – aber auch generell – mit Rat und Tat zur Seite. Wir sind überzeugt, dass es jetzt wichtig ist, an dieser Stelle „ins Tun“ zu kommen. Erfahren Sie hier mehr über die Vorteile unserer Dokumentenmanagementlösung COI-BusinessFlow.
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen ein erfolgreiches Geschäftsjahr 2021.
Martin Wanka – Leiter Marketing, COI
Mit COI-BusinessFlow steht Ihnen unsere leistungsstarke und einfach zu bedienende Dokumentenmanagement Software zur Verfügung.
Dank umfassender Funktionen hilft sie Ihnen, Ihre Digitalisierung durchzuführen.
Sprechen Sie direkt mit unseren Experten: